Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

Mi planificación diaria y semanal

Por

Implementar un sistema de gestión de tareas como GTD me ha ayudado a organizar mejor mi tiempo, para así enfocarlo en las cosas más importantes para mí. Uno de los hábitos que más me ayudan a esto es hacer mi planificación diaria y semanal de las cosas que voy a hacer.

Tengo clara que ser productiva no es hacer muchas cosas al día, sino hacer las cosas más importantes, las que nos acercan a nuestros objetivos. Tanto en mi vida laboral como personal me gusta planificar mis días y semanas, porque así pongo foco en aquellas tareas y proyectos que me ayudan a avanzar, y no tengo la sensación que se me ha ido el tiempo y no he hecho nada productivo -aunque haya hecho muchas cosas.

Planificación semanal

Una vez a la semana dedico entre 15 y 20 minutos a planificar mi semana. Suelo hacerlo el viernes a última hora en el caso del trabajo, y el domingo por la tarde para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

  1. Revisar la planificación de la semana. Repaso las tareas que me había propuesto para esta semana. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

  2. Revisar objetivos. Reviso mis objetivos a corto y largo plazo. Tacho las tareas pendientes realizadas y paso a “Próximo”  o a las listas de tareas que tengo las siguientes tareas a realizar.

  3. Revisar calendario. Reviso la semana anterior, ésta y la siguiente. Apunto las tareas que surgen de preparar citas o eventos.

  4. Revisar notas y listas de tareas. Reviso todas mis listas de tareas (utilizo Evernote). Reviso mis notas “A la espera” por si tengo que recordarle algo a alguien o simplemente eliminar de ahí. Marco lo que ya está hecho, actualizo notas y añado tareas que falten.

  5. Definir mis Grandes Rocas de la semana. Elijo 4 o 5 tareas más importantes para estas semana, de las cuales 2 o 3 tienen que ver con mis objetivos. Bloqueo tiempo para ellas en mi calendario (utilizo Google Calendar).

  6. Organizar la semana. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Semanal”, que es una lista con las Grandes Rocas de esa semana y otras tareas que quiero hacer.

Planificación diaria

Una vez al día dedico entre 5 y 10 minutos a planificar el día siguiente. Suelo hacerlo a última hora en el trabajo y antes de acostarme para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

  1. Revisar la bandeja de entrada física. Proceso cada uno de los documentos que se encuentran en la bandeja. Elimino los que ya no sirven, archivo los que ya no necesito, apunto en mi listas de tareas pendientes de Evernote todo aquello que requiera una acción.

  2. Revisar email. Gestiono mis correos hasta dejar mi bandeja de entrada vacía. Reviso la carpeta “A la Espera” por si tengo que recordar algo a alguien o simplemente eliminar ese correo de ahí. Apunto en mis listas de tareas de Evernote todas aquellas tareas que surjan de esta revisión.

  3. Revisar mi libreta de notas. Tengo una libreta pequeña donde apunto cualquier cosa que me surja y no tenga mi Evernote cerca: ideas, tareas, recordatorios… Paso todo eso a mi Evernote y lo tacho de la libreta.

  4. Revisar el Invox de Evernote. Proceso cada nota que haya en mi bandeja de entrada de Evernote. Anoto en mis tareas pendientes aquellas que requieran una acción o archivo las que no la requieran.

  5. Revisar la planificación de mi día. Repaso las tareas que me había propuesto para este día. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

  6. Revisar mi planificación semanal. Reviso mi lista “Tudu Semanal”. Marco lo que he hecho.

  7. Revisar tareas pendientes. Reviso mis listas de tareas pendientes. Marco lo que he hecho.

  8. Organizar el día siguiente. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Diario”, que es una lista con las TMI de ese día (Tareas Más Importantes) y otras tareas que quiero hacer. Para ello tengo en cuenta las tareas que me planifiqué para la semana, las citas o reuniones que voy a tener ese día y otras tareas urgentes que han ido surgiendo. En temas personales, mi “Tudu diario” tiene los siguientes puntos:

  • 3 TMI: Tareas más importantes del día que voy a hacer sí o sí.
  • Intención del día: algo en lo que me voy a enfocar ese día, como por ejemplo estar alegre, no preocuparme, cuidar mi alimentación, ser cariñosa…
  • Una cosa que dar o hacer por otra persona: puede ser cocinar algo rico a alguien, hacer un favor, una sorpresa, decir un piropo…
  • Una cosa que me gusta o nueva para hacer: me gusta incluir algo nuevo que no he hecho nunca, o algo que me gusta mucho hacer, para que así mis días no sean sólo rutina. Al final suelen surgir de forma natural, pero me gusta  planificar al menos uno diferente cada día para que haya variedad.

Y esta es mi planificación diaria y semanal que me funciona a mí. Pueden parecer muchos pasos, pero cuando lo tomas como hábito se hace de forma automática no se tarda casi nada.

Planificar mi día y mi semana no sólo me permite ser más productiva, sino que también tener la vida que quiero tener, enfocándome en lo que de verdad me importa y acercándome cada vez más a conseguir mis objetivos y sueños.

Foto por photosteve101

 

12 meses, 12 hábitos. Julio: no procrastinar

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Este mes me he propuesto no procrastinar más algunas tareas personales importantes que estaba postergando desde hace meses y que estaba evitando hacer.

El verano es difícil para mí en este tema. Hacer calor y siempre hay algo más agradable para hacer que las tareas que son verdaderamente importantes. Es por esto que veo oportuno este hábito justo ahora, cuando más procrastino.

