Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

Cómo organizar mi vida, mi tiempo y disfrutar más de la vida: 25 claves prácticas

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organizar mi vida y mi tiempo

Te has preguntado alguna vez: ¿cómo puedo organizar mi vida y mi tiempo para estar en calma y disfrutar más? Yo muchas veces. Sobretodo cuando me di cuenta de que todo no es trabajar, que todo no es hacer, hacer y hacer, que la vida es más que eso.

Verás, yo tuve una época de mucho estrés. Soy una persona muy activa, e iba de un lado para otro, corriendo a todos lados, para llegar a todo lo que quería llegar, o creía que tenía que llegar.

Sabes…no mereció la pena. No mereció la pena el correr tanto, el preocuparme por lo que tenía que hacer después, el querer contentar a todo el mundo. Porque los precios a pagar son muy caros: estrés, ansiedad, insomnio…

Así que aprendí métodos de gestión del tiempo para organizar mi vida mejor, y eso me dio calma y bienestar.

¿Quieres saber algunas herramientas que utilizo yo para organizar mi vida, y poder hacer lo que quiero hacer sin estrés y sin prisas?

Pues te lo cuento en esta conferencia que di en Madrid hace unos meses.

Conferencia 25 claves prácticas para organizar mi vida y mi tiempo

¿Qué te ha parecido? ¿Tienes tú alguna clave más para organizar tu vida? ¿Cómo lo haces? Cuéntanoslo.

5 trucos para aumentar la capacidad de concentración

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La calidad y cantidad de trabajo que puedes producir depende, en gran parte, de tu capacidad de concentración. No importa el esfuerzo que le pongas, si tu cerebro no está funcionando bien, no serás tan productivo como debes ser.

Aunque muchos de los factores que afectan a la concentración están fuera de tu control, una gran cantidad está determinada por el comportamiento. Estos 5 trucos te ayudarán a conseguir que tu mente funcione al máximo rendimiento para que puedas sobresalir en actividades altamente creativas como la escritura, la creación de ideas y el pensamiento estratégico.

1. Duerme lo suficiente. Puede parecer obvio, pero el factor más importante que afecta a la concentración es el descanso. Si no has dormido bien tu mente se dispersa y se aletarga. Evita esto asegurándote de dormir lo suficiente en el momento adecuado. Establece una hora para ir a la cama regular y utilizar una rutina de noche para relajarte para no tener problemas para dormir.

También es importante no dormir demasiado. Quedarse dormido interrumpe tu ritmo natural y conduce a la somnolencia. Evita esto. Si tienes que elegir, me he encontrado que es mejor dormir un poco menos que demasiado. Si un día terminas cansado, tu cuerpo lo va a compensar, obligándote a acostarte temprano la noche siguiente.

2. Ten un plan. Cuando te sientas a trabajar sin un plan, es fácil quedar atrapado en los atrapa-tiempos como consultar el correo electrónico y navegar por la web. Sin un propósito, tu mente se dispersará en varias direcciones diferentes. En lugar de dedicar toda tu atención a una tarea importante, te encontrarás distraído por una variedad de pensamientos persistentes.

Para evitar esto, ten hecho un plan de acción claro de antemano. Si necesitas consultar el correo electrónico, termina con ello lo más rápidamente posible,  y a continuación, cierra la bandeja de entrada y pasa a tu tarea más importante. Así que al empezar el día o al terminarlo, hazte un plan del día, detallando dónde vas a poner el foco.Al hacer un plan, tú decides dónde concentrar tu enegía mental en lugar de permitir que se disperse al azar.

3. Come ligero y saludable. Nada frena más la mente y el cuerpo como una comida grasienta y pesada. Comer en exceso pone una enorme carga de energía en la digestión del cuerpo, minando la fuerza de la mente. Aprovecha al máximo tu capacidad de concentración con el consumo de comidas ligeras y saludables. Es probable que te des cuenta que necesitas menos comida de lo que piensas. Si te quedas sin energía, ten a mano algo saludable para piclar para darte un impulso rápido (frutos secos, fruta desecada, crudités…).

