Inma Torres

Lo que importa, sin complicaciones.

Mi planificación diaria y semanal

Por

Implementar un sistema de gestión de tareas como GTD me ha ayudado a organizar mejor mi tiempo, para así enfocarlo en las cosas más importantes para mí. Uno de los hábitos que más me ayudan a esto es hacer mi planificación diaria y semanal de las cosas que voy a hacer.

Tengo clara que ser productiva no es hacer muchas cosas al día, sino hacer las cosas más importantes, las que nos acercan a nuestros objetivos. Tanto en mi vida laboral como personal me gusta planificar mis días y semanas, porque así pongo foco en aquellas tareas y proyectos que me ayudan a avanzar, y no tengo la sensación que se me ha ido el tiempo y no he hecho nada productivo -aunque haya hecho muchas cosas.

Planificación semanal

Una vez a la semana dedico entre 15 y 20 minutos a planificar mi semana. Suelo hacerlo el viernes a última hora en el caso del trabajo, y el domingo por la tarde para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

  1. Revisar la planificación de la semana. Repaso las tareas que me había propuesto para esta semana. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

  2. Revisar objetivos. Reviso mis objetivos a corto y largo plazo. Tacho las tareas pendientes realizadas y paso a “Próximo”  o a las listas de tareas que tengo las siguientes tareas a realizar.

  3. Revisar calendario. Reviso la semana anterior, ésta y la siguiente. Apunto las tareas que surgen de preparar citas o eventos.

  4. Revisar notas y listas de tareas. Reviso todas mis listas de tareas (utilizo Evernote). Reviso mis notas “A la espera” por si tengo que recordarle algo a alguien o simplemente eliminar de ahí. Marco lo que ya está hecho, actualizo notas y añado tareas que falten.

  5. Definir mis Grandes Rocas de la semana. Elijo 4 o 5 tareas más importantes para estas semana, de las cuales 2 o 3 tienen que ver con mis objetivos. Bloqueo tiempo para ellas en mi calendario (utilizo Google Calendar).

  6. Organizar la semana. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Semanal”, que es una lista con las Grandes Rocas de esa semana y otras tareas que quiero hacer.

Planificación diaria

Una vez al día dedico entre 5 y 10 minutos a planificar el día siguiente. Suelo hacerlo a última hora en el trabajo y antes de acostarme para temas personales. Estos son los pasos que sigo:

  1. Revisar la bandeja de entrada física. Proceso cada uno de los documentos que se encuentran en la bandeja. Elimino los que ya no sirven, archivo los que ya no necesito, apunto en mi listas de tareas pendientes de Evernote todo aquello que requiera una acción.

  2. Revisar email. Gestiono mis correos hasta dejar mi bandeja de entrada vacía. Reviso la carpeta “A la Espera” por si tengo que recordar algo a alguien o simplemente eliminar ese correo de ahí. Apunto en mis listas de tareas de Evernote todas aquellas tareas que surjan de esta revisión.

  3. Revisar mi libreta de notas. Tengo una libreta pequeña donde apunto cualquier cosa que me surja y no tenga mi Evernote cerca: ideas, tareas, recordatorios… Paso todo eso a mi Evernote y lo tacho de la libreta.

  4. Revisar el Invox de Evernote. Proceso cada nota que haya en mi bandeja de entrada de Evernote. Anoto en mis tareas pendientes aquellas que requieran una acción o archivo las que no la requieran.

  5. Revisar la planificación de mi día. Repaso las tareas que me había propuesto para este día. Me felicito por lo que he conseguido. Apunto en mi listas de tareas “Próximo” (Acciones Siguientes) lo que no he conseguido y reflexiono el por qué no lo he conseguido.

