Lo que importa, sin complicaciones.
Se ha realizado el sorteo de los ejemplares del libro El poder de lo simple, de Leo Babauta. Y éstas han sido las ganadoras:
Vicky, que tenía el número 6 y
Verónica que tenía el número 28.
¡Enhorabuena a las ganadoras! En breve me pondré en contacto con vosotras por correo electrónico para entregaros el libro.
A todos los demás os agradezco vuestra participación.
Foto por Drei_Loewen
Sigo con esta serie sobre el método de productividad GTD (Organízate con eficacia), método de organización personal difundido por David Allen. Este método consta de 5 partes:
En el libro vienen en este orden. Sin embargo yo he decidido poner antes el hacer que el revisar, puesto que es en el orden que se hace normalmente.
Es importante no perder de vista que, tanto este método de organización personal como otros métodos de productividad tienen un único objetivo: hacer las tareas y proyectos que tengamos pendientes.
Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo) y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.
David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
La verdad es que en la parte de hacer siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que el proceso que tengo yo para hacer las tareas en mi día a día es posible que no sea del GTD exclusivamente, sino que también tenga ideas de Stephen R. Covey
Me organizo el día. A primera hora del día o al final del día anterior (yo prefiero esto último) organizo mi día. Para ello reviso la lista acciones siguientes y las Grandes Rocas para esa semana, y elijo mis Tres Tareas más Importantes (aquellas que me acercan a mis objetivos). También decido qué otras tareas más rutinarias y/o urgentes tengo que hacer hoy. Reviso la agenda para ver citas, reuniones y/o eventos para ese día que tenga que tener en cuenta.
Elijo una Gran Roca. Primero, selecciono una tarea (normalmente una de mis TMIs) y me pongo a trabajar en ella, ya sea hasta que se termine, o por una cantidad fija de tiempo (por ejemplo 30 minutos o 1 hora).
Suelo crear 3 bloques de trabajo “pesado” (que requiere más concentración) a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos, realizando las tres TMIs fijadas para ese día, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.
El primer bloque de trabajo no pesado consiste en revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y la bandeja física), para procesarlas rápidamente y organizar el trabajo que resulte. Las tareas que son rápidas de hacer (menos de 2 minutos) las realizo sobre la marcha. También en este bloque echo un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y envío los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.
Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con alguna compañera, levantándome y estirando los músculos, o comiéndome algún pequeño snack. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.
Cuando inicio un bloque de trabajo pesado, antes de empezar, elimino todas las distracciones. Cierro el correo electrónico, apago el teléfono móvil, internet, si es posible (de lo contrario simplemente cierro todas las pestañas innecesarias), elimino el desorden en el escritorio, cualquier cosa que me pueda descentralizar.
Interrupciones. Si me interrumpen, anoto cualquier petición o tarea entrante/información en mi bloc de notas, o coloco el documento en mi bandeja de entrada, y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo (salvo que me lo pida el jefe, claro).
Hay momentos en que una interrupción es tan urgente que no puedo posponerla hasta que haya terminado con la tarea en cuestión.En ese caso, hago una nota de por dónde me he quedado en la tarea en cuestión, y pongo todos los documentos o notas para esa tarea juntos y aparte (tal vez en la carpeta «Acciones Siguientes» o la carpeta del proyecto). Luego, cuando vuelvo a esa tarea, puedo coger mi carpeta y ver mis notas para ver donde lo dejé.
Si siento la necesidad de revisar mi correo electrónico o cambiar a otra tarea, me freno a mí misma. Respiro profundamente. me reenfoco de nuevo y vuelvo a la tarea en cuestión.
Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), limpio la lista de Acciones Siguientes (eliminando el trabajo ya completado), y organizo mi día de trabajo siguiente. De esa forma puedo irme con la tranquilidad de que todo está bajo control.
Y creo que no me dejo nada. Me queda pendiente explicar cómo gestionar los proyectos, pero eso es para otro post.
Es una frase que solemos decir mucho: no tengo tiempo. Queremos hacer cosas asombrosas, conseguir todos nuestros objetivos, pero con todas las cosas que hay que hacer cada día, no queda tiempo.