4. Haz ejercicio. El cuerpo guarda la energía que necesita para ser utilizada. Si no haces ejercicio regularmente, esta energía puede manifestarse en forma de una mente distraída. La mejor manera de mejorar tu concentración durante todo el día es haciendo ejercicio a primera hora de la mañana. Esto despejará tu mente, te dará la oportunidad de reflexionar sobre el día que tienes por delante, y permitirá a tu  cuerpo sudar las impurezas. Posteriormente te sentirás rejuvenencido, limpio y preparado para asumir los problemas difíciles.

5. Toma descansos y cambia de entorno. El estancamiento y la fatiga son otros factores que pueden afectar negativamente a la concentración. Cuando has estado trabajando demasiado tiempo en el mismo lugar, empiezas a estar inquieto y perder el foco. El mejor remedio para esto está tomando descansos y cambiar tu entorno de trabajo. Cuando te encuentras que has perdido el foco, levántante y date un paseo. Esto hará que aumentes tu ritmo cardíaco y tu estado de alerta, y le das a tu mente la oportunidad de trabajar en el problema internamente.

También puede ser útil trabajar en diferentes lugares. En lugar de estar encadenado a tu escritorio todo el día, muévete. Cada vez que te mueves a una nueva ubicación, el cambio de escenario te refresca y aumenta tu motivación para trabajar y tu capacidad de concentración.

 Foto por iassakka

¿Qué tal van tus metas de año nuevo?

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Muchos de nosotros nos planteamos metas cuando empieza un nuevo año, con la esperanza de que este año sí las vamos a conseguir y no vamos a seguir atrapados en nuestra rutina de otros años. Si además haces como yo, que te planteas metas a tres meses, seis meses y un año, ya queda poco para hacer balance de tus metas a tres meses y ver si vas por buen camino.

Seamos sinceros: muchas personas por estas fechas ya han tirado la toalla. Por desgracia, la mayoría de las veces el optimismo y el entusiasmo de primero de año se va desvaneciendo a las pocas semanas o en los primeros meses.

Pero me gustaría deciros que sí es posible hacerlo. Es posible plantearse metas y cumplirlas. Yo lo hago, y os voy a contar cómo.

El problema con la mayoría de las metas

Las metas de año nuevo por lo general fracasan por una combinación de algunas de estas razones:

  • Nos ponemos demasiadas metas a la vez y de esa manera perdemos enfoque y energías. Es mucho más eficaz plantearse metas o nuevos hábitos de uno en uno.

  • Tenemos una gran cantidad de entusiasmo y motivación al principio, tratamos de hacer demasiado los primeros días y entonces perdemos fuelle.

  • Intentamos hacer hábitos realmente difíciles de inmediato, como dejar de fumar, y esa dificultad nos termina abrumando o intimidando y hace que tiremos la toalla pronto.

  • Tratamos de ser “disciplinados” y hacemos hábitos muy desagradables que nuestra naturaleza no nos va a permitir que duren mucho tiempo. Si hay algo que realmente no queremos hacer, y nos obligamos a hacerlo, no podremos manternerlo por mucho tiempo.

  • La vida se interpone por el camino. Hay cosas que llegan de manera inesperada que nos hacen desistir en la búsqueda de nuestra meta. También la rutina y el estrés del día a día nos hacen perder el rumbo.

  • Las metas que nos planteamos son a menudo ambiguas (¡voy a hacer ejercicio!), no tienen un plan de acción concreto y no utilizan técnicas probadas. Es una receta para el fracaso.

Hay otras razones pero las anteriores son suficientes para no conseguir alcanzar nuestras metas.

7 Claves para conseguir nuestras metas

Éstas son las claves que considero principales a la hora de plantearse metas y conseguirlas:

  1. Centrarte en una sola meta. De esa manera ponemos todo el enfoque y energías en ella. Cuando termines con ella podrás empezar con otra.

  2. Implementar los cambios de forma gradual, para no perder empuje. Por ejemplos si quieres hacer ejercicio, no empieces yendo al gimnasio todos los días.

  3. Empezar con algo muy muy fácil, para no sentirse intimidado por la dificultad de la meta.

  4. Buscar los “para qués” de nuestra meta. De esa manera tendremos motivación durante todo el proceso.

  5. Comprometerse públicamente. Esto nos hará retomar el rumbo cuando nos dispersemos. Ves publicando tus progresos y todo el mundo te preguntará por ellos.