10 Posibles causas de la procrastinación

Es importante primero averiguar la causa de la postergación de la tareas. Una vez identificada la causa, será más fácil de tratar. Las causas más comunes de procrastinar son:

  1. El miedo. En realidad la procrastinación es generalmente el resultado de algún tipo de miedo. El miedo puede ser a hacerlo mal, a no saber cómo hacer algo, a hacerlo en el lugar o momento equivocado, a tener éxito y no saber qué hacer cuando tengas éxito, a hacer algo que no estás acostumbrado a hacer, etc. Se podría resumir como “miedo al fracaso o a no ser lo suficientemente bueno”.

  2. El perfeccionismo. Pasar un montón de tiempo tratando de conseguir algo perfecto, o tener la herramienta perfecta, o hacerlo exactamente con el procedimiento correcto, es una forma de procrastinación y una de las causas de la misma.

  3. Las distracciones. Hay muchas distracciones: Facebook, ver la televisión, leer blogs, revisar el correo electrónico o los mensajes de texto, jugar a videojuegos o juegos de Facebook, etc. Todas ellas tienen una recompensa (¡Un nuevo mensaje! ¡Un juego divertido!), mientras que las tareas suponen trabajo y esfuerzo.

  4. Tareas fáciles. Un correo electrónico te llega con una tarea algo urgente, pero fácil. Así que la haces en lugar de la que sabes que debes hacer. O tienes en tu lista de tareas una docena de tareas pequeñas y una grande, y te sientes más productivo por conseguir que las de menor tamaño se hagan.

  5. Sentirte cansado, perezoso, desmotivado. Puede ser que simplemente no tengas la energía en este momento para hacer frente a cosas difíciles. Así que terminarás yendo a las distracciones o las tareas fáciles.

  6. Sentirte preocupado, estresado, abrumado. Estos sentimientos hacen menos probable que te desees centrarte en algo duro. Tu energía y concentración están en otras cosas: la abrumadora cantidad de cosas que tienes que hacer, algo que tienes que hacer en otra área de tu vida, otros proyectos que te generan estrés, etc.

  7. La tarea es demasiado difícil, compleja. No estás seguro de cómo abordarla, por dónde empezar. No te sientes cómodo con la tarea porque no la has hecho antes o es demasiado dura.

  8. No sabes por dónde empezar. Lo más importante es empezar, no empezar en el momento perfecto. Así que elige un momento que sea tan bueno como cualquier otro y simplemente empieza.

  9. La organización como procrastinación. Pasar mucho tiempo en tu lista de tareas pendientes o software de productividad, tratando de tener tu escritorio organizado, buscando la forma de perfeccionar tu sistema de organización … son todas formas de procrastinación. Pensamos que estamos siendo productivos por hacerlo, y es más fácil que hacer lo que estamos posponiendo.

  10. Otras causas comunes: estar desorganizado, sobreestimar tu capacidad para hacer esta tarea más adelante, pensando que vas a estar más motivado después, pensando que vamos a trabajar mejor bajo presión, pensando que ya es demasiado tarde, así que ¿por qué debería siquiera comenzar?

 

El Plan de un mes para no procrastinar

Para conseguirlo estoy siguiendo un plan que ya me ha funcionado otras veces:

Primera semana

Elegir una tarea más importante (TMI) cada mañana, anotarla. Sólo se tardan 2 minutos. Esta tarea debe hacerse lo primero al comenzar el día, antes de contestar el correo electrónico o cualquier otra tarea.

Elige un método de rendición de cuentas (Facebook, Twitter, Coach.me…) e infórmales diariamente después de hacer tu tarea de ese día, incluso si no la hiciste. Esto no sólo esta semana, sino cada semana.

No te preocupes si no consigues hacer la tarea esta primera semana. Sólo obsérvate a ti mismo si empiezas a procrastinar. Anota por qué no estás trabajando en ello.

Segunda semana

Durante la segunda semana nos centramos en el hábito de empezar. En esta semana, no sólo debemos elegir nuestra TMI, sino que nos centraremos en el arranque. No tienes que hacer toda la tarea, sólo empezar. En esto se tarda un minuto, además de los 2 minutos de elegir y anotar la TMI. Si, una vez empezada, quieres seguir con tarea, estupendo. Pero no es obligatorio. Informa en tu grupo de rendición de cuentas diariamente.

Tercera semana

En esta semana nos centraremos en la pausa. Después de iniciar la TMI, podemos tener la tentación de hacer una pausa, bajo cualquier excusa. En ese caso observaremos cuál es la excusa que nos ponemos, respiraremos y regresaremos a nuestra tarea.

Cuarta semana

En esta última semana, practicaremos los tres hábitos anteriores (elegir TMI, empezar y trabajar la pausa) y desarrollaremos una mayor consciencia. Esta semana trabajaremos en la repetición (clave para formación de hábitos), sin olvidar observar nuestras excusas. ¿Cuáles son nuestros miedos?   ¿Cuáles son nuestras creencias limitantes? Tomaremos un minuto para osbservarlos, y cuando los percibamos, los alejaremos con la racionalidad.

También tendremos cuidado con lo que nos aleja de nuestro objetivo: estar enganchado al correo electrónico, redes sociales, mensajería en el móvil, complacer a los demás… Buscaremos una manera de cambiar nuestro entorno, mediante el bloqueo o la eliminación de estas distracciones adictivas, así no hay que lidiar con ellas.

Ese es el plan para no procrastinar. Una cosa para centrarse cada semana, tres hábitos sencillos más conciencia.

