Así es cómo me gusta tener la bandeja de entrada de mi correo electrónico: vacía, limpia y clara, muy zen. Me da paz y tranquilidad, calma y satisfacción. Aunque parezca lo contrario, tengo un correo electrónico muy activo: me entran muchísimos correos electrónicos cada día, cada hora. Afortunadamente, y gracias a GTD, soy capaz de mantener mi bandeja de entrada vacía, y gestionar mis correos rápidamente.

No siempre fue así. Aunque siempre he sido muy ordenada, llegó un momento en que no tenía tiempo material para leer-gestionar todos los correos electrónicos que me entraban. Así que empezaron a acumularse en mi bandeja de entrada, con la esperanza de que algún día tendría tiempo de leerlos todos, tal era mi ingenuidad.

Y por si a ti te sirven, te dejo algunas reglas básicas que utilizo para mantener la bandeja de entrada de tu correo electrónico vacía.

No mantengas el correo electrónico siempre abierto

Esto es un gran error, puesto que te robará mucho tiempo y te distraerá de cualquier otra tarea que estés haciendo. Lo ideal es abrirlo en unos momentos fijos del día, nunca a primera hora  (ese rato déjalo para las tareas más importantes), y marcar un tiempo límite para gestionarlo.
Por lo tanto,  te recomiendo que, adaptado a tus circunstancias, decidas cuántas veces vas a consultar el email a lo largo del día, y que cumplas con tu compromiso. Yo, como recibo muchos emails tanto en el trabajo como en mi correo particular, suelo abrir el correo del trabajo dos veces al día y el mío también dos veces al día. Mi tope máximo está en 15 minutos para dejar mi bandeja de entrada vacía. Esto me obliga a hacerlo bastante rápido, sin procrastinar.

No uses cientos de carpetas para clasificar los emails

Yo antes usaba muchas carpetas para clasificar los correos electrónicos. Esto está muy bien, porque queda todo muy ordenadito, pero realmente no es rápido ni práctico. Ahora sólo tengo las siguientes carpetas (etiquetas en mi caso, que uso gmail):

• Para hacer: ahí meto los emails que requieren de alguna acción.
• Para leer-ver: ahí meto los emails que quiero leer tranquilamente, fotos que me mandan amigos o vídeos que quiero ver. A veces son suscripciones a blogs que me interesan o correos que me he mandado a mí misma para leer o ver con calma.
• A la espera: ahí meto los emails que requieren alguna acción por una tercera persona.
• Archivo: ahí meto los emails de referencia que necesitaré consultar en algún momento.

Todos los correos tienen muy buenos buscadores de emails, sobretodo si usas gmail. Así que utiliza asuntos sugerentes y seguro que encontrarás cualquier correo electrónico que tengas archivado.

6 Pasos para gestionar cada correo electrónico

Gestiona email por email, en el orden en el que se encuentren, como te indica GTD en el paso de procesar. Una vez que abras un correo electrónico, éste tiene que desaparecer de la bandeja de entrada.

Elige el primer correo electrónico de tu bandeja de entrada, y hazte estas preguntas:

1. ¿Es spam o algún correo que no le interesa? Elimínalo directamente o márcalo como Spam.
2. ¿Se puede responder en menos de 2 minutos? Entonces respóndelo, de forma breve, y elimínalo. En caso de que tenga información para consultar, archívalo.
3. ¿Es un largo correo que te gustaría leer? Reflexiona unos segundos: ¿realmente es interesante leerlo? En ese caso archívalo en la carpeta “Para leer”. En otro caso, elimínalo.
4. ¿Es un correo electrónico que requiere una acción? Entonces anota esa acción en tu lista de tareas de tu sistema GTD. Haz lo mismo si es un correo electrónico que te llevará más de 2 minutos en responder. Después archiva este correo o elimínalo, dependiendo de si la información que contenga es importante. En mi caso, si para hacer la acción necesito la información que hay en el email, suelo archivarlo previamente en la carpeta “Para hacer”. Una vez hecha la acción, le quito esa etiqueta.
5. ¿Es un correo electrónico que está esperando respuesta o necesita un seguimiento? En ese caso, archívalo en la carpeta “A la espera”. Anota en tu sistema GTD recordatorios para dicha espera. Quítale esa etiqueta una vez que ya no es esté esperando esa respuesta.
6. ¿Es un correo electrónico que no requiere ninguna acción? Entonces examina la información que contiene. ¿Es importante esa información? ¿La necesitarás más adelante? ¿No puedes encontrar esa información en otro lugar? En ese caso, archiva el email en la carpeta “Archivo”. En otro caso, elimínala. Yo soy muy estricta con este punto, a veces demasiado. 🙂

Sigue este proceso con cada uno de los emails que haya en tu bandeja de entrada. Una vez que tomes el hábito, podrás dejar tu bandeja de entrada libre en varios minutos.

Y si tienes cientos (o miles) de emails en tu bandeja de entrada… ¿por dónde empezar?

Cuando tenía mi bandeja de entrada completamente llena, pensé: “cuando esté en vacaciones me tomaré un día para archivar uno por uno los emails de la bandeja de entrada”. Otra vez mi maldita ingenuidad.
Pasaron las vacaciones y no hice nada de eso, por supuesto. Así que un día, en unos minutos, hice lo siguiente:

1. Creé mis etiquetas/carpetas: “Para hacer”, “Para leer-ver”, y “A la espera”.
2. Clasifiqué los últimos 20 o 30 emails más recientes con el método anterior.
3. Seleccioné el resto de mensajes y le di a “Archivar”.

Mi bandeja de entrada quedó totalmente vacía y limpia. Me encantó esa sensación de “reset” digital.
Y empecé de cero con mi email. ¡Y hasta ahora!