  6. Concretar la meta, de manera que sepa exactamente cuando la he conseguido. No es lo mismo decir «voy a perder peso» que decir «voy a pesar 60 kg para el 1 de abril de este año.»

  7. Trazar un plan de acción muy específico, detallando acciones concretas y pequeñas y utilizando técnicas probadas. Investiga cómo han alcanzado otras personas esa meta u otra similar, escribe todas las acciones que debes hacer para conseguirla de forma ordenada, desmenuzándolas en mini-tareas.

De esta manera conseguiremos alcanzar todas nuestras metas y dirigirnos hacia la vida que queremos, que nos hace felices.

Foto  por Daniele Zanni

GTD Parte 5: Revisar

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Ésta es la última entrada de esta serie de GTD, el sistema de productividad de David Allen. Ya hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y hacer todas las tareas y proyectos que tenemos. Hasta aquí este método no es muy distinto de otros métodos de productividad personal.

Lo que marca la diferencia en el método GTD de otros métodos precisamente es este punto: la revisión. Revisar nuestro sistema de productividad periódicamente y de forma adecuada hará que funcione, y consigamos todos nuestros objetivos.

Para mí este es un punto fundamental para la productividad, de los más importantes hábitos que hay que adquirir y a la vez, de los más difíciles de implementar y más disciplina requiere.

Si no hacemos una revisión periódica de nuestro sistema, empezará a descontrolarse y dejar de ser útil y, a la larga, dejaremos de utilizarlo. Seamos realistas: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos revisar.

Cómo revisar

David Allen en su libro Organízate con Eficacia hizo mucho hincapié en la revisión semanal. Para mí creo que es importante también una pequeña revisión diaria, y otra mayor una vez a la semana. Yo os voy a dar mi propia versión, una adaptación de la revisión que detalla David Allen en su libro.

Revisión semanal

La revisión semanal se puede hacer en 5 pasos (aproximadamente 30 minutos):

  1. Revisa tus objetivos a largo plazo y tus objetivos a corto plazo. Revisa tus objetivos vitales (si no los tienes fíjalos ahora) y de ellos escoge uno para este año. Sólo uno, o perderás el enfoque.Elige también un objetivo a corto plazo que se pueda hacer en una semana más o menos y que te acerque a tu objetivo a largo plazo. Cada semana vuelve a fijarte tu objetivo.
  2. Revisa tus notas. Así podrás detectar tareas sin realizar, números de teléfono que añadir, etc. Recoge los papeles sueltos y pon en la bandeja de entrada todo lo que se necesita procesar. Procesa tu bandeja de entrada. Vacía la mente, intenta acordarte de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse. Trata de dedicar unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por tu cabeza y vuélcalas a un papel. Anota tus ideas más locas en la lista “Algún día/Quizás”.
  3. Revisa tus listas, una por una. Comprueba que están al día, que lo que está hecho está marcado como hecho. Revisa las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda. Actualiza la lista de proyectos. Elimina de la lista los proyectos realizados. Pasa a la lista “Acciones siguientes” aquellas acciones de cada proyecto que tengas que hacer esta semana.
  4. Revisa tu calendario. Comprueba la semana anterior, la actual y la que viene. Mira si hay tareas que tienes que hacer como consecuencia de lo marcado en tu agenda (preparar reuniones o citas, por ejemplo). Anota estas tareas en tu listas de tareas. Elimina todos los compromisos completados de la semana y reprograma para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente.
  5. Define tu objetivo semanal y planifica tus Grandes Rocas. Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Si en el punto número 1 has detectado que ya has alcanzado tu objetivo a corto plazo, elige otro. Si no es así, establece tareas que te acerquen a alcanzarlo y fíjalas en tu semana, si puede ser a primera hora del día, sin sobrepasar una o dos al día.

