Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

12 meses, 12 hábitos. Noviembre: Planificar

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Este hábito no es para mí, es para las personas que me habéis pedido un hábito de productividad. En realidad también es para mí, porque así lo refuerzo y reviso, siendo consciente de todo el proceso de planificar.

Ser productivo no es hacer muchas cosas al día, sino hacer aquellas cosas que son importantes para nosotros o para nuestra empresa  y que nos acercan a nuestros objetivos. Para ello necesitamos planificar.

Este hábito es muy sencillo y lo aprendí del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey: La forma más efectiva de planificar la agenda y conseguir avanzar y llegar a todo es trabajar a varios días vista, a nivel semanal. También habla de ello Leo Babauta en su libro Zen To Done.
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Se trata de que cada semana programes tus Grandes Rocas y cada día tus Tareas Más Importantes. La idea es que estructures tu día y tu semana, para que te protejas de la tentación de hacer lo primero que te asalte, en vez de lo importante.

Tabla de contenidos

 5 pasos para planificar

PASO 1: ESTABLECER LAS GRANDES ROCAS

Al comienzo o al final de cada semana,  repasa tu lista de tareas y escoge las que quieras ejecutar con prioridad (tareas muy importantes, que te acerquen a tus objetivos). ¿Qué es lo que quieres lograr esta semana? Ésas son tus Grandes Rocas.

Empieza con 4 a 6 Grandes Rocas por semana; según ganes experiencia podrás ir añadiendo más. Intenta que al menos una o un par de ellas estén relacionadas con tu objetivo anual.

PASO 2: PROGRAMAR LA SEMANA

Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Cuanto antes lo hagas mejor. Sino corres el riesgo de que vayan surgiendo pequeñas cosas que hagan que termines retrasando y posponiendo lo que de verdad importa.

Ahora que tienes ese tiempo bloqueado en tu agenda para estas tareas importantes, puedes programar otras cosas alrededor de ellas siempre que sea necesario, pero te aseguras de que lo importante lo vas a hacer.

Con esto ya terminas con la planificación semanal. No te llevará ni 10 minutos.

PASO 3: ESTABLECER LAS TMIs DIARIAS (Tareas Más Importantes)

Cada mañana, o cada noche al terminar el día,  define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día.  En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales  y el resto otras tareas importantes.  Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

 PASO 4: TERMINAR LAS COSAS MÁS IMPORTANTES

Ahora aquí está la parte más importante: terminar las tareas importantes. A primera hora de la mañana, incluso antes de comprobar el correo electrónico, concéntrate en terminar la primera TMI. Despeja todas las distracciones y focalízate en sólo esa tarea hasta que se haga.

Una vez que la hayas hecho, puedes premiarte o descansar con alguna de las piedras más pequeñas. Pero recuerda, no caigas en la tentación de perder el tiempo en lo que no te aporta nada. Descansa 5-10 minutos, 15 máximo, y a por la siguiente TMI. Así hasta que las termines las tres.

Esto es muy importante. De nada sirve que planifiques hacer un montón de cosas que te van a ayudar a avanzar en todos los ámbitos de tu vida, si luego no las haces. Evita la procrastinación.

PASO 5: MIRAR ATRÁS PARA VER LO QUE SE HA HECHO

Si has completado tus TMIs te sentirás genial. No olvides nunca repasar lo que has conseguido y felicitarte o incluso recompensarte.

Planificar es uno de los más sencillos hábitos de productividad que he adoptado, pero también el más importante, debido a que da sentido a mi día y a mi semana. En lugar de simplemente tratar de sacar un montón de tareas de mi lista de tareas pendientes, trato de hacer las más importantes. A menudo trabajamos duro y hacemos mucho, pero cuando miramos hacia atrás en nuestros días, en realidad no hemos logrado nada.

 Así que recomiendo planificar tu semana y tus días para lograr tus metas y objetivos más importantes.

 

“Pasa algún tiempo a solas cada día.»

Dalai Lama

 

Hábitos del resto de meses de 2014

Este post forma parte de una serie de entradas en las que cuento qué hábitos me he propuesto implementar en mi vida cada mes. Éstos son los hábitos del resto de meses:

Foto de amirathegreat

 

Acerca de Inma Torres

¡Hola! Soy Inma Torres. En este sitio encontrarás recursos para simplificar la vida diaria, con ideas prácticas y consejos que realmente funcionan. El objetivo es ayudarte a manejar mejor el tiempo, reducir el estrés y vivir de acuerdo con lo que de verdad importa. Sin complicaciones, sin rodeos. Solo lo esencial para sentir más paz, claridad y autenticidad.