Cada paso sólo toma un par de minutos, es tan fácil que no se puede decir que no. Lo importante es la práctica, así que ¡nada de excusas! También me ayuda el poner en mi calendario este reto cada día, y poner notas para mí misma para que no se me olvide hacerlo. Y así no procrastinar.

Otros hábitos que me he propuesto

Éstos son otros hábitos que me he propuesto en otros meses:

En 2015

En 2014

 

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GTD Parte 4 (2): Gestión de Proyectos

Por

 

Nos aproximamos al final de esta serie sobre el sistema de productividad GTD. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas,  organizarlas y hacerlas. Y en la parte de hacer me quedaba pendiente hablaros sobre la gestión de proyectos.

Toda tarea en tu vida o en tu trabajo que requiere más de una acción para ser realizada David Allen la denomina proyecto.  Cada proyecto debe desglosarse en pequeñas acciones ordenadas.

Hay proyectos muy sencillos que se puede implementar con una lista de casillas verificables. Por ejemplo: renovar la lavadora podemos desglosarlo en la siguiente lista:

  • visitar tiendas de lavadoras

  • comparar precios y características

  • comprar la lavadora nueva

  • estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora

  • llamar para que se lleven la lavadora estropeada.

Sin embargo hay otros proyectos más complejos que necesitan una mejor gestión y planificación: organizar una boda, pintar la casa, organizar un viaje, organizar un curso, lanzar un nuevo producto al mercado…etc.

 

Las 5 fases de la planificación de proyectos

Para planificar un proyecto adecuadamente debes seguir estos 5 pasos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado. Esto proporciona fuerza y dirección, y ayuda a definir el éxito del proyecto. El para qué es quizás lo más importante: debería estar alineados con tu misión, visión y objetivos a largo y corto plazo.

 

2. Visualizar el resultado

Tiene que ver con el qué. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Visualizarlo nos puede dar nuevas ideas para la ejecución del proyecto. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos:

  1. Visualizar el proyecto después de la fecha de finalización

  2. Visualizar un éxito rotundo

  3. Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginas.

3. Generar una lluvia de ideas

Una vez claro el qué y el para qué, entramos en el cómo.  Para esto podemos usar diversas técnicas, como la lluvia de ideas o los mapas mentales. El objetivo aquí es averiguar qué tareas tenemos que hacer y qué recursos necesitamos. Para ella apuntaremos cualquier idea que nos venga a la cabeza, por absurda que sea. Aquí se trata de buscar la cantidad no la calidad, y dejar en segundo plano el análisis y la organización.

4. Organizar las tareas y los recursos

Esta parte responde al cuándo. En este paso se trata de que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos, los recursos necesarios y, en su caso, las fechas límites.

5. Identificar las acciones siguientes

En este último paso empezamos a ejecutar las tareas de la lista, de una en una de arriba a bajo. ¿Cuál es la acción siguiente? La colocamos en nuestra lista de Acciones Siguientes y la hacemos.

Un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos

Para ejemplificar una planificación completa voy a usar un ejemplo sencillo que puede ser extrapolable a otros proyectos más complejos.

 Paso 1: Definir el propósito

Proyecto: Pintar la casa

Para qué: Para tener más sensación de orden y limpieza

Idea de éxito: Cuando estén todas las habitaciones pintadas y ordenadas.

 Paso 2. Visualizar el resultado

Una casa con las paredes limpias y uniformes, con colores que me hacen sentir bien. Una casa organizada y limpia.

 Paso 3. Lluvia de ideas

Comprar pinturas, revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…), comprar los materiales que me faltan, pedir la escalera al vecino, pensar en los colores que quiero en cada habitación, investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación, visitar droguerías pidiendo presupuesto, medir habitaciones, calcular cantidad de pintura que necesito, revisar paredes por si necesito tapar agujeros, comprar material para tapar agujeros, hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito, hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual, buscar sábanas viejas para tapar muebles, buscar ropa vieja para usarla para pintar, buscar fin de semana libre para pintar, preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…), pintar, limpiar, colocar muebles y ordenar.

 Paso 4. Organizar

  1. Buscar un fin de semana libre para pintar (7 y 8 de febrero-> Agendar)

  2. Investigar en internet los colores que mejor energía dan a cada habitación  (Fecha límite: 31 de enero)

  3. Elegir los colores para cada habitación (Fecha límite: 31 de enero)

  4. Medir habitaciones (Recurso: cinta de medir) (Fecha límite: 31 de enero)

  5. Revisar las paredes por si necesito tapar agujeros (Fecha límite: 31 de enero)

  6. Calcular la cantidad de pintura que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  7. Revisar los materiales de los que dispongo (brochas, rodillos…) (Fecha límite: 31 de enero)

  8. Buscar sábanas viejas para tapar muebles (Fecha límite: 31 de enero)

  9. Buscar ropa vieja para usarla para pintar (Fecha límite: 31 de enero)

  10. Visitar droguerías pidiendo presupuesto (Fecha límite: 31 de enero)

  11. Hacer un presupuesto de todo el dinero que necesito (Fecha límite: 31 de enero)

  12. Hacer una reserva de parte de mi presupuesto mensual (Mensualidad de febrero)

  13. Comprar pinturas y materiales que me hacen falta para pintar y tapar agujeros (Fecha límite: 5 de febrero)

  14. Pedir escalera al vecino (6 de febrero)

  15. Preparar habitaciones para pintar (retirar muebles, tapar muebles y ventanas…) (6 de febrero por la tarde)

  16. Pintar (7 de febrero)

  17. Limpiar (7 de febrero)

  18. Colocar muebles y ordenar (8 de febrero).

 Paso 5. Identificar las acciones siguientes

La tarea 1 ya está hecha. La tarea 2 la pongo en mi lista de acciones siguientes….