  6. Revisar mi planificación semanal. Reviso mi lista “Tudu Semanal”. Marco lo que he hecho.

  7. Revisar tareas pendientes. Reviso mis listas de tareas pendientes. Marco lo que he hecho.

  8. Organizar el día siguiente. Escribo en “Próximo” de Evernote mi “Tudu Diario”, que es una lista con las TMI de ese día (Tareas Más Importantes) y otras tareas que quiero hacer. Para ello tengo en cuenta las tareas que me planifiqué para la semana, las citas o reuniones que voy a tener ese día y otras tareas urgentes que han ido surgiendo. En temas personales, mi “Tudu diario” tiene los siguientes puntos:

  • 3 TMI: Tareas más importantes del día que voy a hacer sí o sí.
  • Intención del día: algo en lo que me voy a enfocar ese día, como por ejemplo estar alegre, no preocuparme, cuidar mi alimentación, ser cariñosa…
  • Una cosa que dar o hacer por otra persona: puede ser cocinar algo rico a alguien, hacer un favor, una sorpresa, decir un piropo…
  • Una cosa que me gusta o nueva para hacer: me gusta incluir algo nuevo que no he hecho nunca, o algo que me gusta mucho hacer, para que así mis días no sean sólo rutina. Al final suelen surgir de forma natural, pero me gusta  planificar al menos uno diferente cada día para que haya variedad.

Y esta es mi planificación diaria y semanal que me funciona a mí. Pueden parecer muchos pasos, pero cuando lo tomas como hábito se hace de forma automática no se tarda casi nada.

Planificar mi día y mi semana no sólo me permite ser más productiva, sino que también tener la vida que quiero tener, enfocándome en lo que de verdad me importa y acercándome cada vez más a conseguir mis objetivos y sueños.

Foto por photosteve101

 

12 meses, 12 hábitos. Julio: no procrastinar

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Este mes me he propuesto no procrastinar más algunas tareas personales importantes que estaba postergando desde hace meses y que estaba evitando hacer.

El verano es difícil para mí en este tema. Hacer calor y siempre hay algo más agradable para hacer que las tareas que son verdaderamente importantes. Es por esto que veo oportuno este hábito justo ahora, cuando más procrastino.

10 Posibles causas de la procrastinación

Es importante primero averiguar la causa de la postergación de la tareas. Una vez identificada la causa, será más fácil de tratar. Las causas más comunes de procrastinar son:

  1. El miedo. En realidad la procrastinación es generalmente el resultado de algún tipo de miedo. El miedo puede ser a hacerlo mal, a no saber cómo hacer algo, a hacerlo en el lugar o momento equivocado, a tener éxito y no saber qué hacer cuando tengas éxito, a hacer algo que no estás acostumbrado a hacer, etc. Se podría resumir como “miedo al fracaso o a no ser lo suficientemente bueno”.

  2. El perfeccionismo. Pasar un montón de tiempo tratando de conseguir algo perfecto, o tener la herramienta perfecta, o hacerlo exactamente con el procedimiento correcto, es una forma de procrastinación y una de las causas de la misma.

  3. Las distracciones. Hay muchas distracciones: Facebook, ver la televisión, leer blogs, revisar el correo electrónico o los mensajes de texto, jugar a videojuegos o juegos de Facebook, etc. Todas ellas tienen una recompensa (¡Un nuevo mensaje! ¡Un juego divertido!), mientras que las tareas suponen trabajo y esfuerzo.

  4. Tareas fáciles. Un correo electrónico te llega con una tarea algo urgente, pero fácil. Así que la haces en lugar de la que sabes que debes hacer. O tienes en tu lista de tareas una docena de tareas pequeñas y una grande, y te sientes más productivo por conseguir que las de menor tamaño se hagan.

  5. Sentirte cansado, perezoso, desmotivado. Puede ser que simplemente no tengas la energía en este momento para hacer frente a cosas difíciles. Así que terminarás yendo a las distracciones o las tareas fáciles.

