Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

GTD Parte 5: Revisar

Por

Ésta es la última entrada de esta serie de GTD, el sistema de productividad de David Allen. Ya hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y hacer todas las tareas y proyectos que tenemos. Hasta aquí este método no es muy distinto de otros métodos de productividad personal.

Lo que marca la diferencia en el método GTD de otros métodos precisamente es este punto: la revisión. Revisar nuestro sistema de productividad periódicamente y de forma adecuada hará que funcione, y consigamos todos nuestros objetivos.

Para mí este es un punto fundamental para la productividad, de los más importantes hábitos que hay que adquirir y a la vez, de los más difíciles de implementar y más disciplina requiere.

Si no hacemos una revisión periódica de nuestro sistema, empezará a descontrolarse y dejar de ser útil y, a la larga, dejaremos de utilizarlo. Seamos realistas: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos revisar.

Cómo revisar

David Allen en su libro Organízate con Eficacia hizo mucho hincapié en la revisión semanal. Para mí creo que es importante también una pequeña revisión diaria, y otra mayor una vez a la semana. Yo os voy a dar mi propia versión, una adaptación de la revisión que detalla David Allen en su libro.

Revisión semanal

La revisión semanal se puede hacer en 5 pasos (aproximadamente 30 minutos):

  1. Revisa tus objetivos a largo plazo y tus objetivos a corto plazo. Revisa tus objetivos vitales (si no los tienes fíjalos ahora) y de ellos escoge uno para este año. Sólo uno, o perderás el enfoque.Elige también un objetivo a corto plazo que se pueda hacer en una semana más o menos y que te acerque a tu objetivo a largo plazo. Cada semana vuelve a fijarte tu objetivo.
  2. Revisa tus notas. Así podrás detectar tareas sin realizar, números de teléfono que añadir, etc. Recoge los papeles sueltos y pon en la bandeja de entrada todo lo que se necesita procesar. Procesa tu bandeja de entrada. Vacía la mente, intenta acordarte de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse. Trata de dedicar unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por tu cabeza y vuélcalas a un papel. Anota tus ideas más locas en la lista “Algún día/Quizás”.
  3. Revisa tus listas, una por una. Comprueba que están al día, que lo que está hecho está marcado como hecho. Revisa las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda. Actualiza la lista de proyectos. Elimina de la lista los proyectos realizados. Pasa a la lista “Acciones siguientes” aquellas acciones de cada proyecto que tengas que hacer esta semana.
  4. Revisa tu calendario. Comprueba la semana anterior, la actual y la que viene. Mira si hay tareas que tienes que hacer como consecuencia de lo marcado en tu agenda (preparar reuniones o citas, por ejemplo). Anota estas tareas en tu listas de tareas. Elimina todos los compromisos completados de la semana y reprograma para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente.
  5. Define tu objetivo semanal y planifica tus Grandes Rocas. Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Si en el punto número 1 has detectado que ya has alcanzado tu objetivo a corto plazo, elige otro. Si no es así, establece tareas que te acerquen a alcanzarlo y fíjalas en tu semana, si puede ser a primera hora del día, sin sobrepasar una o dos al día.

Revisión diaria

Cada mañana y cada noche haz una revisión de tu sistema (10-15 minutos):

  1. Recopila y procesa. Primero recopila todo lo que te pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procura dejar tus bandejas de entrada limpias, incluido el correo electrónico y las notas de voz del teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Si haces esto todos los días, generalmente no te llevará más de 5 minutos.
  2. Actualiza tus listas. Una vez que todo esté organizado en tus listas, procede a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día.
  3. Repasa la lista de proyectos, y asegúrate de que cada proyecto tiene al menos una acción siguiente definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarte de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.
  4. Revisa el calendario. Comprueba cuáles serán tus compromisos del día siguiente, por si tienes que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.
  5. Define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

Cuándo hacer la revisión

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de fijar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión.
Fija un momento del día y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con alguien a la que tienes que asistir. Repite y repite hasta que cueste menos. Elige un momento en el que tengas ánimo o ganas, al principio o al final del día.
Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

Recuerda que sin revisar no hay GTD y nuestro sistema tenderá a la desorganización.

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 Foto por andercismo

 

 

GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos

Por

 

Nos aproximamos al final de esta serie sobre el sistema de productividad GTD. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas,  organizarlas y hacerlas. Y en la parte de hacer me quedaba pendiente hablaros sobre la gestión de proyectos.

