Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

GTD Parte 2: Procesar (2)

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En la anterior entrada vimos dos de los 5 pasos en los que he dividido la segunda parte del sistema GTD: procesar.

Recordemos el esquema:

Sigamos con los siguientes pasos.

Tercer paso de procesar: regla de los 2 minutos

Si al hacer la pregunta ¿es accionable? a un elemento, la respuesta es sí, la siguente pregunta sería ¿lo puedo hacer en menos de 2 minutos? Si dicha tarea se puede hacer en menos de 2 minutos, hazla, da igual lo que sea. A veces dejamos para otro momento tareas que nos son incómodas, pero que podríamos ventilar en muy poco tiempo.

Cuarto paso de procesar: proyectos

Vamos a los elementos accionables que nos llevarán más de 2 minutos hacerlos. Para estos primero debemos de preguntarnos: ¿es una tarea simple o es una tarea compleja? Una tarea compleja en GTD se trata de aquellas tareas que se pueden subdividir en varias tareas simples. Por ejemplo, llamar a mi madre es una tarea simple, y llevar el coche al taller es una tarea compleja, puesto que la puedo subdivir en: llamar al taller para pedir cita, organizar el día de antes la forma de desplazarnos, llevar al coche al taller, preparar el dinero para pagar, recoger el coche del taller. En GTD, a las tareas complejas, como la del ejemplo o mucho más complejas, se les llama proyectos. Los proyectos se dividen en listas de acciones simples, puestas por orden de acción.

Quinto paso de procesar: ejecutando las tareas simples

Si es una tarea simple, la siguiente pregunta es ¿la tengo que hacer yo? ¿Depende totalmente de mí? Si la respuesta es no, tendremos que delegar la tarea. En ese caso la pasaremos a la carpeta «A la espera«, tomando nota de qué estás esperando que la otra persona haga tal cosa. Esta carpeta se revisará periódicamente, para poder supervisar el trabajo de la otra persona (o recordárselo) y eliminar de esta lista cuando la tarea esté terminada.

Si la tarea la tengo que hacer yo, ya sólo me quedan dos opciones:

  • Pasarla a la agenda. Cuando la tarea es una cita, reunión o cualquier otra acción que tenga ya una fecha y hora fijada, la colocaremos en la agenda. Es muy importante colocar en la agenda sólo lo que tiene una fecha y una hora determinada. No es conveniente poner aquí nada más que eso.
  • Pasarla a la carpeta «Acciones siguientes»: son tareas que no tiene fecha y hora fijadas, podemos hacerlas ya, nos corresponde a nosotros hacerlas y serán las próximas acciones que llevaremos a cabo en cuando podamos.

Y aquí termina la acción de procesar. Tenemos que hacer este proceso con cada elemento de nuestra bandeja de entrada, uno por uno, hasta que se quede vacía.

Ejemplos de procesar

  • Comprar una luz para la bicicleta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? No necesariamente, pero supongamos que de esto me quiero encargar yo. ¿Tiene una fecha y día concreto? No. Pues lo paso a la carpeta «Acciones siguientes» y lo hago en cuanto pueda.
  • Un archivo pdf con información que me interesa. ¿Es accionable? No. Lo quiero conservar para consultarlo cuando lo necesite. ¿Esta información puedo encontrarla en internet? Sí (¿Hay algo que no se puede encontrar en Internet?). Pues a la basura.
  • Recoger unas tarjetas de visita encargadas en la imprenta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? En este caso sí, pero sólo cuándo las tarjetas de visita estén terminadas. Así que lo paso a la carpeta «A la espera» y en cada revisión de esta carpeta le doy un recordatoria a la imprenta de si están mis tarjetas. Cuando estén, paso esta tarea a «Acciones siguientes». La elimino de ahí cuando haya recogido las tarjetas.
  • Tarea: Renovar la lavadora. ¿Es accionable? Pues depende. A lo mejor es algo que queremos hacer algún día. Pero supongamos que la tenemos estropeada. En ese caso, sí es accionable. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Es una tarea simple o es un proyecto? Es un proyecto. Lo divido en tareas simples: visitar tiendas de lavadoras, comparar precios y características, comprar la lavadora nueva, estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora, llamar para que se lleven la lavadora estropeada.
  • Un libro que me han recomendado leer. ¿Es accionable? No, puesto que aún no me lo voy a leer. Lo metería en la carpeta «Algún día/tal vez».
  • Tarea: pedir cita al veterinario. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? Sí. Pues lo hago. Así de simple.
  • El miércoles a las 5 de la tarde me traen la lavadora a casa. Este está clarísimo: directamente a la agenda.