 

Otras entradas de esta serie

 

Foto por JR_Paris
 

GTD Parte 4: Hacer

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Sigo con esta serie sobre el método de productividad GTD (Organízate con eficacia), método de organización personal difundido por David Allen. Este método consta de 5 partes:

 

En el libro vienen en este orden. Sin embargo yo he decidido poner antes el hacer que el revisar, puesto que es en el orden que se hace normalmente.

 

Es importante no perder de vista que, tanto este método de organización personal como otros métodos de productividad tienen un único objetivo: hacer las tareas y proyectos que tengamos pendientes.

 

¿Cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento?

 

Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de Acciones siguientes (o Próximo)  y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

 

David Allen propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones de nuestra lista “Próximo” o “Acciones siguientes”. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 

  • Contexto: Ya os hablé de organizar las acciones por contextos. Pues de eso se trata, de que cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados hagamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento.
  • Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Esto nos lo dirá nuestra experiencia. Tendremos que organizar nuestras tareas en función del tiempo del que dispongamos para ello.
  • Nivel de energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, a primera hora de la mañana solemos estar más despejados y es el momento para hacer aquellas tareas que requieran más concentración y no para abrir el correo electrónico u otras tareas mecánicas.
  • Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos,  fija la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.

 

Mi día de trabajo con GTD en 10 pasos

 

La verdad es que en la parte de hacer siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que el proceso que tengo yo para hacer las tareas en mi día a día es posible que no sea del GTD exclusivamente, sino que también tenga ideas de  Stephen R. Covey y  Leo Babauta -entre otros.

 

  1. Me organizo el día. A primera hora del día o al final del día anterior (yo prefiero esto último) organizo mi día. Para ello reviso la lista acciones siguientes y las Grandes Rocas para esa semana, y elijo mis Tres Tareas más Importantes (aquellas que me acercan a mis objetivos). También decido qué otras tareas más rutinarias y/o urgentes tengo que hacer hoy. Reviso la agenda para ver citas, reuniones y/o eventos para ese día que tenga que tener en cuenta.

  2. Elijo una Gran Roca. Primero, selecciono una tarea (normalmente una de mis TMIs) y me pongo a trabajar en ella, ya sea hasta que se termine, o por una cantidad fija de tiempo (por ejemplo 30 minutos o 1 hora).

  3. Suelo crear 3 bloques de trabajo “pesado” (que requiere más concentración) a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos, realizando las tres TMIs fijadas para ese día, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.

  4. El primer bloque de trabajo no pesado consiste en  revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y la bandeja física), para procesarlas rápidamente y organizar el trabajo que resulte. Las tareas que son rápidas de hacer (menos de 2 minutos) las realizo sobre la marcha. También en este bloque echo un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y envío los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.

  5. Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con alguna compañera, levantándome y estirando los músculos, o comiéndome algún pequeño snack. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.

  6. Cuando inicio un bloque de trabajo pesado,  antes de empezar, elimino todas las distracciones. Cierro el correo electrónico, apago el teléfono móvil, internet, si es posible (de lo contrario simplemente cierro todas las pestañas innecesarias), elimino el desorden en el escritorio, cualquier cosa que me pueda descentralizar.

  7. Interrupciones. Si me interrumpen, anoto cualquier petición o tarea entrante/información en mi bloc de notas, o coloco el documento en mi bandeja de entrada, y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo (salvo que me lo pida el jefe, claro).

  8. Hay momentos en que una interrupción es tan urgente que no puedo posponerla hasta que haya terminado con la tarea en cuestión.En ese caso, hago una nota de por dónde me he quedado en la tarea en cuestión, y pongo todos los documentos o notas para esa tarea juntos y aparte (tal vez en la carpeta «Acciones Siguientes» o la carpeta del proyecto). Luego, cuando vuelvo a esa tarea, puedo coger mi carpeta y ver mis notas para ver donde lo dejé.

  9. Si siento la necesidad de revisar mi correo electrónico o cambiar a otra tarea, me freno a mí misma. Respiro profundamente. me reenfoco de nuevo y vuelvo a la tarea en cuestión.

  10. Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), limpio la lista de Acciones Siguientes (eliminando el trabajo ya completado), y organizo mi día de trabajo siguiente. De esa forma puedo irme con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Y creo que no me dejo nada. Me queda pendiente explicar cómo gestionar los proyectos, pero eso es para otro post.

 Otras entradas de esta serie

Foto de Nanagyei

Técnica Pomodoro para niños

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En casa nos hemos inventado la técnica Pomodoro para niños. Bueno, seguramente ya estará inventada, no he leído nada sobre eso. Pero se nos ha ocurrido aplicar la técnica Pomodoro para que nuestra hija haga los deberes, y le está funcionando muy bien.

Técnica Pomodoro

Se trata de una técnica de productividad muy usada por trabajadores de empresas o por estudiantes. Fue inventada por un estudiante italiano que quería mejorar en el rendimiento de sus estudios.

No quiero extenderme mucho en explicar esta técnica, podéis leer una explicación detallada aquí. Consiste en lo siguiente:

  1. Elegir una serie de tareas que hacer

  2. Trabajar durante 25 minutos enfocado en esas tareas. A este periodo se le llama pomodoro. Durante este tiempo hay que eliminar cualquier tipo de distracción (teléfono, redes sociales, mail…). Usar un cronómetro con alarma para medir el tiempo.