Toda tarea en tu vida o en tu trabajo que requiere más de una acción para ser realizada David Allen la denomina proyecto.  Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Hay proyectos muy sencillos que se puede implementar con una lista de casillas verificables. Por ejemplo: renovar la lavadora podemos desglosarlo en la siguiente lista:

  • visitar tiendas de lavadoras

  • comparar precios y características

  • comprar la lavadora nueva

  • estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora

  • llamar para que se lleven la lavadora estropeada.

Sin embargo hay otros proyectos más complejos que necesitan una mejor gestión y planificación: organizar una boda, pintar la casa, organizar un viaje, organizar un curso, lanzar un nuevo producto al mercado…etc.

 

Las 5 fases de la planificación de proyectos

Para planificar un proyecto adecuadamente debes seguir estos 5 pasos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado. Esto proporciona fuerza y dirección, y ayuda a definir el éxito del proyecto. El para qué es quizás lo más importante: debería estar alineados con tu misión, visión y objetivos a largo y corto plazo.

 

2. Visualizar el resultado

Tiene que ver con el qué. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Visualizarlo nos puede dar nuevas ideas para la ejecución del proyecto. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos:

  1. Visualizar el proyecto después de la fecha de finalización

  2. Visualizar un éxito rotundo

  3. Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginas.

3. Generar una lluvia de ideas

Una vez claro el qué y el para qué, entramos en el cómo.  Para esto podemos usar diversas técnicas, como la lluvia de ideas o los mapas mentales. El objetivo aquí es averiguar qué tareas tenemos que hacer y qué recursos necesitamos. Para ella apuntaremos cualquier idea que nos venga a la cabeza, por absurda que sea. Aquí se trata de buscar la cantidad no la calidad, y dejar en segundo plano el análisis y la organización.

4. Organizar las tareas y los recursos

Esta parte responde al cuándo. En este paso se trata de que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos, los recursos necesarios y, en su caso, las fechas límites.

5. Identificar las acciones siguientes

En este último paso empezamos a ejecutar las tareas de la lista, de una en una de arriba a bajo. ¿Cuál es la acción siguiente? La colocamos en nuestra lista de Acciones Siguientes y la hacemos.

Un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos

Para ejemplificar una planificación completa voy a usar un ejemplo sencillo que puede ser extrapolable a otros proyectos más complejos.

 Paso 1: Definir el propósito

Proyecto: Pintar la casa

Para qué: Para tener más sensación de orden y limpieza

Idea de éxito: Cuando estén todas las habitaciones pintadas y ordenadas.

 Paso 2. Visualizar el resultado

Una casa con las paredes limpias y uniformes, con colores que me hacen sentir bien. Una casa organizada y limpia.

 Paso 3. Lluvia de ideas

Comprar pinturas, revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…), comprar los materiales que me faltan, pedir la escalera al vecino, pensar en los colores que quiero en cada habitación, investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación, visitar droguerías pidiendo presupuesto, medir habitaciones, calcular cantidad de pintura que necesito, revisar paredes por si necesito tapar agujeros, comprar material para tapar agujeros, hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito, hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual, buscar sábanas viejas para tapar muebles, buscar ropa vieja para usarla para pintar, buscar fin de semana libre para pintar, preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…), pintar, limpiar, colocar muebles y ordenar.

 Paso 4. Organizar

  1. Buscar un fin de semana libre para pintar (7 y 8 de febrero-> Agendar)

  2. Investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación  (Fecha límite: 31 de enero)

  3. Elegir los colores para cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)

  4. Medir habitaciones (Recurso: cinta de medir) (Fecha límite: 31 de enero)

  5. Revisar las paredes por si necesito tapar agujeros (Fecha límite: 31 de enero)

  6. Calcular la cantidad de pintura que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  7. Revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…) (Fecha límite: 31 de enero)

  8. Buscar sábanas viejas para tapar muebles (Fecha límite: 31 de enero)

  9. Buscar ropa vieja para usarla para pintar (Fecha límite: 31 de enero)

  10. Visitar droguerías pidiendo presupuesto (Fecha límite: 31 de enero)

  11. Hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  12. Hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual (Mensualidad de febrero)

  13. Comprar pinturas y materiales que me hacen falta para pintar y tapar agujeros (Fecha límite: 5 de febrero)

  14. Pedir escalera al vecino (6 de febrero)

  15. Preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…) (6 de febrero por la tarde)

  16. Pintar (7 de febrero)

  17. Limpiar (7 de febrero)

  18. Colocar muebles y ordenar (8 de febrero).

 Paso 5. Identificar las acciones siguientes

La tarea 1 ya está hecha. La tarea 2 la pongo en mi lista de acciones siguientes….

