Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

12 meses, 12 hábitos. Julio: no procrastinar

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Este mes me he propuesto no procrastinar más algunas tareas personales importantes que estaba postergando desde hace meses y que estaba evitando hacer.

El verano es difícil para mí en este tema. Hacer calor y siempre hay algo más agradable para hacer que las tareas que son verdaderamente importantes. Es por esto que veo oportuno este hábito justo ahora, cuando más procrastino.

10 Posibles causas de la procrastinación

Es importante primero averiguar la causa de la postergación de la tareas. Una vez identificada la causa, será más fácil de tratar. Las causas más comunes de procrastinar son:

  1. El miedo. En realidad la procrastinación es generalmente el resultado de algún tipo de miedo. El miedo puede ser a hacerlo mal, a no saber cómo hacer algo, a hacerlo en el lugar o momento equivocado, a tener éxito y no saber qué hacer cuando tengas éxito, a hacer algo que no estás acostumbrado a hacer, etc. Se podría resumir como “miedo al fracaso o a no ser lo suficientemente bueno”.

  2. El perfeccionismo. Pasar un montón de tiempo tratando de conseguir algo perfecto, o tener la herramienta perfecta, o hacerlo exactamente con el procedimiento correcto, es una forma de procrastinación y una de las causas de la misma.

  3. Las distracciones. Hay muchas distracciones: Facebook, ver la televisión, leer blogs, revisar el correo electrónico o los mensajes de texto, jugar a videojuegos o juegos de Facebook, etc. Todas ellas tienen una recompensa (¡Un nuevo mensaje! ¡Un juego divertido!), mientras que las tareas suponen trabajo y esfuerzo.

  4. Tareas fáciles. Un correo electrónico te llega con una tarea algo urgente, pero fácil. Así que la haces en lugar de la que sabes que debes hacer. O tienes en tu lista de tareas una docena de tareas pequeñas y una grande, y te sientes más productivo por conseguir que las de menor tamaño se hagan.

  5. Sentirte cansado, perezoso, desmotivado. Puede ser que simplemente no tengas la energía en este momento para hacer frente a cosas difíciles. Así que terminarás yendo a las distracciones o las tareas fáciles.

  6. Sentirte preocupado, estresado, abrumado. Estos sentimientos hacen menos probable que te desees centrarte en algo duro. Tu energía y concentración están en otras cosas: la abrumadora cantidad de cosas que tienes que hacer, algo que tienes que hacer en otra área de tu vida, otros proyectos que te generan estrés, etc.

  7. La tarea es demasiado difícil, compleja. No estás seguro de cómo abordarla, por dónde empezar. No te sientes cómodo con la tarea porque no la has hecho antes o es demasiado dura.

  8. No sabes por dónde empezar. Lo más importante es empezar, no empezar en el momento perfecto. Así que elige un momento que sea tan bueno como cualquier otro y simplemente empieza.

  9. La organización como procrastinación. Pasar mucho tiempo en tu lista de tareas pendientes o software de productividad, tratando de tener tu escritorio organizado, buscando la forma de perfeccionar tu sistema de organización … son todas formas de procrastinación. Pensamos que estamos siendo productivos por hacerlo, y es más fácil que hacer lo que estamos posponiendo.

  10. Otras causas comunes: estar desorganizado, sobreestimar tu capacidad para hacer esta tarea más adelante, pensando que vas a estar más motivado después, pensando que vamos a trabajar mejor bajo presión, pensando que ya es demasiado tarde, así que ¿por qué debería siquiera comenzar?

 

El Plan de un mes para no procrastinar

Para conseguirlo estoy siguiendo un plan que ya me ha funcionado otras veces:

Primera semana

Elegir una tarea más importante (TMI) cada mañana, anotarla. Sólo se tardan 2 minutos. Esta tarea debe hacerse lo primero al comenzar el día, antes de contestar el correo electrónico o cualquier otra tarea.

Elige un método de rendición de cuentas (Facebook, Twitter, Coach.me…) e infórmales diariamente después de hacer tu tarea de ese día, incluso si no la hiciste. Esto no sólo esta semana, sino cada semana.

No te preocupes si no consigues hacer la tarea esta primera semana. Sólo obsérvate a ti mismo si empiezas a procrastinar. Anota por qué no estás trabajando en ello.