Revisión diaria

Cada mañana y cada noche haz una revisión de tu sistema (10-15 minutos):

  1. Recopila y procesa. Primero recopila todo lo que te pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procura dejar tus bandejas de entrada limpias, incluido el correo electrónico y las notas de voz del teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Si haces esto todos los días, generalmente no te llevará más de 5 minutos.
  2. Actualiza tus listas. Una vez que todo esté organizado en tus listas, procede a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día.
  3. Repasa la lista de proyectos, y asegúrate de que cada proyecto tiene al menos una acción siguiente definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarte de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.
  4. Revisa el calendario. Comprueba cuáles serán tus compromisos del día siguiente, por si tienes que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.
  5. Define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

Cuándo hacer la revisión

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de fijar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión.
Fija un momento del día y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con alguien a la que tienes que asistir. Repite y repite hasta que cueste menos. Elige un momento en el que tengas ánimo o ganas, al principio o al final del día.
Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

Recuerda que sin revisar no hay GTD y nuestro sistema tenderá a la desorganización.

Otras entradas de esta serie

 Foto por andercismo

 

 

GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos

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Nos aproximamos al final de esta serie sobre el sistema de productividad GTD. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas,  organizarlas y hacerlas. Y en la parte de hacer me quedaba pendiente hablaros sobre la gestión de proyectos.

Toda tarea en tu vida o en tu trabajo que requiere más de una acción para ser realizada David Allen la denomina proyecto.  Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Hay proyectos muy sencillos que se puede implementar con una lista de casillas verificables. Por ejemplo: renovar la lavadora podemos desglosarlo en la siguiente lista:

  • visitar tiendas de lavadoras

  • comparar precios y características

  • comprar la lavadora nueva

  • estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora

  • llamar para que se lleven la lavadora estropeada.

Sin embargo hay otros proyectos más complejos que necesitan una mejor gestión y planificación: organizar una boda, pintar la casa, organizar un viaje, organizar un curso, lanzar un nuevo producto al mercado…etc.

 

Las 5 fases de la planificación de proyectos

Para planificar un proyecto adecuadamente debes seguir estos 5 pasos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado. Esto proporciona fuerza y dirección, y ayuda a definir el éxito del proyecto. El para qué es quizás lo más importante: debería estar alineados con tu misión, visión y objetivos a largo y corto plazo.

 

2. Visualizar el resultado

Tiene que ver con el qué. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Visualizarlo nos puede dar nuevas ideas para la ejecución del proyecto. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos:

  1. Visualizar el proyecto después de la fecha de finalización

  2. Visualizar un éxito rotundo

  3. Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginas.

3. Generar una lluvia de ideas

Una vez claro el qué y el para qué, entramos en el cómo.  Para esto podemos usar diversas técnicas, como la lluvia de ideas o los mapas mentales. El objetivo aquí es averiguar qué tareas tenemos que hacer y qué recursos necesitamos. Para ella apuntaremos cualquier idea que nos venga a la cabeza, por absurda que sea. Aquí se trata de buscar la cantidad no la calidad, y dejar en segundo plano el análisis y la organización.

4. Organizar las tareas y los recursos

Esta parte responde al cuándo. En este paso se trata de que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos, los recursos necesarios y, en su caso, las fechas límites.

5. Identificar las acciones siguientes

En este último paso empezamos a ejecutar las tareas de la lista, de una en una de arriba a bajo. ¿Cuál es la acción siguiente? La colocamos en nuestra lista de Acciones Siguientes y la hacemos.

Un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos

Para ejemplificar una planificación completa voy a usar un ejemplo sencillo que puede ser extrapolable a otros proyectos más complejos.

 Paso 1: Definir el propósito

Proyecto: Pintar la casa

Para qué: Para tener más sensación de orden y limpieza

Idea de éxito: Cuando estén todas las habitaciones pintadas y ordenadas.

 Paso 2. Visualizar el resultado

Una casa con las paredes limpias y uniformes, con colores que me hacen sentir bien. Una casa organizada y limpia.

 Paso 3. Lluvia de ideas

Comprar pinturas, revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…), comprar los materiales que me faltan, pedir la escalera al vecino, pensar en los colores que quiero en cada habitación, investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación, visitar droguerías pidiendo presupuesto, medir habitaciones, calcular cantidad de pintura que necesito, revisar paredes por si necesito tapar agujeros, comprar material para tapar agujeros, hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito, hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual, buscar sábanas viejas para tapar muebles, buscar ropa vieja para usarla para pintar, buscar fin de semana libre para pintar, preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…), pintar, limpiar, colocar muebles y ordenar.

