Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos

Por

 

Nos aproximamos al final de esta serie sobre el sistema de productividad GTD. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas,  organizarlas y hacerlas. Y en la parte de hacer me quedaba pendiente hablaros sobre la gestión de proyectos.

Toda tarea en tu vida o en tu trabajo que requiere más de una acción para ser realizada David Allen la denomina proyecto.  Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Hay proyectos muy sencillos que se puede implementar con una lista de casillas verificables. Por ejemplo: renovar la lavadora podemos desglosarlo en la siguiente lista:

  • visitar tiendas de lavadoras

  • comparar precios y características

  • comprar la lavadora nueva

  • estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora

  • llamar para que se lleven la lavadora estropeada.

Sin embargo hay otros proyectos más complejos que necesitan una mejor gestión y planificación: organizar una boda, pintar la casa, organizar un viaje, organizar un curso, lanzar un nuevo producto al mercado…etc.

 

Las 5 fases de la planificación de proyectos

Para planificar un proyecto adecuadamente debes seguir estos 5 pasos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado. Esto proporciona fuerza y dirección, y ayuda a definir el éxito del proyecto. El para qué es quizás lo más importante: debería estar alineados con tu misión, visión y objetivos a largo y corto plazo.

 

2. Visualizar el resultado

Tiene que ver con el qué. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Visualizarlo nos puede dar nuevas ideas para la ejecución del proyecto. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos:

  1. Visualizar el proyecto después de la fecha de finalización

  2. Visualizar un éxito rotundo

  3. Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginas.

3. Generar una lluvia de ideas

Una vez claro el qué y el para qué, entramos en el cómo.  Para esto podemos usar diversas técnicas, como la lluvia de ideas o los mapas mentales. El objetivo aquí es averiguar qué tareas tenemos que hacer y qué recursos necesitamos. Para ella apuntaremos cualquier idea que nos venga a la cabeza, por absurda que sea. Aquí se trata de buscar la cantidad no la calidad, y dejar en segundo plano el análisis y la organización.

4. Organizar las tareas y los recursos

Esta parte responde al cuándo. En este paso se trata de que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos, los recursos necesarios y, en su caso, las fechas límites.

5. Identificar las acciones siguientes

En este último paso empezamos a ejecutar las tareas de la lista, de una en una de arriba a bajo. ¿Cuál es la acción siguiente? La colocamos en nuestra lista de Acciones Siguientes y la hacemos.

Un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos

Para ejemplificar una planificación completa voy a usar un ejemplo sencillo que puede ser extrapolable a otros proyectos más complejos.

 Paso 1: Definir el propósito

Proyecto: Pintar la casa

Para qué: Para tener más sensación de orden y limpieza

Idea de éxito: Cuando estén todas las habitaciones pintadas y ordenadas.

 Paso 2. Visualizar el resultado

Una casa con las paredes limpias y uniformes, con colores que me hacen sentir bien. Una casa organizada y limpia.

 Paso 3. Lluvia de ideas

Comprar pinturas, revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…), comprar los materiales que me faltan, pedir la escalera al vecino, pensar en los colores que quiero en cada habitación, investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación, visitar droguerías pidiendo presupuesto, medir habitaciones, calcular cantidad de pintura que necesito, revisar paredes por si necesito tapar agujeros, comprar material para tapar agujeros, hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito, hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual, buscar sábanas viejas para tapar muebles, buscar ropa vieja para usarla para pintar, buscar fin de semana libre para pintar, preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…), pintar, limpiar, colocar muebles y ordenar.

