Sigo con esta serie sobre el método de productividad GTD (Organízate con eficacia), método de organización personal difundido por David Allen. Este método consta de 5 partes:

• Recopilar

• Procesar

• Organizar

• Revisar

• Hacer

En el libro vienen en este orden. Sin embargo yo he decidido poner antes el hacer que el revisar, puesto que es en el orden que se hace normalmente.

Es importante no perder de vista que, tanto este método de organización personal como otros métodos de productividad tienen un único objetivo: hacer las tareas y proyectos que tengamos pendientes.

¿Cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento?

Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo)  y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• Contexto: Ya os hablé de organizar las acciones por contextos. Pues de eso se trata, de que cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados hagamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento.
• Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Esto nos lo dirá nuestra experiencia. Tendremos que organizar nuestras tareas en función del tiempo del que dispongamos para ello.
• Nivel de energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, a primera hora de la mañana solemos estar más despejados y es el momento para hacer aquellas tareas que requieran más concentración y no para abrir el correo electrónico u otras tareas mecánicas.
• Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos,  fija la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.

Mi día de trabajo con GTD en 10 pasos

La verdad es que en la parte de hacer siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que el proceso que tengo yo para hacer las tareas en mi día a día es posible que no sea del GTD exclusivamente, sino que también tenga ideas de  Stephen R. Covey y  Leo Babauta -entre otros.

1. Me organizo el día. A primera hora del día o al final del día anterior (yo prefiero esto último) organizo mi día. Para ello reviso la lista acciones siguientes y las Grandes Rocas para esa semana, y elijo mis Tres Tareas más Importantes (aquellas que me acercan a mis objetivos). También decido qué otras tareas más rutinarias y/o urgentes tengo que hacer hoy. Reviso la agenda para ver citas, reuniones y/o eventos para ese día que tenga que tener en cuenta.

2. Elijo una Gran Roca. Primero, selecciono una tarea (normalmente una de mis TMIs) y me pongo a trabajar en ella, ya sea hasta que se termine, o por una cantidad fija de tiempo (por ejemplo 30 minutos o 1 hora).

3. Suelo crear 3 bloques de trabajo “pesado” (que requiere más concentración) a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos, realizando las tres TMIs fijadas para ese día, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.

4. El primer bloque de trabajo no pesado consiste en  revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y la bandeja física), para procesarlas rápidamente y organizar el trabajo que resulte. Las tareas que son rápidas de hacer (menos de 2 minutos) las realizo sobre la marcha. También en este bloque echo un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y envío los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.

5. Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con alguna compañera, levantándome y estirando los músculos, o comiéndome algún pequeño snack. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.

6. Cuando inicio un bloque de trabajo pesado,  antes de empezar, elimino todas las distracciones. Cierro el correo electrónico, apago el teléfono móvil, internet, si es posible (de lo contrario simplemente cierro todas las pestañas innecesarias), elimino el desorden en el escritorio, cualquier cosa que me pueda descentralizar.

7. Interrupciones. Si me interrumpen, anoto cualquier petición o tarea entrante/información en mi bloc de notas, o coloco el documento en mi bandeja de entrada, y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo (salvo que me lo pida el jefe, claro).

8. Hay momentos en que una interrupción es tan urgente que no puedo posponerla hasta que haya terminado con la tarea en cuestión.En ese caso, hago una nota de por dónde me he quedado en la tarea en cuestión, y pongo todos los documentos o notas para esa tarea juntos y aparte (tal vez en la carpeta «Acciones Siguientes» o la carpeta del proyecto). Luego, cuando vuelvo a esa tarea, puedo coger mi carpeta y ver mis notas para ver donde lo dejé.

9. Si siento la necesidad de revisar mi correo electrónico o cambiar a otra tarea, me freno a mí misma. Respiro profundamente. me reenfoco de nuevo y vuelvo a la tarea en cuestión.

10. Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), limpio la lista de Acciones Siguientes (eliminando el trabajo ya completado), y organizo mi día de trabajo siguiente. De esa forma puedo irme con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Y creo que no me dejo nada. Me queda pendiente explicar cómo gestionar los proyectos, pero eso es para otro post.

 Otras entradas de esta serie

• GTD, la clave de la productividad

• GTD Parte 1: Recopilar

• GTD Parte 2: Procesar (1)

• GTD Parte 2: Procesar (2)

• GTD Parte 3: Organizar

• GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos
• GTD Parte 5: Revisar