  3. Cuando suena la alarma, dejar de trabajar y hacer un descanso de 5 minutos. Cronometrar también este tiempo.

  4. Pasado este tiempo, empezar otra vez con otro pomodoro (trabajar durante 25 minutos).

  5. Repetir el proceso hasta terminar la tarea.

  6. Cada 4 pomodoros es recomendable hacer un descanso más extenso (15 minutos).

Esta técnica la estuve usando durante un tiempo hasta que me di cuenta que en mí no funcionaba. Yo prefiero trabajar con la técnica Timeboxing u con otras técnicas. Pero eso no quiere decir que para otra persona sí le funcione muy bien. De hecho a amigos míos les funciona.

Técnica Pomodoro para niños

Mi hija mayor (8 años) ha entrado en un curso en el que le mandan mucha tarea para casa. Hasta ahora ella no había tenido problema con los deberes, los hacía rápidamente para pasar a hacer lo que a ella realmente le gusta: jugar. Pero este año he observado que era diferente. Unos días terminaba la tarea enseguida, pero otros, a pesar de tener el mismo volumen de deberes que hacer, no lograba concentrarse y se distraía y procrastinaba todo el rato.

Así que pensé hacer un experimento con ella a modo Piaget. Y le está funcionando muy bien. Consiste en los siguientes pasos:

  1. Revisar su agenda y ver qué deberes tiene para hoy y si tiene algún examen qué estudiar.

  2. Hacer una lista con todas las tareas que tiene que hacer.

  3. Poner un cronómetro con 15 minutos. Yo lo pongo con mi móvil, aunque también podéis poner uno de esos en forma de tomate tan bonitos.

  4. La niña durante esos 15 minutos trabaja rápidamente en sus tareas, sin opción a distraerse.

  5. Cuando suena la alarma, la niña toma un descanso de 5 minutos (también cronometrado).

  6. Pasado el descanso, continúa el siguiente pomodoro de 15 minutos.

  7. Así hasta que termina la tarea (normalmente con 2 o 3 pomodoros).

Mi hija ha adoptado esta técnica con mucho entusiasmo -aunque en realidad todo lo nuevo lo toma con entusiasmo. Le permite hacer sus deberes rápidamente para tener luego tiempo para estudiar. Así que por eso he decidido compartir con vosotros esta técnica pomodoro para niños. Si os decidís a ponerla en práctica con vuestros pequeños, ya me vais contando qué tal os va.

 
Foto por Robert Couse-Baker
 

Método productivo: las Grandes Rocas

Por

 

Seguimos con trucos para ser más productivo. El término “las Grandes Rocas” proviene del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey. Se trata de un concepto similar al de las Tareas Más Importantes, excepto en una escala semanal en lugar de una escala diaria.

¿Qué son las Grandes Rocas?

Las Grandes Rocas son las cosas importantes que quieres conseguir hacer esta semana. Un informe, el lanzamiento de un nuevo sitio web, ir al gimnasio, pasar tiempo con tu pareja e hijos, el logro de tus sueños. Estas Grandes Rocas solemos retrasarlas semana tras semana, porque nunca tenemos tiempo para hacerlas. Nuestros días se llenan muy rápido, la mayoría de las veces de tareas poco importantes, y antes de darnos cuenta, han pasado semanas y las Grandes Rocas siguen ahí, sin hacer. Las Grandes Rocas son tus TMI’s (Tareas Más Importantes) para la semana.

Método de las Grandes Rocas en 4 pasos

Paso 1: Elige tus Grandes Rocas

Al principio de la semana -el domingo por la noche o el lunes por la mañana- haz una lista con tus Grandes Rocas para esa semana. Empieza con pocas, 4 o 5 a la semana. Lo importante ahora es que, a lo largo de la semana, las puedas terminar. Más adelante, cuando tengas dominada esta técnica, podrás ir añadiendo más.
Elige tareas que realmente sean importantes, que te ayuden a alcanzar tus objetivos. Un truco es pensar que ya ha pasado la semana y las has hecho. Si realmente te sientes orgulloso de haberlas hecho, es que son importantes para ti.
Asegúrate de no elegir sólo tareas de trabajo, sino también cosas que te llenen, que acerquen a tus sueños o que sean realmente muy importantes para ti. Yo suelo hacer dos listas de Grandes Rocas: las de mi vida personal, que la hago el domingo por la noche, y la de mi trabajo, que la hago el viernes al terminar mi jornada laboral. Encuentra el método que mejor funcione para ti.

Paso 2: Coloca tus Grandes Rocas

Revisa tu programación semanal. Usa un calendario o, si no tienes, pon en una hoja los días de la semana con bloques de una hora. Yo uso Google Calendar, y así lo sincronizo y lo tengo en el ordenador y en el móvil, pero tú elige lo que te sea más cómodo y sencillo.

Pon en tu calendario tus citas pre-existentes. Después coloca tus Grandes Rocas. Repártelas en la semana, como mucho pon una o dos al día, en bloques de 1 o 2 horas.
Cada mañana define tus tres Tareas Más Importantes o TMI’s que probablemente incluirán una de las Grandes Rocas y otras dos tareas importantes. Trata de ponerlas en un lugar en el que sepas que vas a poder hacerlas, si es posible a primera hora de la mañana, o cuando creas que eres más productivo. Date tiempo para hacerlas. Yo recomiendo hacerlas lo primero, por que si no, más avanzado el día, es posible que haya “fuegos que apagar” y nuestras Grandes Rocas vuelvan a quedarse en el olvido una vez más.