Segunda semana

Durante la segunda semana nos centramos en el hábito de empezar. En esta semana, no sólo debemos elegir nuestra TMI, sino que nos centraremos en el arranque. No tienes que hacer toda la tarea, sólo empezar. En esto se tarda un minuto, además de los 2 minutos de elegir y anotar la TMI. Si, una vez empezada, quieres seguir con tarea, estupendo. Pero no es obligatorio. Informa en tu grupo de rendición de cuentas diariamente.

Tercera semana

En esta semana nos centraremos en la pausa. Después de iniciar la TMI, podemos tener la tentación de hacer una pausa, bajo cualquier excusa. En ese caso observaremos cuál es la excusa que nos ponemos, respiraremos y regresaremos a nuestra tarea.

Cuarta semana

En esta última semana, practicaremos los tres hábitos anteriores (elegir TMI, empezar y trabajar la pausa) y desarrollaremos una mayor consciencia. Esta semana trabajaremos en la repetición (clave para formación de hábitos), sin olvidar observar nuestras excusas. ¿Cuáles son nuestros miedos?   ¿Cuáles son nuestras creencias limitantes? Tomaremos un minuto para osbservarlos, y cuando los percibamos, los alejaremos con la racionalidad.

También tendremos cuidado con lo que nos aleja de nuestro objetivo: estar enganchado al correo electrónico, redes sociales, mensajería en el móvil, complacer a los demás… Buscaremos una manera de cambiar nuestro entorno, mediante el bloqueo o la eliminación de estas distracciones adictivas, así no hay que lidiar con ellas.

Ese es el plan para no procrastinar. Una cosa para centrarse cada semana, tres hábitos sencillos más conciencia.

Cada paso sólo toma un par de minutos, es tan fácil que no se puede decir que no. Lo importante es la práctica, así que ¡nada de excusas! También me ayuda el poner en mi calendario este reto cada día, y poner notas para mí misma para que no se me olvide hacerlo. Y así no procrastinar.

Otros hábitos que me he propuesto

Éstos son otros hábitos que me he propuesto en otros meses:

En 2015

En 2014

 

Foto de gothick_matt

 

 

 

GTD Parte 3: Organizar

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Después de mucho tiempo voy a retomar esta serie que dejé a medias.

GTD son las siglas de las palabras inglesas Get Things Done, título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal. Este método consta de 5 partes:

En la parte de recopilar vimos cómo teníamos que recoger todas las tareas pendientes en las distintas áreas de nuestra vida, y en la parte de procesar vimos, paso por paso, qué hacer con cada una de esas tareas pendientes que hemos recopilado. Ahora vamos a la parte de organizar dichas tareas.

Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.

 Elementos de la organización: las listas

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).

 Acciones siguientes (o Próximo)

Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).

Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.

Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:

  • Oficina

  • Casa

  • Recados en la calle

  • Llamadas

  • Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

 

Proyectos

Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.

La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.

Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

En espera

Cuando una acción  la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.

Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.

 Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o  no.

 Algún día/Quizá

Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

  1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?

  2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?

  3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

Calendario/agenda

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:

  • Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.

  • Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.

  • Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

 Los recordatorios

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.

Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

 Lo siguiente que debes hacer

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer.  Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.

Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.

 Otras entradas de esta serie

 

Foto de Philip Chapman-Bell

 

 

 

Técnica Pomodoro para niños

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En casa nos hemos inventado la técnica Pomodoro para niños. Bueno, seguramente ya estará inventada, no he leído nada sobre eso. Pero se nos ha ocurrido aplicar la técnica Pomodoro para que nuestra hija haga los deberes, y le está funcionando muy bien.

Técnica Pomodoro

Se trata de una técnica de productividad muy usada por trabajadores de empresas o por estudiantes. Fue inventada por un estudiante italiano que quería mejorar en el rendimiento de sus estudios.

No quiero extenderme mucho en explicar esta técnica, podéis leer una explicación detallada aquí. Consiste en lo siguiente:

  1. Elegir una serie de tareas que hacer

  2. Trabajar durante 25 minutos enfocado en esas tareas. A este periodo se le llama pomodoro. Durante este tiempo hay que eliminar cualquier tipo de distracción (teléfono, redes sociales, mail…). Usar un cronómetro con alarma para medir el tiempo.

