Después de mucho tiempo voy a retomar esta serie que dejé a medias.
GTD son las siglas de las palabras inglesas Get Things Done
En la parte de recopilar vimos cómo teníamos que recoger todas las tareas pendientes en las distintas áreas de nuestra vida, y en la parte de procesar vimos, paso por paso, qué hacer con cada una de esas tareas pendientes que hemos recopilado. Ahora vamos a la parte de organizar dichas tareas.
Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.
Elementos de la organización: las listas
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).
Acciones siguientes (o Próximo)
Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).
Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?
Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.
Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:
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Oficina
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Casa
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Recados en la calle
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Llamadas
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Ordenador
La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.
Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.
Proyectos
Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.
Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.
La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.
Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.
En espera
Cuando una acción la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.
Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.
Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o no.
Algún día/Quizá
Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.
Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:
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¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?
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¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?
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¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?
Calendario/agenda
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:
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Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.
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Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.
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Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.
En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.
Los recordatorios
Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.
Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.
Lo siguiente que debes hacer
Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer. Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.
Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.
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Foto de Philip Chapman-Bell
