Nos aproximamos al final de esta serie sobre el sistema de productividad GTD. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas, organizarlas y hacerlas. Y en la parte de hacer me quedaba pendiente hablaros sobre la gestión de proyectos.
Toda tarea en tu vida o en tu trabajo que requiere más de una acción para ser realizada David Allen
Hay proyectos muy sencillos que se puede implementar con una lista de casillas verificables. Por ejemplo: renovar la lavadora podemos desglosarlo en la siguiente lista:
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visitar tiendas de lavadoras
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comparar precios y características
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comprar la lavadora nueva
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estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora
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llamar para que se lleven la lavadora estropeada.
Sin embargo hay otros proyectos más complejos que necesitan una mejor gestión y planificación: organizar una boda, pintar la casa, organizar un viaje, organizar un curso, lanzar un nuevo producto al mercado…etc.
Las 5 fases de la planificación de proyectos
Para planificar un proyecto adecuadamente debes seguir estos 5 pasos:
1. Definir el propósito del proyecto
Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado. Esto proporciona fuerza y dirección, y ayuda a definir el éxito del proyecto. El para qué es quizás lo más importante: debería estar alineados con tu misión, visión y objetivos a largo y corto plazo.
2. Visualizar el resultado
Tiene que ver con el qué. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Visualizarlo nos puede dar nuevas ideas para la ejecución del proyecto. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos:
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Visualizar el proyecto después de la fecha de finalización
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Visualizar un éxito rotundo
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Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginas.
3. Generar una lluvia de ideas
Una vez claro el qué y el para qué, entramos en el cómo. Para esto podemos usar diversas técnicas, como la lluvia de ideas o los mapas mentales. El objetivo aquí es averiguar qué tareas tenemos que hacer y qué recursos necesitamos. Para ella apuntaremos cualquier idea que nos venga a la cabeza, por absurda que sea. Aquí se trata de buscar la cantidad no la calidad, y dejar en segundo plano el análisis y la organización.
4. Organizar las tareas y los recursos
Esta parte responde al cuándo. En este paso se trata de que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos, los recursos necesarios y, en su caso, las fechas límites.
5. Identificar las acciones siguientes
En este último paso empezamos a ejecutar las tareas de la lista, de una en una de arriba a bajo. ¿Cuál es la acción siguiente? La colocamos en nuestra lista de Acciones Siguientes y la hacemos.
Un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos
Para ejemplificar una planificación completa voy a usar un ejemplo sencillo que puede ser extrapolable a otros proyectos más complejos.
Paso 1: Definir el propósito
Proyecto: Pintar la casa
Para qué: Para tener más sensación de orden y limpieza
Idea de éxito: Cuando estén todas las habitaciones pintadas y ordenadas.
Paso 2. Visualizar el resultado
Una casa con las paredes limpias y uniformes, con colores que me hacen sentir bien. Una casa organizada y limpia.
Paso 3. Lluvia de ideas
Comprar pinturas, revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…), comprar los materiales que me faltan, pedir la escalera al vecino, pensar en los colores que quiero en cada habitación, investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación, visitar droguerías pidiendo presupuesto, medir habitaciones, calcular cantidad de pintura que necesito, revisar paredes por si necesito tapar agujeros, comprar material para tapar agujeros, hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito, hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual, buscar sábanas viejas para tapar muebles, buscar ropa vieja para usarla para pintar, buscar fin de semana libre para pintar, preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…), pintar, limpiar, colocar muebles y ordenar.
Paso 4. Organizar
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Buscar un fin de semana libre para pintar (7 y 8 de febrero-> Agendar)
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Investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)
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Elegir los colores para cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)
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Medir habitaciones (Recurso: cinta de medir) (Fecha límite: 31 de enero)
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Revisar las paredes por si necesito tapar agujeros (Fecha límite: 31 de enero)
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Calcular la cantidad de pintura que necesito (Fecha límite: 31 de enero)
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Revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…) (Fecha límite: 31 de enero)
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Buscar sábanas viejas para tapar muebles (Fecha límite: 31 de enero)
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Buscar ropa vieja para usarla para pintar (Fecha límite: 31 de enero)
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Visitar droguerías pidiendo presupuesto (Fecha límite: 31 de enero)
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Hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito (Fecha límite: 31 de enero)
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Hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual (Mensualidad de febrero)
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Comprar pinturas y materiales que me hacen falta para pintar y tapar agujeros (Fecha límite: 5 de febrero)
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Pedir escalera al vecino (6 de febrero)
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Preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…) (6 de febrero por la tarde)
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Pintar (7 de febrero)
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Limpiar (7 de febrero)
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Colocar muebles y ordenar (8 de febrero).
Paso 5. Identificar las acciones siguientes
La tarea 1 ya está hecha. La tarea 2 la pongo en mi lista de acciones siguientes….
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Foto por JR_Paris
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