  3. Cuando suena la alarma, dejar de trabajar y hacer un descanso de 5 minutos. Cronometrar también este tiempo.

  4. Pasado este tiempo, empezar otra vez con otro pomodoro (trabajar durante 25 minutos).

  5. Repetir el proceso hasta terminar la tarea.

  6. Cada 4 pomodoros es recomendable hacer un descanso más extenso (15 minutos).

Esta técnica la estuve usando durante un tiempo hasta que me di cuenta que en mí no funcionaba. Yo prefiero trabajar con la técnica Timeboxing u con otras técnicas. Pero eso no quiere decir que para otra persona sí le funcione muy bien. De hecho a amigos míos les funciona.

Técnica Pomodoro para niños

Mi hija mayor (8 años) ha entrado en un curso en el que le mandan mucha tarea para casa. Hasta ahora ella no había tenido problema con los deberes, los hacía rápidamente para pasar a hacer lo que a ella realmente le gusta: jugar. Pero este año he observado que era diferente. Unos días terminaba la tarea enseguida, pero otros, a pesar de tener el mismo volumen de deberes que hacer, no lograba concentrarse y se distraía y procrastinaba todo el rato.

Así que pensé hacer un experimento con ella a modo Piaget. Y le está funcionando muy bien. Consiste en los siguientes pasos:

  1. Revisar su agenda y ver qué deberes tiene para hoy y si tiene algún examen qué estudiar.

  2. Hacer una lista con todas las tareas que tiene que hacer.

  3. Poner un cronómetro con 15 minutos. Yo lo pongo con mi móvil, aunque también podéis poner uno de esos en forma de tomate tan bonitos.

  4. La niña durante esos 15 minutos trabaja rápidamente en sus tareas, sin opción a distraerse.

  5. Cuando suena la alarma, la niña toma un descanso de 5 minutos (también cronometrado).

  6. Pasado el descanso, continúa el siguiente pomodoro de 15 minutos.

  7. Así hasta que termina la tarea (normalmente con 2 o 3 pomodoros).

Mi hija ha adoptado esta técnica con mucho entusiasmo -aunque en realidad todo lo nuevo lo toma con entusiasmo. Le permite hacer sus deberes rápidamente para tener luego tiempo para estudiar. Así que por eso he decidido compartir con vosotros esta técnica pomodoro para niños. Si os decidís a ponerla en práctica con vuestros pequeños, ya me vais contando qué tal os va.

 
Foto por Robert Couse-Baker
 

Claves para ser productivo, recogidas en el libro #SoyProductivo

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Hoy os voy a hablar sobre un libro que me ha encantado sobre productividad. Se trata del libro #SoyProductivo, escrito por Omar Carreño. Seguramente alguno lo conocéis por su blog Análisis Realista, donde habla sobre minimalismo y productividad.

En 2012 publicó su libro Camino al minimalismo y ahora en 2014 con su libro #SoyProductivo nos da las claves para ser productivo, tanto en el trabajo como en nuestras vidas.

Este libro está escrito desde la experiencia personal de Omar, contándonos de forma práctica cuáles han sido para él las claves para ser productivo.

Lo que más me ha gustado del libro es la forma tan sencilla y amena en la que aborda el tema de la productividad. Es un libro para todos los públicos, en el que se determinan las siguientes claves para ser productivo:

  • Durante una semana, tomar nota de todo lo que haces cada día, para detectar en qué ocupas tu tiempo.

  • Hacer una lista de aquellas cosas que son más importantes para ti, que te apasionan, en orden de importancia.

  • Tener siempre una libreta pequeña a mano y anotar todo aquello que se te pase por la cabeza.

  • Elaborar una lista de tareas con todos tus pendientes.

  • Simplificar las tareas complejas o los proyectos, diseccionanándolas en pequeñas tareas.

  • Escoger cada día tres tareas claves, y tomar enfoque en ellas.

  • Usar de forma adecuada tu agenda, de modo que te ayude a organizar tus compromisos y los momentos específicos cada día.

  • Hacer lo que te has propuesto para ese día, evitando la procrastinación  y las distracciones.

  • Usar técnicas para hacer las tareas de forma más productiva, como la Regla de los dos minutos o la Técnica Pomodoro.

  • Establecer rutinas que te simplifiquen los procesos de trabajo.

