Implementar un sistema de gestión de tareas como GTD me ha ayudado a organizar mejor mi tiempo, para así enfocarlo en las cosas más importantes para mí. Uno de los hábitos que más me ayudan a esto es hacer mi planificación diaria y semanal de las cosas que voy a hacer.

Tengo clara que ser productiva no es hacer muchas cosas al día, sino hacer las cosas más importantes, las que nos acercan a nuestros objetivos. Tanto en mi vida laboral como personal me gusta planificar mis días y semanas, porque así pongo foco en aquellas tareas y proyectos que me ayudan a avanzar, y no tengo la sensación que se me ha ido el tiempo y no he hecho nada productivo -aunque haya hecho muchas cosas.

Planificación semanal

Una vez a la semana dedico entre 15 y 20 minutos a planificar mi semana. Suelo hacerlo el viernes a última hora en el caso del trabajo, y el domingo por la tarde para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

1. Revisar la planificación de la semana. Repaso las tareas que me había propuesto para esta semana. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

2. Revisar objetivos. Reviso mis objetivos a corto y largo plazo. Tacho las tareas pendientes realizadas y paso a “Próximo”  o a las listas de tareas que tengo las siguientes tareas a realizar.

3. Revisar calendario. Reviso la semana anterior, ésta y la siguiente. Apunto las tareas que surgen de preparar citas o eventos.

4. Revisar notas y listas de tareas. Reviso todas mis listas de tareas (utilizo Evernote). Reviso mis notas “A la espera” por si tengo que recordarle algo a alguien o simplemente eliminar de ahí. Marco lo que ya está hecho, actualizo notas y añado tareas que falten.

5. Definir mis Grandes Rocas de la semana. Elijo 4 o 5 tareas más importantes para estas semana, de las cuales 2 o 3 tienen que ver con mis objetivos. Bloqueo tiempo para ellas en mi calendario (utilizo Google Calendar).

6. Organizar la semana. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Semanal”, que es una lista con las Grandes Rocas de esa semana y otras tareas que quiero hacer.

Planificación diaria

Una vez al día dedico entre 5 y 10 minutos a planificar el día siguiente. Suelo hacerlo a última hora en el trabajo y antes de acostarme para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

1. Revisar la bandeja de entrada física. Proceso cada uno de los documentos que se encuentran en la bandeja. Elimino los que ya no sirven, archivo los que ya no necesito, apunto en mi listas de tareas pendientes de Evernote todo aquello que requiera una acción.

2. Revisar email. Gestiono mis correos hasta dejar mi bandeja de entrada vacía. Reviso la carpeta “A la Espera” por si tengo que recordar algo a alguien o simplemente eliminar ese correo de ahí. Apunto en mis listas de tareas de Evernote todas aquellas tareas que surjan de esta revisión.

3. Revisar mi libreta de notas. Tengo una libreta pequeña donde apunto cualquier cosa que me surja y no tenga mi Evernote cerca: ideas, tareas, recordatorios… Paso todo eso a mi Evernote y lo tacho de la libreta.

4. Revisar el Invox de Evernote. Proceso cada nota que haya en mi bandeja de entrada de Evernote. Anoto en mis tareas pendientes aquellas que requieran una acción o archivo las que no la requieran.

5. Revisar la planificación de mi día. Repaso las tareas que me había propuesto para este día. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

6. Revisar mi planificación semanal. Reviso mi lista “Tudu Semanal”. Marco lo que he hecho.

7. Revisar tareas pendientes. Reviso mis listas de tareas pendientes. Marco lo que he hecho.

8. Organizar el día siguiente. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Diario”, que es una lista con las TMI de ese día (Tareas Más Importantes) y otras tareas que quiero hacer. Para ello tengo en cuenta las tareas que me planifiqué para la semana, las citas o reuniones que voy a tener ese día y otras tareas urgentes que han ido surgiendo. En temas personales, mi “Tudu diario” tiene los siguientes puntos:

• 3 TMI: Tareas más importantes del día que voy a hacer sí o sí.
• Intención del día: algo en lo que me voy a enfocar ese día, como por ejemplo estar alegre, no preocuparme, cuidar mi alimentación, ser cariñosa…
• Una cosa que dar o hacer por otra persona: puede ser cocinar algo rico a alguien, hacer un favor, una sorpresa, decir un piropo…
• Una cosa que me gusta o nueva para hacer: me gusta incluir algo nuevo que no he hecho nunca, o algo que me gusta mucho hacer, para que así mis días no sean sólo rutina. Al final suelen surgir de forma natural, pero me gusta  planificar al menos uno diferente cada día para que haya variedad.

Y esta es mi planificación diaria y semanal que me funciona a mí. Pueden parecer muchos pasos, pero cuando lo tomas como hábito se hace de forma automática no se tarda casi nada.

Planificar mi día y mi semana no sólo me permite ser más productiva, sino que también tener la vida que quiero tener, enfocándome en lo que de verdad me importa y acercándome cada vez más a conseguir mis objetivos y sueños.