  6. Sentirte preocupado, estresado, abrumado. Estos sentimientos hacen menos probable que te desees centrarte en algo duro. Tu energía y concentración están en otras cosas: la abrumadora cantidad de cosas que tienes que hacer, algo que tienes que hacer en otra área de tu vida, otros proyectos que te generan estrés, etc.

  7. La tarea es demasiado difícil, compleja. No estás seguro de cómo abordarla, por dónde empezar. No te sientes cómodo con la tarea porque no la has hecho antes o es demasiado dura.

  8. No sabes por dónde empezar. Lo más importante es empezar, no empezar en el momento perfecto. Así que elige un momento que sea tan bueno como cualquier otro y simplemente empieza.

  9. La organización como procrastinación. Pasar mucho tiempo en tu lista de tareas pendientes o software de productividad, tratando de tener tu escritorio organizado, buscando la forma de perfeccionar tu sistema de organización … son todas formas de procrastinación. Pensamos que estamos siendo productivos por hacerlo, y es más fácil que hacer lo que estamos posponiendo.

  10. Otras causas comunes: estar desorganizado, sobreestimar tu capacidad para hacer esta tarea más adelante, pensando que vas a estar más motivado después, pensando que vamos a trabajar mejor bajo presión, pensando que ya es demasiado tarde, así que ¿por qué debería siquiera comenzar?

 

El Plan de un mes para no procrastinar

Para conseguirlo estoy siguiendo un plan que ya me ha funcionado otras veces:

Primera semana

Elegir una tarea más importante (TMI) cada mañana, anotarla. Sólo se tardan 2 minutos. Esta tarea debe hacerse lo primero al comenzar el día, antes de contestar el correo electrónico o cualquier otra tarea.

Elige un método de rendición de cuentas (Facebook, Twitter, Coach.me…) e infórmales diariamente después de hacer tu tarea de ese día, incluso si no la hiciste. Esto no sólo esta semana, sino cada semana.

No te preocupes si no consigues hacer la tarea esta primera semana. Sólo obsérvate a ti mismo si empiezas a procrastinar. Anota por qué no estás trabajando en ello.

Segunda semana

Durante la segunda semana nos centramos en el hábito de empezar. En esta semana, no sólo debemos elegir nuestra TMI, sino que nos centraremos en el arranque. No tienes que hacer toda la tarea, sólo empezar. En esto se tarda un minuto, además de los 2 minutos de elegir y anotar la TMI. Si, una vez empezada, quieres seguir con tarea, estupendo. Pero no es obligatorio. Informa en tu grupo de rendición de cuentas diariamente.

Tercera semana

En esta semana nos centraremos en la pausa. Después de iniciar la TMI, podemos tener la tentación de hacer una pausa, bajo cualquier excusa. En ese caso observaremos cuál es la excusa que nos ponemos, respiraremos y regresaremos a nuestra tarea.

Cuarta semana

En esta última semana, practicaremos los tres hábitos anteriores (elegir TMI, empezar y trabajar la pausa) y desarrollaremos una mayor consciencia. Esta semana trabajaremos en la repetición (clave para formación de hábitos), sin olvidar observar nuestras excusas. ¿Cuáles son nuestros miedos?   ¿Cuáles son nuestras creencias limitantes? Tomaremos un minuto para osbservarlos, y cuando los percibamos, los alejaremos con la racionalidad.

También tendremos cuidado con lo que nos aleja de nuestro objetivo: estar enganchado al correo electrónico, redes sociales, mensajería en el móvil, complacer a los demás… Buscaremos una manera de cambiar nuestro entorno, mediante el bloqueo o la eliminación de estas distracciones adictivas, así no hay que lidiar con ellas.

Ese es el plan para no procrastinar. Una cosa para centrarse cada semana, tres hábitos sencillos más conciencia.

Cada paso sólo toma un par de minutos, es tan fácil que no se puede decir que no. Lo importante es la práctica, así que ¡nada de excusas! También me ayuda el poner en mi calendario este reto cada día, y poner notas para mí misma para que no se me olvide hacerlo. Y así no procrastinar.

