En la anterior entrada vimos dos de los 5 pasos en los que he dividido la segunda parte del sistema GTD: procesar.
Recordemos el esquema:
Sigamos con los siguientes pasos.
Tabla de contenidos
Tercer paso de procesar: regla de los 2 minutos
Si al hacer la pregunta ¿es accionable? a un elemento, la respuesta es sí, la siguente pregunta sería ¿lo puedo hacer en menos de 2 minutos? Si dicha tarea se puede hacer en menos de 2 minutos, hazla, da igual lo que sea. A veces dejamos para otro momento tareas que nos son incómodas, pero que podríamos ventilar en muy poco tiempo.
Cuarto paso de procesar: proyectos
Vamos a los elementos accionables que nos llevarán más de 2 minutos hacerlos. Para estos primero debemos de preguntarnos: ¿es una tarea simple o es una tarea compleja? Una tarea compleja en GTD se trata de aquellas tareas que se pueden subdividir en varias tareas simples. Por ejemplo, llamar a mi madre es una tarea simple, y llevar el coche al taller es una tarea compleja, puesto que la puedo subdivir en: llamar al taller para pedir cita, organizar el día de antes la forma de desplazarnos, llevar al coche al taller, preparar el dinero para pagar, recoger el coche del taller. En GTD, a las tareas complejas, como la del ejemplo o mucho más complejas, se les llama proyectos. Los proyectos se dividen en listas de acciones simples, puestas por orden de acción.
Quinto paso de procesar: ejecutando las tareas simples
Si es una tarea simple, la siguiente pregunta es ¿la tengo que hacer yo? ¿Depende totalmente de mí? Si la respuesta es no, tendremos que delegar la tarea. En ese caso la pasaremos a la carpeta «A la espera«, tomando nota de qué estás esperando que la otra persona haga tal cosa. Esta carpeta se revisará periódicamente, para poder supervisar el trabajo de la otra persona (o recordárselo) y eliminar de esta lista cuando la tarea esté terminada.
Si la tarea la tengo que hacer yo, ya sólo me quedan dos opciones:
- Pasarla a la agenda. Cuando la tarea es una cita, reunión o cualquier otra acción que tenga ya una fecha y hora fijada, la colocaremos en la agenda. Es muy importante colocar en la agenda sólo lo que tiene una fecha y una hora determinada. No es conveniente poner aquí nada más que eso.
- Pasarla a la carpeta «Acciones siguientes»: son tareas que no tiene fecha y hora fijadas, podemos hacerlas ya, nos corresponde a nosotros hacerlas y serán las próximas acciones que llevaremos a cabo en cuando podamos.
Y aquí termina la acción de procesar. Tenemos que hacer este proceso con cada elemento de nuestra bandeja de entrada, uno por uno, hasta que se quede vacía.
Ejemplos de procesar
- Comprar una luz para la bicicleta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? No necesariamente, pero supongamos que de esto me quiero encargar yo. ¿Tiene una fecha y día concreto? No. Pues lo paso a la carpeta «Acciones siguientes» y lo hago en cuanto pueda.
- Un archivo pdf con información que me interesa. ¿Es accionable? No. Lo quiero conservar para consultarlo cuando lo necesite. ¿Esta información puedo encontrarla en internet? Sí (¿Hay algo que no se puede encontrar en Internet?). Pues a la basura.
- Recoger unas tarjetas de visita encargadas en la imprenta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? En este caso sí, pero sólo cuándo las tarjetas de visita estén terminadas. Así que lo paso a la carpeta «A la espera» y en cada revisión de esta carpeta le doy un recordatoria a la imprenta de si están mis tarjetas. Cuando estén, paso esta tarea a «Acciones siguientes». La elimino de ahí cuando haya recogido las tarjetas.
- Tarea: Renovar la lavadora. ¿Es accionable? Pues depende. A lo mejor es algo que queremos hacer algún día. Pero supongamos que la tenemos estropeada. En ese caso, sí es accionable. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Es una tarea simple o es un proyecto? Es un proyecto. Lo divido en tareas simples: visitar tiendas de lavadoras, comparar precios y características, comprar la lavadora nueva, estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora, llamar para que se lleven la lavadora estropeada.
- Un libro que me han recomendado leer. ¿Es accionable? No, puesto que aún no me lo voy a leer. Lo metería en la carpeta «Algún día/tal vez».
- Tarea: pedir cita al veterinario. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? Sí. Pues lo hago. Así de simple.
- El miércoles a las 5 de la tarde me traen la lavadora a casa. Este está clarísimo: directamente a la agenda.
Otras entradas de esta serie
- GTD, la clave de la productividad
- GTD Parte 1: Recopilar
- GTD Parte 2: Procesar (1)
- GTD Parte 3: Organizar
- GTD Parte 4: Hacer
- GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos
- GTD Parte 5: Revisar
Más sobre procesar
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Foto: Andy Ciordia / Flickr