 Paso 4. Organizar

  1. Buscar un fin de semana libre para pintar (7 y 8 de febrero-> Agendar)

  2. Investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación  (Fecha límite: 31 de enero)

  3. Elegir los colores para cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)

  4. Medir habitaciones (Recurso: cinta de medir) (Fecha límite: 31 de enero)

  5. Revisar las paredes por si necesito tapar agujeros (Fecha límite: 31 de enero)

  6. Calcular la cantidad de pintura que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  7. Revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…) (Fecha límite: 31 de enero)

  8. Buscar sábanas viejas para tapar muebles (Fecha límite: 31 de enero)

  9. Buscar ropa vieja para usarla para pintar (Fecha límite: 31 de enero)

  10. Visitar droguerías pidiendo presupuesto (Fecha límite: 31 de enero)

  11. Hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  12. Hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual (Mensualidad de febrero)

  13. Comprar pinturas y materiales que me hacen falta para pintar y tapar agujeros (Fecha límite: 5 de febrero)

  14. Pedir escalera al vecino (6 de febrero)

  15. Preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…) (6 de febrero por la tarde)

  16. Pintar (7 de febrero)

  17. Limpiar (7 de febrero)

  18. Colocar muebles y ordenar (8 de febrero).

 Paso 5. Identificar las acciones siguientes

La tarea 1 ya está hecha. La tarea 2 la pongo en mi lista de acciones siguientes….

 

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Foto por JR_Paris
 

GTD Parte 4: Hacer

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Sigo con esta serie sobre el método de productividad GTD (Organízate con eficacia), método de organización personal difundido por David Allen. Este método consta de 5 partes:

 

En el libro vienen en este orden. Sin embargo yo he decidido poner antes el hacer que el revisar, puesto que es en el orden que se hace normalmente.

 

Es importante no perder de vista que, tanto este método de organización personal como otros métodos de productividad tienen un único objetivo: hacer las tareas y proyectos que tengamos pendientes.

 

¿Cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento?

 

Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo)  y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

 

David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 

  • Contexto: Ya os hablé de organizar las acciones por contextos. Pues de eso se trata, de que cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados hagamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento.
  • Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Esto nos lo dirá nuestra experiencia. Tendremos que organizar nuestras tareas en función del tiempo del que dispongamos para ello.
  • Nivel de energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, a primera hora de la mañana solemos estar más despejados y es el momento para hacer aquellas tareas que requieran más concentración y no para abrir el correo electrónico u otras tareas mecánicas.
  • Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos,  fija la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.

 

Mi día de trabajo con GTD en 10 pasos

 

La verdad es que en la parte de hacer siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que el proceso que tengo yo para hacer las tareas en mi día a día es posible que no sea del GTD exclusivamente, sino que también tenga ideas de  Stephen R. Covey y  Leo Babauta -entre otros.

 

  1. Me organizo el día. A primera hora del día o al final del día anterior (yo prefiero esto último) organizo mi día. Para ello reviso la lista acciones siguientes y las Grandes Rocas para esa semana, y elijo mis Tres Tareas más Importantes (aquellas que me acercan a mis objetivos). También decido qué otras tareas más rutinarias y/o urgentes tengo que hacer hoy. Reviso la agenda para ver citas, reuniones y/o eventos para ese día que tenga que tener en cuenta.

  2. Elijo una Gran Roca. Primero, selecciono una tarea (normalmente una de mis TMIs) y me pongo a trabajar en ella, ya sea hasta que se termine, o por una cantidad fija de tiempo (por ejemplo 30 minutos o 1 hora).

  3. Suelo crear 3 bloques de trabajo “pesado” (que requiere más concentración) a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos, realizando las tres TMIs fijadas para ese día, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.

  4. El primer bloque de trabajo no pesado consiste en  revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y la bandeja física), para procesarlas rápidamente y organizar el trabajo que resulte. Las tareas que son rápidas de hacer (menos de 2 minutos) las realizo sobre la marcha. También en este bloque echo un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y envío los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.

  5. Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con alguna compañera, levantándome y estirando los músculos, o comiéndome algún pequeño snack. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.