Pero hay un truco: hacer el tiempo.
Para eso hay dos formas: eliminar los ladrones de tiempo y reducir compromisos. Hoy os voy a hablar de la segunda.
Para simplificar nuestra vida es muy importante reducir nuestros compromisos. Y que conste que esto me ha costado mucho hacerlo – de hecho aún estoy en trámite. Reducir compromisos me cuesta por dos motivos: porque soy muy social y para mí la gente es muy importante y porque me cuesta decir no (cada vez menos).
Este método lo aprendí de Leo Babauta, aunque yo lo he adaptado a lo que a mí me funciona. Es un método para hacer cada día un pequeño paso.
Anota en un papel o libreta todos los compromisos de tu vida. Aquí tienes una guía de los más comunes:
Trabajo: Tenemos varios compromisos en nuestros puestos de trabajo. Listar todos ellos.
Trabajo extra: Algunos de nosotros tenemos trabajos como freelance u otros trabajos extras que nos dan dinero. Por ejemplo: dar clases, entrenar algún equipo… Más compromisos.
Familia: Podemos jugar un papel como pareja, hijo, hija, hermano, hermana…Estas funciones vienen acompañadas de muchos compromisos.
Niños: Mi hijos tienen partidos de fútbol o baloncesto, entrenamientos, excursiones, talleres…Cada uno de sus compromisos es el mío también. También hay reuniones del AMPA, tutoría con sus profesoras…
Cívicos: Puede que seáis voluntarios en diferentes organizaciones, o miembros de agrupaciones sin ánimo de lucro. Esto supone muchos compromisos también.
Religiosos: puede que algunos estéis involucrados con vuestras iglesias o sois parte de una organización de la iglesia o estáis comprometidos a un servicio semanal o mensual.
Aficiones: Tal vez eres aficionado al ciclismo o la escalada, o te gusta jugar al rol o al Magic. Todo esto viene acompañado de más compromisos.
Hogar: Además de las cosas de familia, siempre hay otras cosas que hacer en casa: cocinar, limpiar, sacar al perro….
Internet: Igual estás en foros o listas de correos o algún grupo de Google. Estas comunidades online generan compromisos también.
Es posible que tengas otras categorías. Haz tu lista lo más completa y personalizada posible.
Haz una lista de las cosas de tu vida que son más importantes para ti. No tiene que ser una lista muy extensa, como mucho 4 o 5 cosas. Las mías son:
Familia: mis hijos, pareja, hermanos, padres, sobrinos…
Amigos: más cercanos y más alejados
Salud: alimentación, ejercicio, mental, dormir…
Escritura: blog, libro, colaboraciones…
Calidad de vida de las personas en general
Busca la tuyas y haz tu lista.
Podría significar una decepción para muchas personas . Pero estás creando la vida sencilla que quieres, no la vida complicada que los demás demandan de ti. Al reducir este compromiso, estás simplificando tu vida, la creación de más tiempo y espacio para las cosas importantes.
Di no al siguiente compromiso menos importante de la lista. Continúa el proceso, diciendo que no a un compromiso por día, hasta que sólo queden aquellos que están alineados con lo que es más importante para ti.
Si hay algún compromiso que te cuesta anular, hazte las siguientes preguntas: ¿Qué valor le da a mi vida? ¿Qué importancia tiene para mí? ¿Está en línea con mis prioridades y valores de la vida? ¿Cómo afectaría a mi vida si yo lo dejara? ¿Me ayuda a alcanzar mis metas en la vida?
También puedes probar, al menos por un par de semanas, y ver si se puede vivir sin ese compromiso. Pero anula sin piedad, manteniendo sólo aquellos que realmente significa algo para ti.
Cada vez que eliminas un compromiso, es posible que tengas una sensación de culpa, porque otros quieren que mantengas ese compromiso. Pero también es un gran alivio, no tener que hacer ese compromiso cada día o semana o mes. Se libera una gran cantidad de tiempo, y mientras que otros pueden estar decepcionados, tú tienes que mantener lo que es importante para ti en mente, no para los demás. Si nos comprometemos a lo que los demás quieren todo el tiempo, nunca tendremos tiempo para nosotros mismos.