Otros hábitos que me he propuesto

Éstos son otros hábitos que me he propuesto en otros meses:

En 2015

En 2014

 

Foto de gothick_matt

 

 

 

GTD Parte 5: Revisar

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Ésta es la última entrada de esta serie de GTD, el sistema de productividad de David Allen. Ya hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y hacer todas las tareas y proyectos que tenemos. Hasta aquí este método no es muy distinto de otros métodos de productividad personal.

Lo que marca la diferencia en el método GTD de otros métodos precisamente es este punto: la revisión. Revisar nuestro sistema de productividad periódicamente y de forma adecuada hará que funcione, y consigamos todos nuestros objetivos.

Para mí este es un punto fundamental para la productividad, de los más importantes hábitos que hay que adquirir y a la vez, de los más difíciles de implementar y más disciplina requiere.

Si no hacemos una revisión periódica de nuestro sistema, empezará a descontrolarse y dejar de ser útil y, a la larga, dejaremos de utilizarlo. Seamos realistas: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos revisar.

Cómo revisar

David Allen en su libro Organízate con Eficacia hizo mucho hincapié en la revisión semanal. Para mí creo que es importante también una pequeña revisión diaria, y otra mayor una vez a la semana. Yo os voy a dar mi propia versión, una adaptación de la revisión que detalla David Allen en su libro.

Revisión semanal

La revisión semanal se puede hacer en 5 pasos (aproximadamente 30 minutos):

  1. Revisa tus objetivos a largo plazo y tus objetivos a corto plazo. Revisa tus objetivos vitales (si no los tienes fíjalos ahora) y de ellos escoge uno para este año. Sólo uno, o perderás el enfoque.Elige también un objetivo a corto plazo que se pueda hacer en una semana más o menos y que te acerque a tu objetivo a largo plazo. Cada semana vuelve a fijarte tu objetivo.
  2. Revisa tus notas. Así podrás detectar tareas sin realizar, números de teléfono que añadir, etc. Recoge los papeles sueltos y pon en la bandeja de entrada todo lo que se necesita procesar. Procesa tu bandeja de entrada. Vacía la mente, intenta acordarte de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse. Trata de dedicar unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por tu cabeza y vuélcalas a un papel. Anota tus ideas más locas en la lista “Algún día/Quizás”.
  3. Revisa tus listas, una por una. Comprueba que están al día, que lo que está hecho está marcado como hecho. Revisa las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda. Actualiza la lista de proyectos. Elimina de la lista los proyectos realizados. Pasa a la lista “Acciones siguientes” aquellas acciones de cada proyecto que tengas que hacer esta semana.
  4. Revisa tu calendario. Comprueba la semana anterior, la actual y la que viene. Mira si hay tareas que tienes que hacer como consecuencia de lo marcado en tu agenda (preparar reuniones o citas, por ejemplo). Anota estas tareas en tu listas de tareas. Elimina todos los compromisos completados de la semana y reprograma para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente.
  5. Define tu objetivo semanal y planifica tus Grandes Rocas. Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Si en el punto número 1 has detectado que ya has alcanzado tu objetivo a corto plazo, elige otro. Si no es así, establece tareas que te acerquen a alcanzarlo y fíjalas en tu semana, si puede ser a primera hora del día, sin sobrepasar una o dos al día.