 

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Foto por JR_Paris
 

GTD Parte 4: Hacer

Por

Sigo con esta serie sobre el método de productividad GTD (Organízate con eficacia), método de organización personal difundido por David Allen. Este método consta de 5 partes:

 

En el libro vienen en este orden. Sin embargo yo he decidido poner antes el hacer que el revisar, puesto que es en el orden que se hace normalmente.

 

Es importante no perder de vista que, tanto este método de organización personal como otros métodos de productividad tienen un único objetivo: hacer las tareas y proyectos que tengamos pendientes.

 

¿Cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento?

 

Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo)  y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

 

David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 

  • Contexto: Ya os hablé de organizar las acciones por contextos. Pues de eso se trata, de que cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados hagamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento.
  • Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Esto nos lo dirá nuestra experiencia. Tendremos que organizar nuestras tareas en función del tiempo del que dispongamos para ello.
  • Nivel de energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, a primera hora de la mañana solemos estar más despejados y es el momento para hacer aquellas tareas que requieran más concentración y no para abrir el correo electrónico u otras tareas mecánicas.
  • Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos,  fija la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.

 

Mi día de trabajo con GTD en 10 pasos

 

La verdad es que en la parte de hacer siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que el proceso que tengo yo para hacer las tareas en mi día a día es posible que no sea del GTD exclusivamente, sino que también tenga ideas de  Stephen R. Covey y  Leo Babauta -entre otros.

 

  1. Me organizo el día. A primera hora del día o al final del día anterior (yo prefiero esto último) organizo mi día. Para ello reviso la lista acciones siguientes y las Grandes Rocas para esa semana, y elijo mis Tres Tareas más Importantes (aquellas que me acercan a mis objetivos). También decido qué otras tareas más rutinarias y/o urgentes tengo que hacer hoy. Reviso la agenda para ver citas, reuniones y/o eventos para ese día que tenga que tener en cuenta.

  2. Elijo una Gran Roca. Primero, selecciono una tarea (normalmente una de mis TMIs) y me pongo a trabajar en ella, ya sea hasta que se termine, o por una cantidad fija de tiempo (por ejemplo 30 minutos o 1 hora).

  3. Suelo crear 3 bloques de trabajo “pesado” (que requiere más concentración) a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos, realizando las tres TMIs fijadas para ese día, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.

  4. El primer bloque de trabajo no pesado consiste en  revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y la bandeja física), para procesarlas rápidamente y organizar el trabajo que resulte. Las tareas que son rápidas de hacer (menos de 2 minutos) las realizo sobre la marcha. También en este bloque echo un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y envío los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.

  5. Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con alguna compañera, levantándome y estirando los músculos, o comiéndome algún pequeño snack. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.

  6. Cuando inicio un bloque de trabajo pesado,  antes de empezar, elimino todas las distracciones. Cierro el correo electrónico, apago el teléfono móvil, internet, si es posible (de lo contrario simplemente cierro todas las pestañas innecesarias), elimino el desorden en el escritorio, cualquier cosa que me pueda descentralizar.

  7. Interrupciones. Si me interrumpen, anoto cualquier petición o tarea entrante/información en mi bloc de notas, o coloco el documento en mi bandeja de entrada, y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo (salvo que me lo pida el jefe, claro).

  8. Hay momentos en que una interrupción es tan urgente que no puedo posponerla hasta que haya terminado con la tarea en cuestión.En ese caso, hago una nota de por dónde me he quedado en la tarea en cuestión, y pongo todos los documentos o notas para esa tarea juntos y aparte (tal vez en la carpeta «Acciones Siguientes» o la carpeta del proyecto). Luego, cuando vuelvo a esa tarea, puedo coger mi carpeta y ver mis notas para ver donde lo dejé.

  9. Si siento la necesidad de revisar mi correo electrónico o cambiar a otra tarea, me freno a mí misma. Respiro profundamente. me reenfoco de nuevo y vuelvo a la tarea en cuestión.

  10. Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), limpio la lista de Acciones Siguientes (eliminando el trabajo ya completado), y organizo mi día de trabajo siguiente. De esa forma puedo irme con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Y creo que no me dejo nada. Me queda pendiente explicar cómo gestionar los proyectos, pero eso es para otro post.