Toma la decisión de reducir compromisos, poniendo tus prioridades en primer lugar y encontrando tiempo para ellas. Yo estoy en ello (aún me queda mucho que reducir), pero me siento liberada.
Foto: por Βethan
Este hábito no es para mí, es para las personas que me habéis pedido un hábito de productividad. En realidad también es para mí, porque así lo refuerzo y reviso, siendo consciente de todo el proceso de planificar.
Ser productivo no es hacer muchas cosas al día, sino hacer aquellas cosas que son importantes para nosotros o para nuestra empresa y que nos acercan a nuestros objetivos. Para ello necesitamos planificar.
Este hábito es muy sencillo y lo aprendí del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
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Se trata de que cada semana programes tus Grandes Rocas y cada día tus Tareas Más Importantes. La idea es que estructures tu día y tu semana, para que te protejas de la tentación de hacer lo primero que te asalte, en vez de lo importante.
Al comienzo o al final de cada semana, repasa tu lista de tareas y escoge las que quieras ejecutar con prioridad (tareas muy importantes, que te acerquen a tus objetivos). ¿Qué es lo que quieres lograr esta semana? Ésas son tus Grandes Rocas.
Empieza con 4 a 6 Grandes Rocas por semana; según ganes experiencia podrás ir añadiendo más. Intenta que al menos una o un par de ellas estén relacionadas con tu objetivo anual.
Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Cuanto antes lo hagas mejor. Sino corres el riesgo de que vayan surgiendo pequeñas cosas que hagan que termines retrasando y posponiendo lo que de verdad importa.
Ahora que tienes ese tiempo bloqueado en tu agenda para estas tareas importantes, puedes programar otras cosas alrededor de ellas siempre que sea necesario, pero te aseguras de que lo importante lo vas a hacer.
Con esto ya terminas con la planificación semanal. No te llevará ni 10 minutos.
Cada mañana, o cada noche al terminar el día, define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.
Ahora aquí está la parte más importante: terminar las tareas importantes. A primera hora de la mañana, incluso antes de comprobar el correo electrónico, concéntrate en terminar la primera TMI. Despeja todas las distracciones y focalízate en sólo esa tarea hasta que se haga.
Una vez que la hayas hecho, puedes premiarte o descansar con alguna de las piedras más pequeñas. Pero recuerda, no caigas en la tentación de perder el tiempo en lo que no te aporta nada. Descansa 5-10 minutos, 15 máximo, y a por la siguiente TMI. Así hasta que las termines las tres.
Esto es muy importante. De nada sirve que planifiques hacer un montón de cosas que te van a ayudar a avanzar en todos los ámbitos de tu vida, si luego no las haces. Evita la procrastinación.
Si has completado tus TMIs te sentirás genial. No olvides nunca repasar lo que has conseguido y felicitarte o incluso recompensarte.
Planificar es uno de los más sencillos hábitos de productividad que he adoptado, pero también el más importante, debido a que da sentido a mi día y a mi semana. En lugar de simplemente tratar de sacar un montón de tareas de mi lista de tareas pendientes, trato de hacer las más importantes. A menudo trabajamos duro y hacemos mucho, pero cuando miramos hacia atrás en nuestros días, en realidad no hemos logrado nada.
Así que recomiendo planificar tu semana y tus días para lograr tus metas y objetivos más importantes.
“Pasa algún tiempo a solas cada día.»