  6. Cuando inicio un bloque de trabajo pesado,  antes de empezar, elimino todas las distracciones. Cierro el correo electrónico, apago el teléfono móvil, internet, si es posible (de lo contrario simplemente cierro todas las pestañas innecesarias), elimino el desorden en el escritorio, cualquier cosa que me pueda descentralizar.

  7. Interrupciones. Si me interrumpen, anoto cualquier petición o tarea entrante/información en mi bloc de notas, o coloco el documento en mi bandeja de entrada, y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo (salvo que me lo pida el jefe, claro).

  8. Hay momentos en que una interrupción es tan urgente que no puedo posponerla hasta que haya terminado con la tarea en cuestión.En ese caso, hago una nota de por dónde me he quedado en la tarea en cuestión, y pongo todos los documentos o notas para esa tarea juntos y aparte (tal vez en la carpeta «Acciones Siguientes» o la carpeta del proyecto). Luego, cuando vuelvo a esa tarea, puedo coger mi carpeta y ver mis notas para ver donde lo dejé.

  9. Si siento la necesidad de revisar mi correo electrónico o cambiar a otra tarea, me freno a mí misma. Respiro profundamente. me reenfoco de nuevo y vuelvo a la tarea en cuestión.

  10. Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), limpio la lista de Acciones Siguientes (eliminando el trabajo ya completado), y organizo mi día de trabajo siguiente. De esa forma puedo irme con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Y creo que no me dejo nada. Me queda pendiente explicar cómo gestionar los proyectos, pero eso es para otro post.

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Foto de Nanagyei

GTD Parte 3: Organizar

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Después de mucho tiempo voy a retomar esta serie que dejé a medias.

GTD son las siglas de las palabras inglesas Get Things Done, título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal. Este método consta de 5 partes:

En la parte de recopilar vimos cómo teníamos que recoger todas las tareas pendientes en las distintas áreas de nuestra vida, y en la parte de procesar vimos, paso por paso, qué hacer con cada una de esas tareas pendientes que hemos recopilado. Ahora vamos a la parte de organizar dichas tareas.

Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.

 Elementos de la organización: las listas

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).

 Acciones siguientes (o Próximo)

Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).

Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.

Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:

  • Oficina

  • Casa

  • Recados en la calle

  • Llamadas

  • Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

 

Proyectos

Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.

La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.

Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

En espera

Cuando una acción  la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.

Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.

 Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o  no.

 Algún día/Quizá

Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

  1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?

  2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?

  3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

Calendario/agenda

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:

  • Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.

  • Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.

  • Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

 Los recordatorios

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.

Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

 Lo siguiente que debes hacer

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer.  Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.

Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.

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Foto de Philip Chapman-Bell

 

 

 

Técnica Pomodoro para niños

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En casa nos hemos inventado la técnica Pomodoro para niños. Bueno, seguramente ya estará inventada, no he leído nada sobre eso. Pero se nos ha ocurrido aplicar la técnica Pomodoro para que nuestra hija haga los deberes, y le está funcionando muy bien.

Técnica Pomodoro

Se trata de una técnica de productividad muy usada por trabajadores de empresas o por estudiantes. Fue inventada por un estudiante italiano que quería mejorar en el rendimiento de sus estudios.

No quiero extenderme mucho en explicar esta técnica, podéis leer una explicación detallada aquí. Consiste en lo siguiente:

  1. Elegir una serie de tareas que hacer

  2. Trabajar durante 25 minutos enfocado en esas tareas. A este periodo se le llama pomodoro. Durante este tiempo hay que eliminar cualquier tipo de distracción (teléfono, redes sociales, mail…). Usar un cronómetro con alarma para medir el tiempo.

  3. Cuando suena la alarma, dejar de trabajar y hacer un descanso de 5 minutos. Cronometrar también este tiempo.

  4. Pasado este tiempo, empezar otra vez con otro pomodoro (trabajar durante 25 minutos).

  5. Repetir el proceso hasta terminar la tarea.

  6. Cada 4 pomodoros es recomendable hacer un descanso más extenso (15 minutos).

Esta técnica la estuve usando durante un tiempo hasta que me di cuenta que en mí no funcionaba. Yo prefiero trabajar con la técnica Timeboxing u con otras técnicas. Pero eso no quiere decir que para otra persona sí le funcione muy bien. De hecho a amigos míos les funciona.