Paso 3. Termínalas

Este es el paso más importante: termínala. Antes que nada, antes del correo electrónico, antes que cualquier cosa, haz esa Tarea Más Importante. Focaliza tu atención en esa tarea, hazla, termínala y sigue con la siguiente. Sin este paso este método no tiene sentido.

Paso 4. Felicítate

Cuando pase la semana, y hayas terminado tus Grandes Rocas, felicítate. Repasa lo que has conseguido y siéntete orgulloso. Siéntente feliz. ¡Lo has conseguido!

Igual te puede parecer que es un método demasiado sencillo, pero funciona, créeme. Al final de la semana podemos decir “No he tenido mucho que hacer, pero lo que he hecho ha sido importante”. La productividad no se trata de mantenerse ocupado y hacer muchas cosas. La productividad trata de conseguir hacer las cosas importantes.

Un cuento: Las grandes Rocas

Foto: Tingy / Flickr

Las tres tareas más importantes del día

Por

Una de las técnicas que me ayudan a ser más productiva en mi día a día, tanto en el trabajo como a la hora de trabajar mis metas personales, es el de las TMI (Tareas Más Importantes). Este concepto lo he sacado del libro “Zen To Done” de Leo Babauta, una versión minimalista del sistema de productividad GTD del que ya os había hablado.

Es muy sencillo: las Tareas Más Importantes son las que más interesan y tengo que hacer hoy sí o sí. Tengo en mis listas de tareas muchas TMI’s, pero cada día elijo tres y me comprometo a hacer esas tres Tareas Más Importantes en ese día.

En su libro “La Semana Laboral De 4 Horas” Timothy Ferris pregunta: “Si en tu trabajo tuvieras que hacer solo una tarea al día. ¿Qué harías?”.
Es una pregunta que me pareció interesante por varias razones: en primer lugar para cuestionarnos lo que hacemos diariamente y detectar lo que más importa. En segundo lugar para identificar aquellas tareas que se podrían descartar. Y finalmente para obligarnos indirectamente a empezar el día a cumplir con lo más importante. Porque de eso se trata, de enfocarnos en lo esencial.

5 Claves de las Tareas Más Importantes (TMI)

Éstas son, para mí, las principales claves que hacen que las TMI’s me funcionen:

  1. Escribir las Tres Tareas Más Importantes en un papel, a primera hora de la mañana o por la noche antes de acostarte. En mi caso, a nivel personal suelo hacerlas al final del día, escribiendo las TMI’s que voy a hacer al día siguiente, mientras que en el trabajo lo hago al final de la jornada laboral. Encuentra el momento que mejor te funcione, pero hazlo todos los días.
  2. Hacer las Tres Tareas Más Importantes a primera hora del día. Hazlo lo primero, antes que nada: antes de abrir el correo electrónico o las redes sociales, nada más empezar la jornada. Si los dejas para más tarde hay más posibilidades que termines procrastinando. Elimina todas las distracciones y focaliza toda tu atención en eso.
  3. De las tres TMI’s, al menos una debe estar relacionada con uno de mis objetivos. Y ésto me ayuda a alcanzar mis metas. Cada día he hecho algo para que mis sueños se hagan realidad. Dentro de mi rutina, cada día establezco una nueva acción para que alcanzar mis metas.
  4. Lo más importante: házlas. Las tres TMI’s del día tienen que terminarse a lo largo de ese día, pase lo que pase. A mí me gusta hacerlas antes de las 11 de la mañana, así ya estoy tranquila y satisfecha el resto del día. Pero hay algunos días en los que no puedo terminarlas antes de las 11. En ese caso hago todo lo posible para hacerlas antes de que termine el día.
  5. Mira lo que has hecho. Si has completado tus tres Tareas Más Importantes te sentirás genial. Repasa lo que has conseguido y felicítate o incluso recompénsate.

Es un pequeño hábito para poner en práctica, y sin embargo ha aumentado mi productividad de forma exponencial. A veces las cosas pequeñas pueden marcar grandes diferencias. Te recomiendo que lo pruebes por una semana y compruebes su efectividad.

GTD Parte 2: Procesar (2)

Por

En la anterior entrada vimos dos de los 5 pasos en los que he dividido la segunda parte del sistema GTD: procesar.

Recordemos el esquema:

Sigamos con los siguientes pasos.

Tercer paso de procesar: regla de los 2 minutos

Si al hacer la pregunta ¿es accionable? a un elemento, la respuesta es sí, la siguente pregunta sería ¿lo puedo hacer en menos de 2 minutos? Si dicha tarea se puede hacer en menos de 2 minutos, hazla, da igual lo que sea. A veces dejamos para otro momento tareas que nos son incómodas, pero que podríamos ventilar en muy poco tiempo.

Cuarto paso de procesar: proyectos

Vamos a los elementos accionables que nos llevarán más de 2 minutos hacerlos. Para estos primero debemos de preguntarnos: ¿es una tarea simple o es una tarea compleja? Una tarea compleja en GTD se trata de aquellas tareas que se pueden subdividir en varias tareas simples. Por ejemplo, llamar a mi madre es una tarea simple, y llevar el coche al taller es una tarea compleja, puesto que la puedo subdivir en: llamar al taller para pedir cita, organizar el día de antes la forma de desplazarnos, llevar al coche al taller, preparar el dinero para pagar, recoger el coche del taller. En GTD, a las tareas complejas, como la del ejemplo o mucho más complejas, se les llama proyectos. Los proyectos se dividen en listas de acciones simples, puestas por orden de acción.

