Cuando trato de dejar mi bandeja de entrada vacía, uno de los mayores problemas con los que me encuentro son los correos electrónicos demasiado largos. Y creo que es algo general a la hora de escribir correos electrónicos.
A veces tengo poco tiempo para contestar correos electrónicos. Así que cuando recibo un correo electrónico increíblemente largo no hay manera de responderlo rápidamente. Si un correo electrónico es corto, lanzaré mi respuesta en cuanto lo lea.
Entonces, ¿por qué enviar correos electrónicos largos? Yo creo que un correo electrónico largo nunca es necesario. Hay una manera de escribir correos electrónicos mucho más efectiva.
Cómo utilizar el correo electrónico
Recibo muchos correos electrónicos. Si a esto le añades que lo miro sólo 2 o 3 veces al día, se puede decir que no tengo mucho tiempo para responder cada correo electrónico.
Dicho esto, no soy la única que tiene este problema con el correo electrónico. No importa cómo utilices el correo electrónico, nadie que recibe un correo quiere leer un largo ensayo o responder 10 preguntas. Estamos todos muy ocupados, y todos valoramos nuestro tiempo.
Cuando me pongo a gestionar el correo electrónico, trato de dejarlo listo en 15 minutos máximo. No me gusta perder mucho tiempo escribiendo correos electrónicos todo el día, así que leo y respondo, luego archivo o elimino y salgo rápidamente.
Cuando alguien me envía un email largo, es probable que sea archivado. Si yo no tengo más remedio que responder, probablemente no lo haré ese día.
Ten en cuenta que no se trata sólo de mí. Se trata de alguien que está ocupado y que valora su tiempo. Si envías a esa persona un largo correo electrónico, de alguna manera estás diciendo que no valoras su tiempo, y que no has pensado lo que es importante. Y además estás disminuyendo tus probabilidades de conseguir una respuesta.
¿Por qué no debes escribir correos electrónicos largos?
Algunas razones breves:
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Se tarda demasiado tiempo para leer. La mayoría no tenemos mucho tiempo para leer, y enviándoles un ensayo les estás diciendo que tu correo electrónico es más importante que las otras cosas que tienen que leer.
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No respetas el tiempo de los demás. Cuando envías un correo electrónico a alguien, estás solicitando parte de su tiempo (para leer, procesar, responder). Si le envías un email largo, estás decidiendo por esa persona qué es lo más importante. Le estás enviando un mensaje de que tu tiempo es más importante que el suyo.
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No consigues remarcar la idea clave. ¿Cuál es la idea principal que estás tratando de hacer llegar? ¿Cuál es tu pregunta principal? Dila y remárcarla, o se quedará enterrada.
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Haces demasiadas preguntas. Los demás no van a ser capaz de responder a todas ellas sin media hora de su valioso tiempo. Así que no preguntes demasiado, sólo una o dos preguntas.
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No te van a responder. La mayoría de las personas tiene cosas mejores cosas que hacer que leer correos electrónicos largos (si no es así deberían reflexionar sobre ello). Hay muchos correos electrónicos que leer, así que no esperes que te respondan de inmediato.
5 Reglas para escribir correos electrónicos cortos y eficaces
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Máximo 5 oraciones. No más. Lo he usado durante mucho tiempo y funciona. Por lo genera trata de escribir menos de 5 oraciones.
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Pensar en la idea principal. Si crees que necesitas más de 5 oraciones, es que no has descubierto cuál es la idea principal que quieres decir. Tómate un segundo para averiguarlo, y céntrate en eso.
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Pedir una cosa. No le hagas 10 preguntas, simplemente pregunta una sola. O dos a lo sumo. Es mucho más probable que obtengas una respuesta rápidamente.
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Recortar. Si te extiendes a 8 frases, recórtalas a 3..
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Enlazar. Si necesitas hacer referencia a información, incluye un enlace a una web dónde aparezca esta información. Si la información que necesitas compartir no está en ninguna web, cuélgalo en algún sitio (como en Drive, Dropbox o en un blog). Crea una respuesta larga o documento largo de fondo (luego recórtalo con la información esencial) y luego enlázalo en el correo electrónico.
Aviso: este post no es ninguna indirecta para nadie. Sólo quería compartir con vosotros la forma de escribir correos electrónico más cortos y cómo esto puede hacernos la vida un poco más sencilla.
Foto por Esparta«Si no puedes escribir tu idea en la parte de atrás de tu tarjeta de visita, entonces no tienes una idea clara» David Belasco