Revisión diaria

Cada mañana y cada noche haz una revisión de tu sistema (10-15 minutos):

  1. Recopila y procesa. Primero recopila todo lo que te pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procura dejar tus bandejas de entrada limpias, incluido el correo electrónico y las notas de voz del teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Si haces esto todos los días, generalmente no te llevará más de 5 minutos.
  2. Actualiza tus listas. Una vez que todo esté organizado en tus listas, procede a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día.
  3. Repasa la lista de proyectos, y asegúrate de que cada proyecto tiene al menos una acción siguiente definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarte de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.
  4. Revisa el calendario. Comprueba cuáles serán tus compromisos del día siguiente, por si tienes que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.
  5. Define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día. En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales y el resto otras tareas importantes. Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

Cuándo hacer la revisión

Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de fijar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión.
Fija un momento del día y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con alguien a la que tienes que asistir. Repite y repite hasta que cueste menos. Elige un momento en el que tengas ánimo o ganas, al principio o al final del día.
Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.

Recuerda que sin revisar no hay GTD y nuestro sistema tenderá a la desorganización.

Otras entradas de esta serie

 Foto por andercismo

 

 

Las tres tareas más importantes del día

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Una de las técnicas que me ayudan a ser más productiva en mi día a día, tanto en el trabajo como a la hora de trabajar mis metas personales, es el de las TMI (Tareas Más Importantes). Este concepto lo he sacado del libro “Zen To Done” de Leo Babauta, una versión minimalista del sistema de productividad GTD del que ya os había hablado.

Es muy sencillo: las Tareas Más Importantes son las que más interesan y tengo que hacer hoy sí o sí. Tengo en mis listas de tareas muchas TMI’s, pero cada día elijo tres y me comprometo a hacer esas tres Tareas Más Importantes en ese día.

En su libro “La Semana Laboral De 4 Horas” Timothy Ferris pregunta: “Si en tu trabajo tuvieras que hacer solo una tarea al día. ¿Qué harías?”.
Es una pregunta que me pareció interesante por varias razones: en primer lugar para cuestionarnos lo que hacemos diariamente y detectar lo que más importa. En segundo lugar para identificar aquellas tareas que se podrían descartar. Y finalmente para obligarnos indirectamente a empezar el día a cumplir con lo más importante. Porque de eso se trata, de enfocarnos en lo esencial.

5 Claves de las Tareas Más Importantes (TMI)

Éstas son, para mí, las principales claves que hacen que las TMI’s me funcionen:

  1. Escribir las Tres Tareas Más Importantes en un papel, a primera hora de la mañana o por la noche antes de acostarte. En mi caso, a nivel personal suelo hacerlas al final del día, escribiendo las TMI’s que voy a hacer al día siguiente, mientras que en el trabajo lo hago al final de la jornada laboral. Encuentra el momento que mejor te funcione, pero hazlo todos los días.
  2. Hacer las Tres Tareas Más Importantes a primera hora del día. Hazlo lo primero, antes que nada: antes de abrir el correo electrónico o las redes sociales, nada más empezar la jornada. Si los dejas para más tarde hay más posibilidades que termines procrastinando. Elimina todas las distracciones y focaliza toda tu atención en eso.
  3. De las tres TMI’s, al menos una debe estar relacionada con uno de mis objetivos. Y ésto me ayuda a alcanzar mis metas. Cada día he hecho algo para que mis sueños se hagan realidad. Dentro de mi rutina, cada día establezco una nueva acción para que alcanzar mis metas.
  4. Lo más importante: házlas. Las tres TMI’s del día tienen que terminarse a lo largo de ese día, pase lo que pase. A mí me gusta hacerlas antes de las 11 de la mañana, así ya estoy tranquila y satisfecha el resto del día. Pero hay algunos días en los que no puedo terminarlas antes de las 11. En ese caso hago todo lo posible para hacerlas antes de que termine el día.
  5. Mira lo que has hecho. Si has completado tus tres Tareas Más Importantes te sentirás genial. Repasa lo que has conseguido y felicítate o incluso recompénsate.

Es un pequeño hábito para poner en práctica, y sin embargo ha aumentado mi productividad de forma exponencial. A veces las cosas pequeñas pueden marcar grandes diferencias. Te recomiendo que lo pruebes por una semana y compruebes su efectividad.