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Foto de Nanagyei

GTD Parte 3: Organizar

Por

Después de mucho tiempo voy a retomar esta serie que dejé a medias.

GTD son las siglas de las palabras inglesas Get Things Done, título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal. Este método consta de 5 partes:

En la parte de recopilar vimos cómo teníamos que recoger todas las tareas pendientes en las distintas áreas de nuestra vida, y en la parte de procesar vimos, paso por paso, qué hacer con cada una de esas tareas pendientes que hemos recopilado. Ahora vamos a la parte de organizar dichas tareas.

Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.

 Elementos de la organización: las listas

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).

 Acciones siguientes (o Próximo)

Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).

Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.

Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:

  • Oficina

  • Casa

  • Recados en la calle

  • Llamadas

  • Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

 

Proyectos

Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.

La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.

Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

En espera

Cuando una acción  la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.

Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.

 Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o  no.

 Algún día/Quizá

Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

  1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?

  2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?

  3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

Calendario/agenda

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:

  • Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.

  • Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.

  • Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

 Los recordatorios

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.

Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

 Lo siguiente que debes hacer

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer.  Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.

Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.

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Foto de Philip Chapman-Bell

 

 

 

GTD Parte 1: Recopilar

Por

En el post GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. Ahí prometí desarrollar con detalle cada uno de los cinco pasos que David Allen cuenta en su libro “Get Things Done”:

  • Recopilar
  • Procesar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer

Recopilar

Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Recopilar es colocar un recordatorio de lo que tenemos que hacer en un lugar destinado para ello.

La recopilación, como todos los pasos de GTD, es muy sencilla. Se trata de cuando se te viene en mente alguna tarea que tienes que hacer, o alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estés haciendo. Así de simple.

Herramientas de recopilación

Hay multitud de herramientas de recopilación, es cuestión de elegir la que más nos interese según nuestro contexto. Yo recomiendo simplificar al máximo en número de herramientas, para no perderse así en un sistema demasiado complejo.

Es importante tener las herramientas adecuadas cuando las necesitamos, o el sistema no funcionará bien. La idea es que si nos acordamos que hay que llevar al niño al dentista mientras estamos en el autobús, tengamos una herramienta de recopilación siempre a mano  para poderlo anotar.

Éstas son las herramientas de recopilación que yo utilizo:

  • Una libreta. Tengo una libreta tipo moleskine que me regaló mi hija mayor y que llevo siempre conmigo. En ella voy anotando ideas que me vienen a la cabeza, mapas mentales y muchas otras cosas. En el trabajo tengo otra.
  • Una bandeja de entrada física, de las de escritorio. La utilizo para poner documentos con los que luego tendré que hacer algo. También tengo otra en el trabajo.
  • Una aplicación para el móvil. Yo uso Wunderlist, pero cualquier aplicación tipo lista de tareas puede servir: Evernote, Things, Google Tasks… Te sirve para anotar rápidamente las tareas pendientes, grabar notas de voz, etc…Para mí es importante que esté sincronizada con el ordenador.

Parecen pocas, pero para mí son suficientes. Recuerda: sencillo es mejor.

Para empezar: recopilación total

Si nunca has usado GTD tienes que empezar por una recopilación total en distintos contextos: físico, mental y virtual. Esto puede llevarte entre 6 y 8 horas en total.

Recopilación física

Date una vuelta por tu casa, lugar de trabajo, coche… y anota en tu herramienta de recopilación todo aquello que tengas pendiente por hacer.

Esta recopilación también te sirve para simplificar: si ves algún objeto que ya no lo quieres, tíralo, dónalo o regálalo.

No te pongas a hacer nada en el momento. Se trata solamente de recopilar tareas pendientes.

Ve mueble por mueble, habitación por habitación… revisa todo.

Recopilación mental

 Anota en tu herramienta de recopilación todas aquellas cosas que están en tu mente y que necesiten una acción por tu parte, como por ejemplo:

  • Proyectos empezados y no terminados
  • Proyectos que aún debes empezar
  • Obligaciones/promesas para otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, compañeros, objetos prestados…
  • Comunicaciones que realizar/recibir, hacer o responder: llamadas, notas…
  • Acontecimientos próximos: cumpleaños, aniversarios, ocasiones especiales,eventos, viajes…
  • Cosas por hacer: lugares dónde ir, personas con las  que reunirse, reparaciones, fechas médicas…
  • Administración: temas económicos
  • Casa, familia, mascotas: temas de salud, hobbies, recados, colegio, comunidad…

Anota todo, por muy simple que te parezca. Recuerda que se trata de liberar tu mente.