 Otras entradas de esta serie

Más sobre procesar

Podéis encontrar más información de refencia en estos blogs:

Foto: Andy Ciordia / Flickr

GTD Parte 2: Procesar (1)

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Continúo con esta serie de GTD básico. En el artículo GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. En el siguiente, GTD Parte 1: Recopilar, describía cómo se hace la recopilación y cuán importante es para liberar nuestra mente.

En esta entrada (y en la siguiente) hablaré sobre el siguiente paso en un sistema GTD: procesar.

En GTD, procesar significa:

  1. Decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción.
  2. Clasificarlo o archivarlo de una manera muy concreta, que explicaré más adelante.

Reglas para procesar

Antes de empezar, debemos tener en cuenta estas cuatro reglas:

  1. Primero, el primer elemento. Aunque el primero pueda ser muy simple y el segundo tenga gran importancia, los elementos o tareas se van procesando en orden.
  2. Un elemento cada vez. Además de en orden, debemos procesar de uno en uno.
  3. Todo lo que sale, ya no entra. Hay tareas que nos pueden dar pereza procesarlas, pero una vez que estamos procesando, no volvemos nada a la bandeja de entrada.
  4. Cada vez que procesemos, dejaremos la bandeja de entrada vacía. El procesamiento se debe hacer periódicamente, una o varias veces al día. Cuando nos ponemos a procesar, hay que terminar con todos los elementos de la bandeja de entrada.

Primer paso de procesar: ¿es accionable?

He dividido la actividad de procesar en 5 pasos. Aunque puede parecer complejo, cuando tenemos algo de práctica los 5 pasos los podemos hacer en pocos segundos.

El primer paso sería el siguiente: Nos ponemos delante de nuestra bandeja de entrada y cogemos el primer elemento de la lista. Y nos hacemos la siguiente pregunta:

¿Es accionable? ¿Requiere alguna acción?

Esta pregunta tiene dos respuestas:

  • No es accionable: información que ya no sirve, o que queremos tener guardada para consulta, como un número de teléfono o un artículo, o algo que no es accionable ahora.
  • Sí es accionable: pueden ser tareas sencillas, como pedir cita en el dentista, o tareas más complejas, que en GTD se llaman proyectos, que se pueden seccionar en distintas tareas sencillas.

Segundo paso de procesar: tareas no accionables

Si una tarea no requiere ninguna acción debemos de:

  • Eliminar: Muchas veces guardamos algo «por si». Reflexiona seriamente: ¿realmente lo vas a necesitar? ¿Lo podrías buscar en cualquier otro momento en cualquier otro lugar? Yo antes guardaba información que finalmente, cuando la he necesitado, la he buscado en internet. Mándalo a la basura (ya sea un elemento digital o físico).
  • Enviar a la carpeta Algún día/Tal vez: Se trata de aquellos elementos o tareas que no son accionables ahora, pero pueden serlo algún día. Por ejemplo con algún proyecto que soñemos hacer pero ahora no es posible. Esta carpeta se revisará periódicamente y dichos elementos irán pasando a la carpeta Basura o a elementos accionables, quién sabe.
  • Enviar a la carpeta Referencia: Son elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día, o es un archivo de seguimiento de algún proyecto que lo vamos a necesitar consultar mientras tengamos en marcha dicho proyecto. Lo guardamos aquí.

Cualquier elemento no accionable debería ir a parar a una de estas tres carpetas.

Siguientes pasos

Los siguientes pasos los veremos en la próxima entrada.

Otras entradas de esta serie

Foto: Kasaa/Fickr