Dalai Lama
Este post forma parte de una serie de entradas en las que cuento qué hábitos me he propuesto implementar en mi vida cada mes. Éstos son los hábitos del resto de meses:
12 meses, 12 hábitos. Enero: hacer ejercicio
12 meses, 12 hábitos. Febrero: las tres cosas mejores del día
12 meses, 12 hábitos. Marzo: tomar consciencia de mi postura corporal
12 meses, 12 hábitos. Abril: levantarse temprano
12 meses, 12 hábitos. Mayo: escuchar música a diario
12 meses, 12 hábitos. Junio: leer más
12 meses, 12 hábitos. Julio: meditar a diario
12 meses, 12 hábitos. Agosto: escribir cada día a un amigo
12 meses, 12 hábitos. Septiembre: tres piropos al día
12 meses, 12 hábitos. Octubre: dormir lo suficiente
12 meses, 12 hábitos. Diciembre: Comer menos
Una de las técnicas que me ayudan a ser más productiva en mi día a día, tanto en el trabajo como a la hora de trabajar mis metas personales, es el de las TMI (Tareas Más Importantes). Este concepto lo he sacado del libro “Zen To Done
Es muy sencillo: las Tareas Más Importantes son las que más interesan y tengo que hacer hoy sí o sí. Tengo en mis listas de tareas muchas TMI’s, pero cada día elijo tres y me comprometo a hacer esas tres Tareas Más Importantes en ese día.
En su libro “La Semana Laboral De 4 Horas
Es una pregunta que me pareció interesante por varias razones: en primer lugar para cuestionarnos lo que hacemos diariamente y detectar lo que más importa. En segundo lugar para identificar aquellas tareas que se podrían descartar. Y finalmente para obligarnos indirectamente a empezar el día a cumplir con lo más importante. Porque de eso se trata, de enfocarnos en lo esencial.
Éstas son, para mí, las principales claves que hacen que las TMI’s me funcionen:
Es un pequeño hábito para poner en práctica, y sin embargo ha aumentado mi productividad de forma exponencial. A veces las cosas pequeñas pueden marcar grandes diferencias. Te recomiendo que lo pruebes por una semana y compruebes su efectividad.
Somos adictos: sólo tenemos que mirar a nuestro alrededor. Es muy difícil no encontrar a alguien consultando su Facebook, Whatsapp, Twitter o correo electrónico. La sociedad del siglo XXI tiene un nuevo problema: la adicción a la conexión.
Como cualquier adicción, la conexión tiene refuerzos positivos muy rápidos y sólo consecuencias negativas a largo plazo. Cuando bebes alcohol, fumas o comes chocolate, por ejemplo, obtienes placer instantáneo, pero los efectos negativos sobre la salud no se sienten hasta mucho más tarde, cuando ya eres definitivamente un adicto. Ese refuerzo positivo inmediato hace que quieras repetir la actividad de nuevo tan pronto como sea posible. Obtienes el refuerzo positivo una y otra vez en un ciclo constante de refuerzo positivo, y enseguida te has convertido en un adicto.
La conexión funciona de la misma manera. Cuando revisas tu teléfono móvil o tu correo electrónico y recibes un mensaje nuevo, es como una pequeña validación de que eres digno de la atención de alguien y obtenemos un pequeño placer de esto. Cuando revisamos el Twitter o el Facebook y vemos algo que capta nuestra atención, eso es un refuerzo positivo, una pequeña recompensa por la revisión. Y por eso volvemos a revisar una y otra vez hasta que nos volvemos adictos.
No es hasta mucho más tarde, meses o años después, cuando sufrimos las consecuencias. Con suerte, seremos conscientes de que tenemos adicción a la conexión. Nos daremos cuenta de que estamos pasando todo nuestro tiempo conectados, de que nuestras vidas han sido tomadas, de que hemos perdido la habilidad para encontrar calma y foco, que nuestro tiempo creativo y energías han quedado erosionadas por estas adicciones. Dejamos de ser libres, nuestras relaciones personales empeoran, cada vez tenemos menos tiempo para nosotros, nuestros proyectos, nuestros sueños, nuestros seres queridos…
Entonces, ¿Cómo vencemos esta adicción? De la misma manera que vences cualquier otra adicción: rompiendo el ciclo de retroalimentación positiva y reemplazando el viejo hábito por uno nuevo.
Vencer una adicción es un tema muy serio y tedioso, nada sencillo de afrontar y de superar. Pero, según Leo Babauta, en su libro Focus, éstas son algunas estrategias que podemos usar para vencer la adicción a la conexión (o cualquier otra adicción):