  • Eliminar aquellas actividades que no te aportan.

  • Delegar aquello que no es importante.

  • Tener reuniones productivas.

  • Aprender a trabajar con gente improductiva.

  • Gestionar eficientemente el correo electrónico.

  • Cuidar tu salud: hacer ejercicio, comer saludablemente y dormir lo suficiente.

  • Encontrar la motivación en lo que haces.

Todas estas claves para ser productivo vienen detalladas y ampliadas en el libro de Omar #SoyProductivo, con ejercicios al final de cada capítulo para poner en práctica todas estas técnicas de productividad.
Si no sabes nada de productividad éste en un buen libro para ti. Te dará las claves para ser productivo. Puedes conseguirlo aquí: #SoyProductivo.

 

5 Trucos para acabar con la procrastinación

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procrastinación

¿Te ha pasado alguna vez de posponer una tarea día tras día y no llegar a hacerla nunca?¿Tienes miles de tareas que hacer y pierdes el tiempo navegando por Internet? No te preocupes, nos ha pasado a todos alguna vez, y a eso se llama procrastinación.

¿Qué es la procrastinación?

Según la definición de la Wikipedia: “La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.”

¿Por qué procrastinamos?

El escritor Neil Fiore en su libro «Hazlo ahora» remarca tres posibles causas de la procrastinación:

– El miedo al fracaso. A lo mejor estamos en un entorno, ya sea laboral o personal, en el que habitualmente lo que obtengo al hacer cualquier tarea o actividad son críticas. Ésto nos puede frenar a la hora de realizar la tarea. O quizás seamos nosotrosmismos los que nos decimos que no va a salir bien.

– El miedo a ser imperfectos. Si nosotros creemos que las tareas tienen que estar perfectas,  cualquier resultado que no sea ese será insatisfactorio para nosotros.  El perfeccionismo paraliza porque nunca nada será lo suficientemente bueno como para no poder mejorarse.  Reconozco que, durante mucho tiempo, he sido perfeccionista, hasta que aprendí uno de los lemas de la productividad: «Mejor hecho que perfecto».

– El miedo a las expectativas imposibles.  Si empiezo a darle vueltas a la cabeza y a imaginar lo que puede ocurrir si me enfrento a esa tarea o qué problemas pueden surgir, prefiero postergar y nunca empezar nada. La proyección de futuro, aún siendo positiva, puede aniquilar cualquier intento de iniciar nada en el presente.

Acabar con la procrastinación:

Estos son algunos trucos para recuperar nuestra productividad frente uno de sus peores enemigos… la procrastinación:

  • Haz la tarea al comienzo del día o de la actividad laboral: suele ser el momento de máxima energía y te la quitas de encima. Te sentirás genial y todo lo que hagas después lo harás con más alegría y más rápido.
  • A lo mejor postergamos una tarea porque es un proyecto grande y no sabemos por dónde empezar. Entonces lo mejor en dividirlo en minitareas que me vayan acercando al proyecto. Yo suelo hacer primero una lluvia de ideas de todas las minitareas que tengo que hacer para completar el proyecto, luego las ordeno y hago un mapa mental, y paso a la acción empezando por la primera minitarea.
  • Prográmate las tareas. Además de tenerlas perfectamente identificadas y listadas, llega un paso mas allá, ponlas en el calendario. Con esto estarás más comprometido y evitarás el estrés de la improvisación.
  • Revisa y descansa.  En tu organización diaria prográmate ‘puntos de control’, para revisar si has conseguido procesar las tareas que pretendías, si es que sí te dará energía extra y te desestresará; si es que no puntualmente, tranquilo, no pasa nada, todos tenemos malos días; si es que no siempre… revisa tu sistema de planificación porque algo falla (¿objetivos demasiado ambiciosos?). Es importante que también te programes algunos descansos.
  • Visualízate realizando esa tarea. Si al final del día te has dado cuenta que has vuelto a dejar esa tarea sin hacer, cierra los ojos y visualízate a ti mismo haciéndola y resolviéndola satisfactoriamente. Luego vuelve a programarla para otro día. Esto te ayudará a quitarte los miedos que puedas tener a realizarla (al fracaso, a no hacerla perfecta, a que salgan problemas…).

Espero que estos trucos te sirvan. ¡A mi me funcionan!