Técnica Pomodoro para niños

Mi hija mayor (8 años) ha entrado en un curso en el que le mandan mucha tarea para casa. Hasta ahora ella no había tenido problema con los deberes, los hacía rápidamente para pasar a hacer lo que a ella realmente le gusta: jugar. Pero este año he observado que era diferente. Unos días terminaba la tarea enseguida, pero otros, a pesar de tener el mismo volumen de deberes que hacer, no lograba concentrarse y se distraía y procrastinaba todo el rato.

Así que pensé hacer un experimento con ella a modo Piaget. Y le está funcionando muy bien. Consiste en los siguientes pasos:

  1. Revisar su agenda y ver qué deberes tiene para hoy y si tiene algún examen qué estudiar.

  2. Hacer una lista con todas las tareas que tiene que hacer.

  3. Poner un cronómetro con 15 minutos. Yo lo pongo con mi móvil, aunque también podéis poner uno de esos en forma de tomate tan bonitos.

  4. La niña durante esos 15 minutos trabaja rápidamente en sus tareas, sin opción a distraerse.

  5. Cuando suena la alarma, la niña toma un descanso de 5 minutos (también cronometrado).

  6. Pasado el descanso, continúa el siguiente pomodoro de 15 minutos.

  7. Así hasta que termina la tarea (normalmente con 2 o 3 pomodoros).

Mi hija ha adoptado esta técnica con mucho entusiasmo -aunque en realidad todo lo nuevo lo toma con entusiasmo. Le permite hacer sus deberes rápidamente para tener luego tiempo para estudiar. Así que por eso he decidido compartir con vosotros esta técnica pomodoro para niños. Si os decidís a ponerla en práctica con vuestros pequeños, ya me vais contando qué tal os va.

 
Foto por Robert Couse-Baker
 

12 meses, 12 hábitos. Noviembre: Planificar

Por

 

Este hábito no es para mí, es para las personas que me habéis pedido un hábito de productividad. En realidad también es para mí, porque así lo refuerzo y reviso, siendo consciente de todo el proceso de planificar.

Ser productivo no es hacer muchas cosas al día, sino hacer aquellas cosas que son importantes para nosotros o para nuestra empresa  y que nos acercan a nuestros objetivos. Para ello necesitamos planificar.

Este hábito es muy sencillo y lo aprendí del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey: La forma más efectiva de planificar la agenda y conseguir avanzar y llegar a todo es trabajar a varios días vista, a nivel semanal. También habla de ello Leo Babauta en su libro Zen To Done.
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Se trata de que cada semana programes tus Grandes Rocas y cada día tus Tareas Más Importantes. La idea es que estructures tu día y tu semana, para que te protejas de la tentación de hacer lo primero que te asalte, en vez de lo importante.

 5 pasos para planificar

PASO 1: ESTABLECER LAS GRANDES ROCAS

Al comienzo o al final de cada semana,  repasa tu lista de tareas y escoge las que quieras ejecutar con prioridad (tareas muy importantes, que te acerquen a tus objetivos). ¿Qué es lo que quieres lograr esta semana? Ésas son tus Grandes Rocas.

Empieza con 4 a 6 Grandes Rocas por semana; según ganes experiencia podrás ir añadiendo más. Intenta que al menos una o un par de ellas estén relacionadas con tu objetivo anual.

PASO 2: PROGRAMAR LA SEMANA

Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Cuanto antes lo hagas mejor. Sino corres el riesgo de que vayan surgiendo pequeñas cosas que hagan que termines retrasando y posponiendo lo que de verdad importa.

Ahora que tienes ese tiempo bloqueado en tu agenda para estas tareas importantes, puedes programar otras cosas alrededor de ellas siempre que sea necesario, pero te aseguras de que lo importante lo vas a hacer.

Con esto ya terminas con la planificación semanal. No te llevará ni 10 minutos.

PASO 3: ESTABLECER LAS TMIs DIARIAS (Tareas Más Importantes)

Cada mañana, o cada noche al terminar el día,  define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día.  En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales  y el resto otras tareas importantes.  Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

 PASO 4: TERMINAR LAS COSAS MÁS IMPORTANTES

Ahora aquí está la parte más importante: terminar las tareas importantes. A primera hora de la mañana, incluso antes de comprobar el correo electrónico, concéntrate en terminar la primera TMI. Despeja todas las distracciones y focalízate en sólo esa tarea hasta que se haga.