 Paso 4. Organizar

  1. Buscar un fin de semana libre para pintar (7 y 8 de febrero-> Agendar)

  2. Investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación  (Fecha límite: 31 de enero)

  3. Elegir los colores para cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)

  4. Medir habitaciones (Recurso: cinta de medir) (Fecha límite: 31 de enero)

  5. Revisar las paredes por si necesito tapar agujeros (Fecha límite: 31 de enero)

  6. Calcular la cantidad de pintura que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  7. Revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…) (Fecha límite: 31 de enero)

  8. Buscar sábanas viejas para tapar muebles (Fecha límite: 31 de enero)

  9. Buscar ropa vieja para usarla para pintar (Fecha límite: 31 de enero)

  10. Visitar droguerías pidiendo presupuesto (Fecha límite: 31 de enero)

  11. Hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  12. Hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual (Mensualidad de febrero)

  13. Comprar pinturas y materiales que me hacen falta para pintar y tapar agujeros (Fecha límite: 5 de febrero)

  14. Pedir escalera al vecino (6 de febrero)

  15. Preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…) (6 de febrero por la tarde)

  16. Pintar (7 de febrero)

  17. Limpiar (7 de febrero)

  18. Colocar muebles y ordenar (8 de febrero).

 Paso 5. Identificar las acciones siguientes

La tarea 1 ya está hecha. La tarea 2 la pongo en mi lista de acciones siguientes….

 

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Foto por JR_Paris
 

GTD Parte 3: Organizar

Por

Después de mucho tiempo voy a retomar esta serie que dejé a medias.

GTD son las siglas de las palabras inglesas Get Things Done, título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal. Este método consta de 5 partes:

En la parte de recopilar vimos cómo teníamos que recoger todas las tareas pendientes en las distintas áreas de nuestra vida, y en la parte de procesar vimos, paso por paso, qué hacer con cada una de esas tareas pendientes que hemos recopilado. Ahora vamos a la parte de organizar dichas tareas.

Organizar significa dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después.

 Elementos de la organización: las listas

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar. Puedes tenerlo en tu aplicación de recopilación (Evernote, Wunderlist, Facilethings…) o físicamente en carpetas (esto ya un poco en desuso).

 Acciones siguientes (o Próximo)

Aquí es dónde se apunta las acciones que se van a realizar próximamente (en el día de hoy o en la próxima semana).

Hay que tener mucho cuidado de qué metes en esta lista y no añadir tareas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia. Además de si es urgente e importante, pregúntate: ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes que comprometerte al 100%, pase lo que pase, a hacerlo. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer.

Dentro de la lista “Próximas acciones” es interesante clasificar las tareas por contextos (en Evernote, por ejemplo, serían las Etiquetas). Contexto es un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Por ejemplo:

  • Oficina

  • Casa

  • Recados en la calle

  • Llamadas

  • Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

 

Proyectos

Toda tarea en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Un proyecto se puede implementar con una lista de casillas verificables, si es simple, pero si la complejidad del proyecto lo requiere abriremos una lista para sus acciones o subproyectos.

La siguiente acción que debamos hacer en cada proyecto debe enviarse a la lista “Próximo”.

Procura tener un número reducido de proyectos y tu sistema de organización será más sencillo y manejable. Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

En espera

Cuando una acción  la has delegado a otra persona o estás esperando una respuesta de alguien para poder darla por terminada, la clasificaremos en la lista/carpeta “En Espera”.

Periódicamente revisaremos esta lista para ver si tenemos que mandar algún recordatorio a esa persona o si ya está realizada la acción.

 Puedes prescindir de esta lista si lo deseas. Si una tarea depende de que otra persona te envíe algo, se puede perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona. Tú decides si tenerla o  no.

 Algún día/Quizá

Se trata de tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Hay que tener cuidado de que esta lista no fomente la procrastinación. Es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

  1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?

  2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?

  3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

Calendario/agenda

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos. En la agenda podemos incluir:

  • Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.

  • Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.

  • Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

 Los recordatorios

Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos.

Yo para esto uso Google Calendar y me funciona perfectamente. Además lo tengo sincronizado con el móvil y me llega un aviso también allí. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

 Lo siguiente que debes hacer

Si quieres que tu sistema de flujo de trabajo funcione, debe proporcionarte con un solo vistazo qué es lo siguiente que debes hacer.  Para ello, revisando tu lista de “Acciones siguientes”, y si es necesario filtrando las tareas por contextos debe ser suficiente.

Lo ideal es hacer una planificación semanal y diaria de las tareas que vas a hacer.

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Foto de Philip Chapman-Bell