Ésta es la última entrada de esta serie de GTD, el sistema de productividad de David Allen. Ya hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y hacer todas las tareas y proyectos que tenemos. Hasta aquí este método no es muy distinto de otros métodos de productividad personal.

Lo que marca la diferencia en el método GTD de otros métodos precisamente es este punto: la revisión. Revisar nuestro sistema de productividad periódicamente y de forma adecuada hará que funcione, y consigamos todos nuestros objetivos.

Para mí este es un punto fundamental para la productividad, de los más importantes hábitos que hay que adquirir y a la vez, de los más difíciles de implementar y más disciplina requiere.

Si no hacemos una revisión periódica de nuestro sistema, empezará a descontrolarse y dejar de ser útil y, a la larga, dejaremos de utilizarlo. Seamos realistas: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos revisar.

Cómo revisar

David Allen en su libro Organízate con Eficacia hizo mucho hincapié en la revisión semanal. Para mí creo que es importante también una pequeña revisión diaria, y otra mayor una vez a la semana. Yo os voy a dar mi propia versión, una adaptación de la revisión que detalla David Allen en su libro.

Revisión semanal

La revisión semanal se puede hacer en 5 pasos (aproximadamente 30 minutos):

1. Revisa tus objetivos a largo plazo y tus objetivos a corto plazo. Revisa tus objetivos vitales (si no los tienes fíjalos ahora) y de ellos escoge uno para este año. Sólo uno, o perderás el enfoque.Elige también un objetivo a corto plazo que se pueda hacer en una semana más o menos y que te acerque a tu objetivo a largo plazo. Cada semana vuelve a fijarte tu objetivo.
2. Revisa tus notas. Así podrás detectar tareas sin realizar, números de teléfono que añadir, etc. Recoge los papeles sueltos y pon en la bandeja de entrada todo lo que se necesita procesar. Procesa tu bandeja de entrada. Vacía la mente, intenta acordarte de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse. Trata de dedicar unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por tu cabeza y vuélcalas a un papel. Anota tus ideas más locas en la lista “Algún día/Quizás”.
3. Revisa tus listas, una por una. Comprueba que están al día, que lo que está hecho está marcado como hecho. Revisa las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda. Actualiza la lista de proyectos. Elimina de la lista los proyectos realizados. Pasa a la lista “Acciones siguientes” aquellas acciones de cada proyecto que tengas que hacer esta semana.
4. Revisa tu calendario. Comprueba la semana anterior, la actual y la que viene. Mira si hay tareas que tienes que hacer como consecuencia de lo marcado en tu agenda (preparar reuniones o citas, por ejemplo). Anota estas tareas en tu listas de tareas. Elimina todos los compromisos completados de la semana y reprograma para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente.
5. Define tu objetivo semanal y planifica tus Grandes Rocas. Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Si en el punto número 1 has detectado que ya has alcanzado tu objetivo a corto plazo, elige otro. Si no es así, establece tareas que te acerquen a alcanzarlo y fíjalas en tu semana, si puede ser a primera hora del día, sin sobrepasar una o dos al día.

Revisión diaria

Cada mañana y cada noche haz una revisión de tu sistema (10-15 minutos):

1. Recopila y procesa. Primero recopila todo lo que te pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procura dejar tus bandejas de entrada limpias, incluido el correo electrónico y las notas de voz del teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Si haces esto todos los días, generalmente no te llevará más de 5 minutos.
2. Actualiza tus listas. Una vez que todo esté organizado en tus listas, procede a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día.
3. Repasa la lista de proyectos, y asegúrate de que cada proyecto tiene al menos una acción siguiente definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarte de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.
4. Revisa el calendario. Comprueba cuáles serán tus compromisos del día siguiente, por si tienes que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.
5. Define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

Cuándo hacer la revisión

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de fijar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión.
Fija un momento del día y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con alguien a la que tienes que asistir. Repite y repite hasta que cueste menos. Elige un momento en el que tengas ánimo o ganas, al principio o al final del día.
Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

Recuerda que sin revisar no hay GTD y nuestro sistema tenderá a la desorganización.

Otras entradas de esta serie

• GTD Parte 1: Recopilar
• GTD Parte 2: Procesar (1)
• GTD Parte 2: Procesar (2)
• GTD Parte 3: Organizar
• GTD Parte 4: Hacer
• GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos

 Foto por andercismo