Una vez que la hayas hecho, puedes premiarte o descansar con alguna de las piedras más pequeñas. Pero recuerda, no caigas en la tentación de perder el tiempo en lo que no te aporta nada. Descansa 5-10 minutos, 15 máximo, y a por la siguiente TMI. Así hasta que las termines las tres.

Esto es muy importante. De nada sirve que planifiques hacer un montón de cosas que te van a ayudar a avanzar en todos los ámbitos de tu vida, si luego no las haces. Evita la procrastinación.

PASO 5: MIRAR ATRÁS PARA VER LO QUE SE HA HECHO

Si has completado tus TMIs te sentirás genial. No olvides nunca repasar lo que has conseguido y felicitarte o incluso recompensarte.

Planificar es uno de los más sencillos hábitos de productividad que he adoptado, pero también el más importante, debido a que da sentido a mi día y a mi semana. En lugar de simplemente tratar de sacar un montón de tareas de mi lista de tareas pendientes, trato de hacer las más importantes. A menudo trabajamos duro y hacemos mucho, pero cuando miramos hacia atrás en nuestros días, en realidad no hemos logrado nada.

 Así que recomiendo planificar tu semana y tus días para lograr tus metas y objetivos más importantes.

 

“Pasa algún tiempo a solas cada día.»

Dalai Lama

 

Hábitos del resto de meses de 2014

Este post forma parte de una serie de entradas en las que cuento qué hábitos me he propuesto implementar en mi vida cada mes. Éstos son los hábitos del resto de meses:

Foto de amirathegreat

 

Claves para ser productivo, recogidas en el libro #SoyProductivo

Por

Hoy os voy a hablar sobre un libro que me ha encantado sobre productividad. Se trata del libro #SoyProductivo, escrito por Omar Carreño. Seguramente alguno lo conocéis por su blog Análisis Realista, donde habla sobre minimalismo y productividad.

En 2012 publicó su libro Camino al minimalismo y ahora en 2014 con su libro #SoyProductivo nos da las claves para ser productivo, tanto en el trabajo como en nuestras vidas.

Este libro está escrito desde la experiencia personal de Omar, contándonos de forma práctica cuáles han sido para él las claves para ser productivo.

Lo que más me ha gustado del libro es la forma tan sencilla y amena en la que aborda el tema de la productividad. Es un libro para todos los públicos, en el que se determinan las siguientes claves para ser productivo:

  • Durante una semana, tomar nota de todo lo que haces cada día, para detectar en qué ocupas tu tiempo.

  • Hacer una lista de aquellas cosas que son más importantes para ti, que te apasionan, en orden de importancia.

  • Tener siempre una libreta pequeña a mano y anotar todo aquello que se te pase por la cabeza.

  • Elaborar una lista de tareas con todos tus pendientes.

  • Simplificar las tareas complejas o los proyectos, diseccionanándolas en pequeñas tareas.

  • Escoger cada día tres tareas claves, y tomar enfoque en ellas.

  • Usar de forma adecuada tu agenda, de modo que te ayude a organizar tus compromisos y los momentos específicos cada día.

  • Hacer lo que te has propuesto para ese día, evitando la procrastinación  y las distracciones.

  • Usar técnicas para hacer las tareas de forma más productiva, como la Regla de los dos minutos o la Técnica Pomodoro.

  • Establecer rutinas que te simplifiquen los procesos de trabajo.

  • Eliminar aquellas actividades que no te aportan.

  • Delegar aquello que no es importante.

  • Tener reuniones productivas.

  • Aprender a trabajar con gente improductiva.

  • Gestionar eficientemente el correo electrónico.

  • Cuidar tu salud: hacer ejercicio, comer saludablemente y dormir lo suficiente.

  • Encontrar la motivación en lo que haces.

Todas estas claves para ser productivo vienen detalladas y ampliadas en el libro de Omar #SoyProductivo, con ejercicios al final de cada capítulo para poner en práctica todas estas técnicas de productividad.
Si no sabes nada de productividad éste en un buen libro para ti. Te dará las claves para ser productivo. Puedes conseguirlo aquí: #SoyProductivo.