Quinto paso de procesar: ejecutando las tareas simples

Si es una tarea simple, la siguiente pregunta es ¿la tengo que hacer yo? ¿Depende totalmente de mí? Si la respuesta es no, tendremos que delegar la tarea. En ese caso la pasaremos a la carpeta «A la espera«, tomando nota de qué estás esperando que la otra persona haga tal cosa. Esta carpeta se revisará periódicamente, para poder supervisar el trabajo de la otra persona (o recordárselo) y eliminar de esta lista cuando la tarea esté terminada.

Si la tarea la tengo que hacer yo, ya sólo me quedan dos opciones:

  • Pasarla a la agenda. Cuando la tarea es una cita, reunión o cualquier otra acción que tenga ya una fecha y hora fijada, la colocaremos en la agenda. Es muy importante colocar en la agenda sólo lo que tiene una fecha y una hora determinada. No es conveniente poner aquí nada más que eso.
  • Pasarla a la carpeta «Acciones siguientes»: son tareas que no tiene fecha y hora fijadas, podemos hacerlas ya, nos corresponde a nosotros hacerlas y serán las próximas acciones que llevaremos a cabo en cuando podamos.

Y aquí termina la acción de procesar. Tenemos que hacer este proceso con cada elemento de nuestra bandeja de entrada, uno por uno, hasta que se quede vacía.

Ejemplos de procesar

  • Comprar una luz para la bicicleta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? No necesariamente, pero supongamos que de esto me quiero encargar yo. ¿Tiene una fecha y día concreto? No. Pues lo paso a la carpeta «Acciones siguientes» y lo hago en cuanto pueda.
  • Un archivo pdf con información que me interesa. ¿Es accionable? No. Lo quiero conservar para consultarlo cuando lo necesite. ¿Esta información puedo encontrarla en internet? Sí (¿Hay algo que no se puede encontrar en Internet?). Pues a la basura.
  • Recoger unas tarjetas de visita encargadas en la imprenta. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Lo tengo que hacer yo? En este caso sí, pero sólo cuándo las tarjetas de visita estén terminadas. Así que lo paso a la carpeta «A la espera» y en cada revisión de esta carpeta le doy un recordatoria a la imprenta de si están mis tarjetas. Cuando estén, paso esta tarea a «Acciones siguientes». La elimino de ahí cuando haya recogido las tarjetas.
  • Tarea: Renovar la lavadora. ¿Es accionable? Pues depende. A lo mejor es algo que queremos hacer algún día. Pero supongamos que la tenemos estropeada. En ese caso, sí es accionable. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? No. ¿Es una tarea simple o es un proyecto? Es un proyecto. Lo divido en tareas simples: visitar tiendas de lavadoras, comparar precios y características, comprar la lavadora nueva, estar en casa cuando vengan a instalar la lavadora, llamar para que se lleven la lavadora estropeada.
  • Un libro que me han recomendado leer. ¿Es accionable? No, puesto que aún no me lo voy a leer. Lo metería en la carpeta «Algún día/tal vez».
  • Tarea: pedir cita al veterinario. ¿Es accionable? Sí. ¿Se puede hacer en menos de 2 minutos? Sí. Pues lo hago. Así de simple.
  • El miércoles a las 5 de la tarde me traen la lavadora a casa. Este está clarísimo: directamente a la agenda.

 Otras entradas de esta serie

Más sobre procesar

Podéis encontrar más información de refencia en estos blogs:

Foto: Andy Ciordia / Flickr

GTD Parte 2: Procesar (1)

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Continúo con esta serie de GTD básico. En el artículo GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. En el siguiente, GTD Parte 1: Recopilar, describía cómo se hace la recopilación y cuán importante es para liberar nuestra mente.

En esta entrada (y en la siguiente) hablaré sobre el siguiente paso en un sistema GTD: procesar.

En GTD, procesar significa:

  1. Decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción.
  2. Clasificarlo o archivarlo de una manera muy concreta, que explicaré más adelante.

Reglas para procesar

Antes de empezar, debemos tener en cuenta estas cuatro reglas:

  1. Primero, el primer elemento. Aunque el primero pueda ser muy simple y el segundo tenga gran importancia, los elementos o tareas se van procesando en orden.
  2. Un elemento cada vez. Además de en orden, debemos procesar de uno en uno.
  3. Todo lo que sale, ya no entra. Hay tareas que nos pueden dar pereza procesarlas, pero una vez que estamos procesando, no volvemos nada a la bandeja de entrada.
  4. Cada vez que procesemos, dejaremos la bandeja de entrada vacía. El procesamiento se debe hacer periódicamente, una o varias veces al día. Cuando nos ponemos a procesar, hay que terminar con todos los elementos de la bandeja de entrada.

Primer paso de procesar: ¿es accionable?

He dividido la actividad de procesar en 5 pasos. Aunque puede parecer complejo, cuando tenemos algo de práctica los 5 pasos los podemos hacer en pocos segundos.

El primer paso sería el siguiente: Nos ponemos delante de nuestra bandeja de entrada y cogemos el primer elemento de la lista. Y nos hacemos la siguiente pregunta:

¿Es accionable? ¿Requiere alguna acción?

Esta pregunta tiene dos respuestas:

  • No es accionable: información que ya no sirve, o que queremos tener guardada para consulta, como un número de teléfono o un artículo, o algo que no es accionable ahora.
  • Sí es accionable: pueden ser tareas sencillas, como pedir cita en el dentista, o tareas más complejas, que en GTD se llaman proyectos, que se pueden seccionar en distintas tareas sencillas.

