Continúo con esta serie de GTD básico. En el artículo GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. En el siguiente, GTD Parte 1: Recopilar, describía cómo se hace la recopilación y cuán importante es para liberar nuestra mente.
En esta entrada (y en la siguiente) hablaré sobre el siguiente paso en un sistema GTD: procesar.
En GTD, procesar significa:
- Decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción.
- Clasificarlo o archivarlo de una manera muy concreta, que explicaré más adelante.
Tabla de contenidos
Reglas para procesar
Antes de empezar, debemos tener en cuenta estas cuatro reglas:
- Primero, el primer elemento. Aunque el primero pueda ser muy simple y el segundo tenga gran importancia, los elementos o tareas se van procesando en orden.
- Un elemento cada vez. Además de en orden, debemos procesar de uno en uno.
- Todo lo que sale, ya no entra. Hay tareas que nos pueden dar pereza procesarlas, pero una vez que estamos procesando, no volvemos nada a la bandeja de entrada.
- Cada vez que procesemos, dejaremos la bandeja de entrada vacía. El procesamiento se debe hacer periódicamente, una o varias veces al día. Cuando nos ponemos a procesar, hay que terminar con todos los elementos de la bandeja de entrada.
Primer paso de procesar: ¿es accionable?
He dividido la actividad de procesar en 5 pasos. Aunque puede parecer complejo, cuando tenemos algo de práctica los 5 pasos los podemos hacer en pocos segundos.
El primer paso sería el siguiente: Nos ponemos delante de nuestra bandeja de entrada y cogemos el primer elemento de la lista. Y nos hacemos la siguiente pregunta:
¿Es accionable? ¿Requiere alguna acción?
Esta pregunta tiene dos respuestas:
- No es accionable: información que ya no sirve, o que queremos tener guardada para consulta, como un número de teléfono o un artículo, o algo que no es accionable ahora.
- Sí es accionable: pueden ser tareas sencillas, como pedir cita en el dentista, o tareas más complejas, que en GTD se llaman proyectos, que se pueden seccionar en distintas tareas sencillas.
Segundo paso de procesar: tareas no accionables
Si una tarea no requiere ninguna acción debemos de:
- Eliminar: Muchas veces guardamos algo «por si». Reflexiona seriamente: ¿realmente lo vas a necesitar? ¿Lo podrías buscar en cualquier otro momento en cualquier otro lugar? Yo antes guardaba información que finalmente, cuando la he necesitado, la he buscado en internet. Mándalo a la basura (ya sea un elemento digital o físico).
- Enviar a la carpeta Algún día/Tal vez: Se trata de aquellos elementos o tareas que no son accionables ahora, pero pueden serlo algún día. Por ejemplo con algún proyecto que soñemos hacer pero ahora no es posible. Esta carpeta se revisará periódicamente y dichos elementos irán pasando a la carpeta Basura o a elementos accionables, quién sabe.
- Enviar a la carpeta Referencia: Son elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día, o es un archivo de seguimiento de algún proyecto que lo vamos a necesitar consultar mientras tengamos en marcha dicho proyecto. Lo guardamos aquí.
Cualquier elemento no accionable debería ir a parar a una de estas tres carpetas.
Siguientes pasos
Los siguientes pasos los veremos en la próxima entrada.
Otras entradas de esta serie
- GTD, la clave de la productividad
- GTD Parte 1: Recopilar
- GTD Parte 2: Procesar (2)
- GTD Parte 3: Organizar
- GTD Parte 4: Hacer
- GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos
- GTD Parte 5: Revisar