Recopilación virtual

Revisa todos aquellos aparatos virtuales donde se haya podido acumular algo que requiera acción por tu parte. Anota estas tareas en tu herramienta de recopilación.  Por ejemplo:

  • Revisa tu móvil: contactos, fotos, archivos
  • Revisa tu ordenador: todas las carpetas y archivos
  • Revisa tu email: todos los correos electrónicos

Preparado para el segundo paso

Cuando hayas hecho esta recopilación total, puedes estresarte un poco; no te preocupes, pronto podrás procesar toda esa información y finalizar tareas. Pero por ahora: ¡libera tu mente!

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Foto: Hugo Ferreira / Flickr

GTD: la clave de la productividad

Por

 Muchas veces me preguntan: ¿cómo lo haces? ¿Cómo te da tiempo a tanto? ¿No te estresas con tanta actividad? ¿De dónde sacas el tiempo? Pues señores, señoras: no es mérito mío. La clave de mi productividad tiene un nombre: GTD.

¿Qué es GTD?

GTD son las siglas de las palabras inglesas “Get Things Done”, título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal. En España se ha publicado con el título “Organízate con eficacia”.

Es un método que permite recopilar todas nuestras tareas, proyectos y objetivos y gestionarlos de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin agobios. Este sistema de organización y gestión  se ha convertido en un paradigma de la productividad personal.

Conseguir un enfoque positivo y sencillo de la vida, que nos haga más productivos y sin estrés, relacionando cada una de las tareas que hacemos con nuestras metas vitales,  es el objetivo de GTD.

¿En qué consiste GTD?

Es complicado explicarlo en pocas líneas. GTD es un método destinado a descargar de tu mente todos aquellas tareas, citas, proyectos, cosas, que ocupan y preocupan a nuestra persona de forma innecesaria, ubicándolos en un sistema que se debe revisar periódicamente para generar la confianza suficiente y evitar que todos estos detalles vuelvan a ocupar nuestra mente.

Los principios del método GTD son:

  • Recopilar 
  • Procesar 
  • Organizar 
  • Revisar 
  • Hacer 

Pero para mí lo más interesante del método es la perspectiva que da, y cómo interconexiona el qué hacer de tu día a día con tus objetivos, tu visión y tu propósito en la vida.

Próximamente, en una serie de posts, explicaré con más detalle cómo implementar este sistema.

¿Qué aporta el sistema GTD a mi vida?

  • Libera mi mente. Con este sistema ya no tengo que pensar más en qué tengo pendiente de hacer, ni en citas, cumpleaños, libros que leer… de eso ya se encarga el sistema.
  • Me hacer ser más productiva. Y entiendo la productividad personal no está ahí sólo para ayudarnos a hacer mucho en poco tiempo, sino para sacar el tiempo suficiente para hacer todas esas cosas que consideramos verdaderamente importantes.
  • Elimina el estrés. GTD te permite tener una percepción más relajada y distinta del mundo. Se acabaron las tareas urgentes, todo se hace a su debido tiempo.
  • Me ayuda a alcanzar mis metas y objetivos. Con el sistema GTD todos los días doy pasitos en  el camino de alcanzar mis objetivos a corto, mediano y largo plazo.
  • Me hace mejorar continuamente. GTD me permite cumplir con mis compromisos y responsabilidades en tiempo y forma, identificar las cosas que realmente me apasionan y deshacerme de las que no me aportan valor,  reconocer cuándo me estoy desviando del camino y tomar medidas al respecto… En definitiva, me hacer ser mejor cada día  de forma  constante.
  • Me permite no perder el rumbo. Muchas veces realizamos acciones que no están en concordancia con nuestros valores y nuestras ideas. GTD relaciona cada una de las tareas que realizamos, hasta la más pequeña, con nuestra filosofía de vida.

¿Qué necesito para empezar?

Lo primero es conocer la metodología (lo veremos en próximos posts). Para conseguir un éxito total en la gestión de tareas es imprescindible, al menos al principio, no saltarse ningún paso. Después cada uno puede adaptar el sistema a su propio estilo de vida. No es un sistema rígido; se adapta, avanza y mejora con nosotros.

Aunque es un método muy sencillo, el camino no lo es. GTD sigue unas pautas lógicas, muy parecidas a la planificación natural que nuestro cerebro utiliza; no precisa de herramientas sofisticadas y es aplicable por cualquier persona y circunstancia.

¿Quieres saber más sobre GTD? Seguiremos informando. 🙂

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