Segundo paso de procesar: tareas no accionables

Si una tarea no requiere ninguna acción debemos de:

  • Eliminar: Muchas veces guardamos algo «por si». Reflexiona seriamente: ¿realmente lo vas a necesitar? ¿Lo podrías buscar en cualquier otro momento en cualquier otro lugar? Yo antes guardaba información que finalmente, cuando la he necesitado, la he buscado en internet. Mándalo a la basura (ya sea un elemento digital o físico).
  • Enviar a la carpeta Algún día/Tal vez: Se trata de aquellos elementos o tareas que no son accionables ahora, pero pueden serlo algún día. Por ejemplo con algún proyecto que soñemos hacer pero ahora no es posible. Esta carpeta se revisará periódicamente y dichos elementos irán pasando a la carpeta Basura o a elementos accionables, quién sabe.
  • Enviar a la carpeta Referencia: Son elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día, o es un archivo de seguimiento de algún proyecto que lo vamos a necesitar consultar mientras tengamos en marcha dicho proyecto. Lo guardamos aquí.

Cualquier elemento no accionable debería ir a parar a una de estas tres carpetas.

Siguientes pasos

Los siguientes pasos los veremos en la próxima entrada.

Otras entradas de esta serie

Foto: Kasaa/Fickr

GTD Parte 1: Recopilar

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En el post GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. Ahí prometí desarrollar con detalle cada uno de los cinco pasos que David Allen cuenta en su libro “Get Things Done”:

  • Recopilar
  • Procesar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer

Recopilar

Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Recopilar es colocar un recordatorio de lo que tenemos que hacer en un lugar destinado para ello.

La recopilación, como todos los pasos de GTD, es muy sencilla. Se trata de cuando se te viene en mente alguna tarea que tienes que hacer, o alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estés haciendo. Así de simple.

Herramientas de recopilación

Hay multitud de herramientas de recopilación, es cuestión de elegir la que más nos interese según nuestro contexto. Yo recomiendo simplificar al máximo en número de herramientas, para no perderse así en un sistema demasiado complejo.

Es importante tener las herramientas adecuadas cuando las necesitamos, o el sistema no funcionará bien. La idea es que si nos acordamos que hay que llevar al niño al dentista mientras estamos en el autobús, tengamos una herramienta de recopilación siempre a mano  para poderlo anotar.

Éstas son las herramientas de recopilación que yo utilizo:

  • Una libreta. Tengo una libreta tipo moleskine que me regaló mi hija mayor y que llevo siempre conmigo. En ella voy anotando ideas que me vienen a la cabeza, mapas mentales y muchas otras cosas. En el trabajo tengo otra.
  • Una bandeja de entrada física, de las de escritorio. La utilizo para poner documentos con los que luego tendré que hacer algo. También tengo otra en el trabajo.
  • Una aplicación para el móvil. Yo uso Wunderlist, pero cualquier aplicación tipo lista de tareas puede servir: Evernote, Things, Google Tasks… Te sirve para anotar rápidamente las tareas pendientes, grabar notas de voz, etc…Para mí es importante que esté sincronizada con el ordenador.

Parecen pocas, pero para mí son suficientes. Recuerda: sencillo es mejor.

Para empezar: recopilación total

Si nunca has usado GTD tienes que empezar por una recopilación total en distintos contextos: físico, mental y virtual. Esto puede llevarte entre 6 y 8 horas en total.

Recopilación física

Date una vuelta por tu casa, lugar de trabajo, coche… y anota en tu herramienta de recopilación todo aquello que tengas pendiente por hacer.

Esta recopilación también te sirve para simplificar: si ves algún objeto que ya no lo quieres, tíralo, dónalo o regálalo.

No te pongas a hacer nada en el momento. Se trata solamente de recopilar tareas pendientes.

Ve mueble por mueble, habitación por habitación… revisa todo.

Recopilación mental

 Anota en tu herramienta de recopilación todas aquellas cosas que están en tu mente y que necesiten una acción por tu parte, como por ejemplo:

  • Proyectos empezados y no terminados
  • Proyectos que aún debes empezar
  • Obligaciones/promesas para otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, compañeros, objetos prestados…
  • Comunicaciones que realizar/recibir, hacer o responder: llamadas, notas…
  • Acontecimientos próximos: cumpleaños, aniversarios, ocasiones especiales,eventos, viajes…
  • Cosas por hacer: lugares dónde ir, personas con las  que reunirse, reparaciones, fechas médicas…
  • Administración: temas económicos
  • Casa, familia, mascotas: temas de salud, hobbies, recados, colegio, comunidad…

Anota todo, por muy simple que te parezca. Recuerda que se trata de liberar tu mente.

Recopilación virtual

Revisa todos aquellos aparatos virtuales donde se haya podido acumular algo que requiera acción por tu parte. Anota estas tareas en tu herramienta de recopilación.  Por ejemplo:

  • Revisa tu móvil: contactos, fotos, archivos
  • Revisa tu ordenador: todas las carpetas y archivos
  • Revisa tu email: todos los correos electrónicos

Preparado para el segundo paso

Cuando hayas hecho esta recopilación total, puedes estresarte un poco; no te preocupes, pronto podrás procesar toda esa información y finalizar tareas. Pero por ahora: ¡libera tu mente!

Otras entradas de esta serie

Foto: Hugo Ferreira / Flickr